بيان الخصوصية الخاص بـ TelMaar

1. من نحن

شركة Mega Software، ومقرها لاهاي، والمسجلة لدى الغرفة التجارية الهولندية تحت الرقم 94577056، هي المتحكم في البيانات الشخصية التي تُعالج داخل TelMaar.

2. أغراض المعالجة

نعالج البيانات الشخصية للأغراض التالية حصرًا:

• مسك الإدارة المالية (المحاسبة والمعاملات المصرفية والقيود اليومية).
• إصدار الفواتير: إعداد عروض الأسعار والفواتير وإرسالها وتحصيلها.
• إدارة العلاقة مع العملاء: حفظ ملف العملاء والموردين والمراسلات والمهام.
• الوفاء بالالتزامات القانونية، بما فيها التزامات الحفظ الضريبية والإدارية.

3. الأساس القانوني

تستند المعالجة إلى واحد أو أكثر من الأسس القانونية التالية في اللائحة العامة لحماية البيانات:

• تنفيذ عقد (المادة 6/1/ب من اللائحة)، مثل تسليم منتج أو خدمة.
• التزام قانوني (المادة 6/1/ج من اللائحة)، مثل التزام الحفظ الضريبي.
• المصلحة المشروعة (المادة 6/1/و من اللائحة)، مثل الحفاظ على العلاقة مع العميل ومنع الاحتيال.

4. فئات البيانات الشخصية

بحسب طبيعة العلاقة، قد نعالج البيانات التالية:

• الاسم وبيانات العنوان والبريد الإلكتروني وأرقام الهاتف لجهات الاتصال.
• الوظيفة أو الدور داخل مؤسسة الطرف ذي العلاقة.
• بيانات الشركة مثل رقم الغرفة التجارية ورقم ضريبة القيمة المضافة، بقدر ما يمكن نسبتها إلى شخص طبيعي، كما في المنشآت الفردية.
• البيانات المالية المتصلة بعروض الأسعار والفواتير والمدفوعات (المبالغ وحالة السداد ورقم الآيبان عند الدفع اليدوي).
• الملاحظات والأنشطة والمهام المرتبطة بملف الطرف ذي العلاقة.
• بيانات دخول مستخدمي بوابة العملاء (البريد الإلكتروني وبيانات الجلسة).

5. مدد الاحتفاظ

لا تُحفظ البيانات الشخصية مدة أطول مما هو ضروري لغرض المعالجة، مع مراعاة التزامات الحفظ القانونية. وبالنسبة إلى الإدارة المالية (الفواتير وعروض الأسعار والقيود والمستندات المؤيدة) يسري في هولندا التزام حفظ ضريبي قانوني مدته 7 سنوات. وتُحفظ هذه البيانات طوال تلك المدة، حتى بعد طلب المحو من صاحب البيانات (انظر المادة 6).

أما البيانات الشخصية الأخرى غير الخاضعة لالتزام الحفظ فتُمحى أو تُجعل مجهولة الهوية بمجرد أن تنتفي الحاجة إليها، أو قبل ذلك بناءً على طلب صاحب البيانات.

6. حقوق أصحاب البيانات

بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، يتمتع أصحاب البيانات بالحقوق التالية:

• الحق في الاطلاع على البيانات الشخصية التي تُعالج عنهم.
• الحق في تصحيح البيانات غير الصحيحة أو غير المكتملة.
• الحق في المحو (“الحق في النسيان”) ضمن حدود التزام الحفظ القانوني: تُمحى البيانات الشخصية خارج الإدارة المالية أو تُجعل مجهولة الهوية؛ أما البيانات التي تشكل جزءًا من الإدارة المالية فتظل محفوظة حتى نهاية المدة القانونية، لكنها لا تُستخدم بعد ذلك لأغراض أخرى.
• الحق في تقييد المعالجة والحق في الاعتراض.
• الحق في نقل البيانات، بقدر ما ينطبق.
• الحق في تقديم شكوى إلى الهيئة الهولندية لحماية البيانات.

يمكن تقديم الطلب عبر بيانات الاتصال الواردة في المادة 11. ونرد خلال المهلة القانونية البالغة شهرًا واحدًا.

7. المعالجون من الباطن

لتقديم خدماتنا نستعين بالمعالجين من الباطن التالين، الذين قد يعالجون بيانات شخصية نيابةً عنا:

• Supabase: قاعدة البيانات والمصادقة وتخزين الملفات.
• Vercel: الاستضافة وتشغيل التطبيق.
• Resend: إرسال رسائل البريد الإلكتروني التعاملية.
• Stripe: معالجة المدفوعات عبر الإنترنت.
• Mollie: معالجة المدفوعات عبر الإنترنت، ومنها iDEAL.
• Cloudflare: الأمن ونظام أسماء النطاقات وتوصيل المحتوى (CDN).
• Anthropic: معالجة الأسئلة والمستندات المقدَّمة عبر المساعد (انظر المادة 9).

أُبرمت مع كل معالج من الباطن ترتيبات مناسبة لحماية البيانات الشخصية، وُثِّقت عند الاقتضاء في اتفاقية معالجة بيانات.

8. النقل خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية

تجري معالجتنا من حيث المبدأ داخل المنطقة الاقتصادية الأوروبية. وبعض المعالجين من الباطن المذكورين في المادة 7 مقرهم الولايات المتحدة أو قد يقدمون الدعم من هناك. وبقدر ما تُعالج بيانات شخصية خارج المنطقة، فإن ذلك يستند إلى قرار كفاية صادر عن المفوضية الأوروبية (بما في ذلك إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة) أو إلى الشروط التعاقدية النموذجية، مدعومة بتدابير تقنية مناسبة مثل التشفير أثناء النقل وفي حالة السكون.

9. المساعد واتخاذ القرار الآلي

يتضمن TelMaar مساعدًا يجيب عن الأسئلة بلغة بسيطة، ويقرأ الإيصالات والفواتير، ويقترح قيودًا وجداول تخطيط. ولهذا الغرض تعالج Anthropic السؤال المطروح والبيانات أو المستندات المعنية. والمساعد متاح فقط للمستخدمين ذوي الدور المالي؛ ولا يملك المستخدمون الآخرون صلاحية الوصول إليه.

يقتصر دور المساعد على تقديم الاقتراحات. ولا ينشأ أي قيد أو فاتورة أو دفعة إلا بعد أن يؤكدها المستخدم بنفسه. ومن ثم لا يوجد قرار يستند حصريًا إلى معالجة آلية وينتج عنه أثر قانوني أو يمس صاحب البيانات بدرجة مماثلة من الأهمية، بالمعنى المقصود في المادة 22 من اللائحة. ولا تُستخدم البيانات المقدَّمة لتدريب نماذج أطراف أخرى.

10. زوار موقعنا وملفات تعريف الارتباط

من يزور telmaar.nl دون تسجيل دخول لا يترك سوى البيانات اللازمة تقنيًا لعرض الصفحة. ولا نضع سوى ملفات تعريف ارتباط ضرورية ووظيفية، ولا نستخدم ملفات للتحليل أو الإعلان أو التتبع. وتفاصيل هذه الملفات والغرض منها ومدة حفظها موضحة في بيان ملفات تعريف الارتباط لدينا.

وإذا ملأ أحدهم نموذج الاتصال، فإننا نعالج الاسم والبريد الإلكتروني واسم الشركة إن وُجد والرسالة المقدَّمة للرد على ذلك الاستفسار. والأساس هو مصلحتنا المشروعة في القدرة على الرد على الرسائل. وتصل هذه الرسائل إلى بيئة البريد لدينا ولا تُستخدم لإعلانات غير مطلوبة.

11. الأمن والاتصال

نتخذ تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة لحماية البيانات الشخصية من الفقدان أو المعالجة غير المشروعة. وللتفاصيل، انظر اتفاقية معالجة البيانات لدينا.

للاستفسار عن هذا البيان أو لممارسة حقوقك يمكنك التواصل معنا:

• البريد الإلكتروني: privacy@telmaar.nl
• ‏Mega Software، ومقرها لاهاي، رقم الغرفة التجارية 94577056.

12. التعديلات

قد نعدّل هذا البيان من حين إلى آخر. والنسخة الأحدث متاحة دائمًا على هذه الصفحة.