Декларация за поверителност на TelMaar

1. Кои сме ние

AGENTICA със седалище в Хага, Langeland 18, 2548 WE, вписана в нидерландската Търговска камара под номер 94577056, е администратор на личните данни, обработвани в TelMaar.

2. Цели на обработването

Обработваме лични данни единствено за следните цели:

• Водене на финансовата администрация (счетоводство, банкови трансакции, счетоводни записвания).
• Фактуриране: изготвяне, изпращане и събиране на оферти и фактури.
• Управление на отношенията с клиенти: поддържане на досието на клиенти и доставчици, кореспонденция и задачи.
• Изпълнение на законови задължения, включително данъчни и административни задължения за съхранение.

3. Правно основание

Обработването се основава на едно или повече от следните правни основания по ОРЗД:

• Изпълнение на договор (член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД), например доставка на продукт или услуга.
• Законово задължение (член 6, параграф 1, буква в) от ОРЗД), например данъчното задължение за съхранение.
• Легитимен интерес (член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД), например поддържане на отношенията с клиента и предотвратяване на измами.

4. Категории лични данни

В зависимост от отношението може да обработваме следните данни:

• Име и адрес, електронен адрес или адреси и телефонен номер или номера на лицата за контакт.
• Длъжност или роля в организацията на контрагента.
• Фирмени данни като номер в Търговската камара и номер по ДДС, доколкото могат да бъдат отнесени към физическо лице, например при еднолични търговци.
• Финансови данни във връзка с оферти, фактури и плащания (суми, статус на плащане, IBAN при ръчно плащане).
• Бележки, дейности и задачи, свързани с досието на контрагента.
• Данни за вход на потребителите на клиентския портал (електронен адрес, данни за сесията).

В мобилното приложение обработваме също: снимки на касови бележки и подписи върху работни поръчки (текстът на бележката се разчита на самия телефон) и код на устройството за известия. Пръстовият отпечатък и лицевото разпознаване остават на устройството; никога не ги получаваме. Приложението не използва местоположение, контакти или какъвто и да е софтуер за анализ или реклама.

5. Срокове на съхранение

Личните данни не се съхраняват по-дълго от необходимото за целта на обработването, при спазване на законовите задължения за съхранение. За финансовата администрация (фактури, оферти, записвания и съпътстващи документи) в Нидерландия важи законово данъчно задължение за съхранение от 7 години. Тези данни се съхраняват през този срок, включително след искане за изтриване от субекта на данни (вж. член 6).

Останалите лични данни, които не попадат под задължението за съхранение, се изтриват или анонимизират веднага щом престанат да бъдат необходими, или по-рано по искане на субекта на данни.

Когато някой закрие акаунта си, той се заключва незабавно. След 30 дни името, имейл адресът, телефонният номер и данните за вход се изтриват окончателно; счетоводството на фирмата остава предмет на горното задължение за съхранение. Криптираните резервни копия се пазят от 7 до 30 дни, така че данните изчезват и от тях най-късно 30 дни след това. Как да изтриете акаунта си е описано на telmaar.nl/account-verwijderen.

6. Права на субектите на данни

Съгласно ОРЗД субектите на данни имат следните права:

• Право на достъп до обработваните за тях лични данни.
• Право на коригиране на неточни или непълни данни.
• Право на изтриване („право да бъдеш забравен“) в границите на законовото задължение за съхранение: личните данни извън финансовата администрация се изтриват или анонимизират; данните, които са част от финансовата администрация, се пазят до края на законовия срок, но повече не се използват за други цели.
• Право на ограничаване на обработването и право на възражение.
• Право на преносимост на данните, доколкото е приложимо.
• Право на жалба до нидерландския орган за защита на данните.

Искане може да бъде отправено чрез данните за контакт в член 11. Отговаряме в законовия срок от един месец.

7. Подизпълнители по обработването

За предоставянето на услугите си използваме следните подизпълнители, които могат да обработват лични данни от наше име:

• Supabase: база данни, удостоверяване и съхранение на файлове.
• Vercel: хостинг и изпълнение на приложението.
• Resend: изпращане на транзакционни имейли.
• Stripe: обработване на онлайн плащания.
• Mollie: обработване на онлайн плащания, включително iDEAL.
• Cloudflare: сигурност, DNS и доставяне на съдържание (CDN).
• Anthropic: обработване на въпросите и документите, подадени чрез асистента (вж. член 9).
• Sentry: събиране на съобщения за грешки от приложението, за да се забелязват повреди. IBAN, имейл адресът, ДДС номерът и телефонният номер се премахват преди изпращане.
• Expo, Google (Firebase Cloud Messaging) и Apple (Push Notification service): доставяне на известия на телефона: код на устройството и текстът на известието.
• Google (ML Kit): разпознаване на текста върху касова бележка. Това се случва на самия телефон, снимката не отива в Google. ML Kit обаче изпраща на Google данни за устройството, версията на приложението и скоростта на обработка, за диагностика и статистика за употребата.
• Mapbox: показване на малка карта за адрес в уеб приложението.
• overheid.io: търсене на фирмени данни в нидерландския търговски регистър по номер в Търговската камара или име.
• postcode.tech: попълване на адрес по пощенски код и номер.
• Мрежата Peppol: търсене на адреса за електронни фактури на контакт в публичните регистри на Peppol.
• Google (Analytics) и Microsoft (Clarity): само със съгласието на посетител на telmaar.nl: статистика за използването на уебсайта (вж. член 10).

С всеки подизпълнител са уговорени подходящи мерки за защита на личните данни, доколкото е приложимо закрепени в договор за обработване на данни.

8. Предаване извън Европейското икономическо пространство

Обработването ни по принцип се извършва в рамките на ЕИП. Част от подизпълнителите по член 7 са установени в Съединените щати или могат да оказват поддръжка оттам. Доколкото при това се обработват лични данни извън ЕИП, това става въз основа на решение на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита (включително Рамката за защита на данните ЕС-САЩ) или въз основа на стандартните договорни клаузи (СДК), допълнени с подходящи технически мерки като криптиране при пренос и в покой.

9. Клиенти в Обединените арабски емирства

Ако вашата фирма работи от Обединените арабски емирства, освен горното се прилага Федерален декрет-закон № 45 от 2021 г. за защита на личните данни (PDPL).

Къде се съхраняват данните ви. Вашата счетоводна документация се съхранява на сървъри в Европейския съюз (Франкфурт, Германия). Това представлява предаване извън Обединените арабски емирства. Извършваме това предаване, защото е необходимо за изпълнението на договора с вас и защото Европейският съюз осигурява ниво на защита, най-малкото равностойно на това по PDPL.

Вашите права. Имате право на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост на данните и възражение срещу автоматизирано обработване. Упражнявате тези права на адреса по член 12.

Жалби. Ако не сте съгласни с начина, по който обработваме данните ви, можете да подадете жалба до UAE Data Office.

Срок на съхранение. Съхраняваме данъчната документация толкова дълго, колкото изисква законодателството на ОАЕ: пет години след края на данъчния период за ДДС и петнадесет години за документация, свързана с недвижими имоти.

10. Асистент и автоматизирано вземане на решения

TelMaar включва асистент, който отговаря на въпроси на всекидневен език, разчита касови бележки и фактури и предлага счетоводни записвания и планиране. За целта зададеният въпрос и съответните данни или документи се обработват от Anthropic. Асистентът е достъпен само за потребители с финансова роля; останалите потребители нямат достъп до него.

Асистентът само предлага. Записване, фактура или плащане възниква едва след като потребител го потвърди. Следователно не е налице решение, основано единствено на автоматизирано обработване, което поражда правни последици или в значителна степен засяга субекта на данни по смисъла на член 22 от ОРЗД. Подадените данни не се използват за обучение на модели на трети страни.

11. Посетители на нашия сайт и бисквитки

Който посещава telmaar.nl без да влиза, оставя само данните, технически необходими за показване на страницата. Без съгласие поставяме само необходими и функционални бисквитки. Ако посетител даде съгласие, използваме и аналитични бисквитки на Google Analytics и Microsoft Clarity, за да видим как се използва уебсайтът; това съгласие може да бъде оттеглено по всяко време. Не използваме рекламни бисквитки. Кои точно са бисквитките, с каква цел и колко дълго се съхраняват, е описано в нашата декларация за бисквитките.

Ако някой попълни формуляра за контакт, обработваме посочените име, електронен адрес, евентуално име на фирма и съобщението, за да отговорим на този въпрос. Основанието е нашият легитимен интерес да можем да отговаряме на съобщения. Тези съобщения постъпват в нашата имейл среда и не се използват за непоискана реклама.

12. Сигурност и контакт

Предприемаме подходящи технически и организационни мерки, за да защитим личните данни от загуба или незаконосъобразно обработване. За подробности вижте нашия договор за обработване на данни.

За въпроси относно тази декларация или за упражняване на правата си можете да се свържете с нас:

• Имейл: privacy@telmaar.nl
• AGENTICA със седалище в Хага, Langeland 18, 2548 WE, номер в Търговската камара 94577056, ДДС номер NL005093484B44.

13. Промени

Може да променяме тази декларация от време на време. Най-актуалната версия е винаги достъпна на тази страница.