Datenschutzerklärung TelMaar

1. Wer wir sind

AGENTICA mit Sitz in Den Haag (Langeland 18, 2548 WE), eingetragen bei der niederländischen Handelskammer unter der Nummer 94577056, ist Verantwortlicher für die innerhalb von TelMaar verarbeiteten personenbezogenen Daten.

2. Verarbeitungszwecke

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Führung der Finanzbuchhaltung (Buchhaltung, Banktransaktionen, Buchungssätze).
• Fakturierung: Erstellen, Versenden und Einziehen von Angeboten und Rechnungen.
• Pflege der Geschäftsbeziehung: Führung der Kunden- und Lieferantenakte, Korrespondenz und Aufgaben.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, einschließlich steuerlicher und administrativer Aufbewahrungspflichten.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung stützt sich auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Erfüllung eines Vertrags (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO), etwa die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung.
• Rechtliche Verpflichtung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO), etwa die steuerliche Aufbewahrungspflicht.
• Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), etwa die Pflege der Kundenbeziehung und die Verhinderung von Betrug.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Geschäftsbeziehung können wir folgende Daten verarbeiten:

• Name und Anschrift, E-Mail-Adresse(n) und Telefonnummer(n) von Ansprechpartnern.
• Funktion oder Rolle innerhalb der Organisation des Geschäftspartners.
• Unternehmensdaten wie Handelskammer- und Umsatzsteuernummer, soweit sie auf eine natürliche Person zurückzuführen sind, zum Beispiel bei Einzelunternehmen.
• Finanzdaten im Zusammenhang mit Angeboten, Rechnungen und Zahlungen (Beträge, Zahlungsstatus, IBAN bei manueller Zahlung).
• Notizen, Aktivitäten und Aufgaben, die mit der Akte des Geschäftspartners verknüpft sind.
• Zugangsdaten von Nutzern des Kundenportals (E-Mail-Adresse, Sitzungsdaten).

In der mobilen App verarbeiten wir außerdem: Fotos von Belegen und Unterschriften auf Arbeitsaufträgen (der Text eines Belegs wird auf dem Telefon selbst gelesen) sowie einen Gerätecode für Benachrichtigungen. Fingerabdruck und Gesichtserkennung bleiben auf dem Gerät; wir erhalten sie nie. Die App nutzt keinen Standort, keine Kontakte und keine Analyse- oder Werbesoftware.

5. Aufbewahrungsfristen

Personenbezogene Daten werden nicht länger aufbewahrt, als es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist, unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Für die Finanzbuchhaltung (Rechnungen, Angebote, Buchungen und zugrunde liegende Belege) gilt in den Niederlanden eine gesetzliche steuerliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Diese Daten werden während dieser Frist aufbewahrt, auch nach einem Löschersuchen der betroffenen Person (siehe Artikel 6).

Sonstige personenbezogene Daten, die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, oder früher auf Wunsch der betroffenen Person.

Schließt jemand sein Konto, wird es sofort gesperrt. Nach 30 Tagen werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anmeldedaten endgültig gelöscht; die Buchhaltung des Unternehmens unterliegt weiterhin der oben genannten Aufbewahrungspflicht. Verschlüsselte Backups werden 7 bis 30 Tage aufbewahrt, sodass die Daten spätestens 30 Tage danach auch dort verschwunden sind. Wie du dein Konto löschst, steht unter telmaar.nl/account-verwijderen.

6. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten.
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) innerhalb der Grenzen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht: personenbezogene Daten außerhalb der Finanzbuchhaltung werden gelöscht oder anonymisiert; Daten, die Teil der Finanzbuchhaltung sind, bleiben bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert, werden aber nicht mehr zu anderen Zwecken verwendet.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruchsrecht.
• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar.
• Recht auf Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde.

Ein Antrag kann über die Kontaktangaben in Artikel 11 gestellt werden. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.

7. Unterauftragsverarbeiter

Für die Erbringung unserer Dienstleistung setzen wir die folgenden Unterauftragsverarbeiter ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten können:

• Supabase: Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicherung.
• Vercel: Hosting und Ausführung der Anwendung.
• Resend: Versand transaktionaler E-Mails.
• Stripe: Abwicklung von Online-Zahlungen.
• Mollie: Abwicklung von Online-Zahlungen, unter anderem iDEAL.
• Cloudflare: Sicherheit, DNS und Auslieferung von Inhalten (CDN).
• Anthropic: Verarbeitung der Fragen und Dokumente, die über den Assistenten übermittelt werden (siehe Artikel 9).
• Sentry: das Sammeln von Fehlermeldungen aus der Anwendung, damit Störungen auffallen. IBAN, E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Telefonnummer werden vor dem Versand entfernt.
• Expo, Google (Firebase Cloud Messaging) und Apple (Push Notification service): Zustellung von Benachrichtigungen auf das Telefon: ein Gerätecode und der Text der Benachrichtigung.
• Google (ML Kit): das Erkennen des Textes auf einem Beleg. Das geschieht auf dem Telefon selbst, das Foto geht nicht an Google. ML Kit sendet allerdings Daten über das Gerät, die App-Version und die Verarbeitungsgeschwindigkeit an Google, für Diagnose und Nutzungsstatistiken.
• Mapbox: Anzeige einer kleinen Karte zu einer Adresse in der Webanwendung.
• overheid.io: Abfrage von Unternehmensdaten im niederländischen Handelsregister anhand der Handelskammernummer oder des Namens.
• postcode.tech: Vervollständigung einer Adresse anhand von Postleitzahl und Hausnummer.
• Peppol-Netzwerk: Abfrage der E-Rechnungsadresse eines Kontakts in den öffentlichen Peppol-Verzeichnissen.
• Google (Analytics) und Microsoft (Clarity): nur mit Einwilligung eines Besuchers von telmaar.nl: Statistiken über die Nutzung der Website (siehe Artikel 10).

Mit jedem Unterauftragsverarbeiter wurden angemessene Vereinbarungen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen, soweit einschlägig in einem Auftragsverarbeitungsvertrag festgehalten.

8. Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Unsere Verarbeitung findet grundsätzlich innerhalb des EWR statt. Einige der in Artikel 7 genannten Unterauftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder können von dort Unterstützung leisten. Soweit dabei personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (darunter das EU-US Data Privacy Framework) oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (SCC), ergänzt um angemessene technische Maßnahmen wie Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand.

9. Kunden in den Vereinigten Arabischen Emiraten

Wenn Ihr Unternehmen von den Vereinigten Arabischen Emiraten aus tätig ist, gilt zusätzlich zum Vorstehenden das Föderale Dekretgesetz Nr. 45 von 2021 zum Schutz personenbezogener Daten (PDPL).

Wo Ihre Daten liegen. Ihre Buchhaltung liegt auf Servern in der Europäischen Union (Frankfurt, Deutschland). Das ist eine Übermittlung außerhalb der Vereinigten Arabischen Emirate. Wir nehmen diese Übermittlung vor, weil sie für die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen erforderlich ist und weil die Europäische Union ein Schutzniveau bietet, das dem der PDPL mindestens gleichwertig ist.

Ihre Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Übertragbarkeit Ihrer Daten und Widerspruch gegen eine automatisierte Verarbeitung. Diese Rechte üben Sie über die Anschrift in Artikel 12 aus.

Beschwerden. Sind Sie mit dem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden, können Sie eine Beschwerde beim UAE Data Office einreichen.

Aufbewahrungsfrist. Steuerunterlagen bewahren wir so lange auf, wie das Recht der VAE es vorschreibt: für die Mehrwertsteuer fünf Jahre nach Ende des Steuerzeitraums und für Unterlagen zu Immobilien fünfzehn Jahre.

10. Assistent und automatisierte Entscheidungsfindung

TelMaar enthält einen Assistenten, der Fragen in einfacher Sprache beantwortet, Belege und Rechnungen ausliest und Buchungs- und Planungsvorschläge macht. Dazu werden die gestellte Frage und die betreffenden Daten oder Dokumente von Anthropic verarbeitet. Der Assistent steht nur Nutzern mit einer Finanzrolle zur Verfügung; andere Nutzer haben keinen Zugriff darauf.

Der Assistent macht ausschließlich Vorschläge. Eine Buchung, Rechnung oder Zahlung kommt erst zustande, nachdem ein Nutzer sie selbst bestätigt hat. Es liegt daher keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung vor, die rechtliche Wirkung entfaltet oder die betroffene Person in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, wie in Artikel 22 DSGVO gemeint. Die übermittelten Daten werden nicht zum Training von Modellen Dritter verwendet.

11. Besucher unserer Website und Cookies

Wer telmaar.nl ohne Anmeldung besucht, hinterlässt nur die Daten, die technisch zur Anzeige der Seite nötig sind. Ohne Einwilligung setzen wir ausschließlich notwendige und funktionale Cookies. Erteilt ein Besucher seine Einwilligung, verwenden wir auch Analyse-Cookies von Google Analytics und Microsoft Clarity, um zu sehen, wie die Website genutzt wird; diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Werbe-Cookies verwenden wir nicht. Welche Cookies das genau sind, zu welchem Zweck und wie lange sie gespeichert werden, steht in unserer Cookie-Erklärung.

Füllt jemand das Kontaktformular aus, verarbeiten wir den angegebenen Namen, die E-Mail-Adresse, einen etwaigen Firmennamen und die Nachricht, um diese Frage zu beantworten. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse, auf Nachrichten reagieren zu können. Diese Nachrichten gehen in unserer E-Mail-Umgebung ein und werden nicht für unaufgeforderte Werbung verwendet.

12. Sicherheit und Kontakt

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust oder unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen. Einzelheiten finden Sie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns kontaktieren:

• E-Mail: privacy@telmaar.nl
• AGENTICA mit Sitz in Den Haag (Langeland 18, 2548 WE), Handelskammernummer 94577056, USt-IdNr. NL005093484B44.

13. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar.