Declaración de privacidad de TelMaar

1. Quiénes somos

Mega Software, con domicilio en La Haya, inscrita en la Cámara de Comercio neerlandesa con el número 94577056, es la responsable del tratamiento de los datos personales tratados dentro de TelMaar.

2. Fines del tratamiento

Tratamos datos personales únicamente para los siguientes fines:

• Llevar la administración financiera (contabilidad, movimientos bancarios, asientos contables).
• Facturación: elaborar, enviar y cobrar presupuestos y facturas.
• Gestión de la relación con el cliente: mantener el expediente de clientes y proveedores, la correspondencia y las tareas.
• Cumplir obligaciones legales, incluidos los deberes fiscales y administrativos de conservación.

3. Base jurídica

El tratamiento se basa en una o varias de las siguientes bases jurídicas del RGPD:

• Ejecución de un contrato (artículo 6.1.b del RGPD), como la entrega de un producto o servicio.
• Obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD), como el deber fiscal de conservación.
• Interés legítimo (artículo 6.1.f del RGPD), como mantener la relación con el cliente y prevenir el fraude.

4. Categorías de datos personales

Según la relación, podemos tratar los siguientes datos:

• Nombre y datos de dirección, dirección o direcciones de correo electrónico y número o números de teléfono de las personas de contacto.
• Cargo o función dentro de la organización de la relación.
• Datos de empresa como el número de la Cámara de Comercio y el número de IVA, en la medida en que sean atribuibles a una persona física, por ejemplo en el caso de empresarios individuales.
• Datos financieros relacionados con presupuestos, facturas y pagos (importes, estado de pago, IBAN en caso de pago manual).
• Notas, actividades y tareas vinculadas al expediente de la relación.
• Datos de acceso de los usuarios del portal de clientes (dirección de correo electrónico, datos de sesión).

5. Plazos de conservación

Los datos personales no se conservan más tiempo del necesario para el fin del tratamiento, respetando los deberes legales de conservación. Para la administración financiera (facturas, presupuestos, asientos y justificantes subyacentes) rige en los Países Bajos un deber legal de conservación fiscal de 7 años. Estos datos se conservan durante ese plazo, también tras una solicitud de supresión del interesado (véase el artículo 6).

Los demás datos personales no sujetos al deber de conservación se suprimen o anonimizan en cuanto dejan de ser necesarios, o antes a solicitud del interesado.

6. Derechos de los interesados

Conforme al RGPD, los interesados tienen los siguientes derechos:

• Derecho de acceso a los datos personales que se tratan sobre ellos.
• Derecho de rectificación de datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión («derecho al olvido»), dentro de los límites del deber legal de conservación: los datos personales fuera de la administración financiera se suprimen o anonimizan; los datos que forman parte de la administración financiera se conservan hasta el final del plazo legal, pero ya no se utilizan para otros fines.
• Derecho a la limitación del tratamiento y derecho de oposición.
• Derecho a la portabilidad de los datos, en la medida en que sea aplicable.
• Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad neerlandesa de protección de datos.

La solicitud puede presentarse a través de los datos de contacto del artículo 11. Respondemos dentro del plazo legal de un mes.

7. Subencargados

Para la prestación de nuestros servicios recurrimos a los siguientes subencargados, que pueden tratar datos personales por cuenta nuestra:

• Supabase: base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos.
• Vercel: alojamiento y ejecución de la aplicación.
• Resend: envío de correo electrónico transaccional.
• Stripe: tratamiento de pagos en línea.
• Mollie: tratamiento de pagos en línea, entre otros iDEAL.
• Cloudflare: seguridad, DNS y entrega de contenido (CDN).
• Anthropic: tratamiento de las preguntas y documentos que se envían mediante el asistente (véase el artículo 9).

Con cada subencargado se han acordado medidas adecuadas para la protección de los datos personales, recogidas cuando procede en un contrato de encargo de tratamiento.

8. Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo

Nuestro tratamiento tiene lugar, en principio, dentro del EEE. Algunos de los subencargados del artículo 7 están establecidos en los Estados Unidos o pueden prestar soporte desde allí. En la medida en que se traten datos personales fuera del EEE, ello se produce sobre la base de una decisión de adecuación de la Comisión Europea (entre ellas el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.) o de las cláusulas contractuales tipo (CCT), complementadas con medidas técnicas adecuadas como el cifrado en tránsito y en reposo.

9. Asistente y decisiones automatizadas

TelMaar incluye un asistente que responde preguntas en lenguaje sencillo, lee tiques y facturas y propone asientos y planificaciones. Para ello, la pregunta formulada y los datos o documentos implicados son tratados por Anthropic. El asistente solo está disponible para usuarios con un rol financiero; los demás usuarios no tienen acceso.

El asistente solo formula propuestas. Un asiento, una factura o un pago se crea únicamente después de que un usuario lo confirme. Por tanto, no existe una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o afecte significativamente al interesado, en el sentido del artículo 22 del RGPD. Los datos enviados no se utilizan para entrenar modelos de terceros.

10. Visitantes de nuestro sitio web y cookies

Quien visita telmaar.nl sin iniciar sesión solo deja los datos técnicamente necesarios para mostrar la página. Solo colocamos cookies necesarias y funcionales y no utilizamos cookies de análisis, publicidad o rastreo. Qué cookies son exactamente, con qué finalidad y durante cuánto tiempo se conservan figura en nuestra declaración de cookies.

Si alguien rellena el formulario de contacto, tratamos el nombre, la dirección de correo electrónico, el eventual nombre de la empresa y el mensaje facilitados para responder a esa consulta. La base es nuestro interés legítimo en poder responder a los mensajes. Estos mensajes llegan a nuestro entorno de correo y no se utilizan para publicidad no solicitada.

11. Seguridad y contacto

Adoptamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a la pérdida o el tratamiento ilícito. Para más detalles, consulte nuestro contrato de encargo de tratamiento.

Para preguntas sobre esta declaración o para ejercer sus derechos, puede ponerse en contacto con nosotros:

• Correo electrónico: privacy@telmaar.nl
• Mega Software, con domicilio en La Haya, número de la Cámara de Comercio 94577056.

12. Modificaciones

Podemos modificar esta declaración de privacidad de vez en cuando. La versión más reciente está siempre disponible en esta página.