Declaración de privacidad de TelMaar

1. Quiénes somos

AGENTICA, con domicilio en Langeland 18, 2548 WE La Haya, inscrita en la Cámara de Comercio neerlandesa con el número 94577056, es la responsable del tratamiento de los datos personales tratados dentro de TelMaar.

2. Fines del tratamiento

Tratamos datos personales únicamente para los siguientes fines:

• Llevar la administración financiera (contabilidad, movimientos bancarios, asientos contables).
• Facturación: elaborar, enviar y cobrar presupuestos y facturas.
• Gestión de la relación con el cliente: mantener el expediente de clientes y proveedores, la correspondencia y las tareas.
• Cumplir obligaciones legales, incluidos los deberes fiscales y administrativos de conservación.

3. Base jurídica

El tratamiento se basa en una o varias de las siguientes bases jurídicas del RGPD:

• Ejecución de un contrato (artículo 6.1.b del RGPD), como la entrega de un producto o servicio.
• Obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD), como el deber fiscal de conservación.
• Interés legítimo (artículo 6.1.f del RGPD), como mantener la relación con el cliente y prevenir el fraude.

4. Categorías de datos personales

Según la relación, podemos tratar los siguientes datos:

• Nombre y datos de dirección, dirección o direcciones de correo electrónico y número o números de teléfono de las personas de contacto.
• Cargo o función dentro de la organización de la relación.
• Datos de empresa como el número de la Cámara de Comercio y el número de IVA, en la medida en que sean atribuibles a una persona física, por ejemplo en el caso de empresarios individuales.
• Datos financieros relacionados con presupuestos, facturas y pagos (importes, estado de pago, IBAN en caso de pago manual).
• Notas, actividades y tareas vinculadas al expediente de la relación.
• Datos de acceso de los usuarios del portal de clientes (dirección de correo electrónico, datos de sesión).

En la aplicación móvil también tratamos: fotos de recibos y firmas en órdenes de trabajo (el texto de un recibo se lee en el propio teléfono) y un código de dispositivo para las notificaciones. La huella dactilar y el reconocimiento facial permanecen en el dispositivo; nunca los recibimos. La aplicación no usa ubicación, contactos ni ningún software de análisis o publicidad.

5. Plazos de conservación

Los datos personales no se conservan más tiempo del necesario para el fin del tratamiento, respetando los deberes legales de conservación. Para la administración financiera (facturas, presupuestos, asientos y justificantes subyacentes) rige en los Países Bajos un deber legal de conservación fiscal de 7 años. Estos datos se conservan durante ese plazo, también tras una solicitud de supresión del interesado (véase el artículo 6).

Los demás datos personales no sujetos al deber de conservación se suprimen o anonimizan en cuanto dejan de ser necesarios, o antes a solicitud del interesado.

Cuando alguien cierra su cuenta, esta se bloquea de inmediato. Después de 30 días se eliminan definitivamente el nombre, el correo electrónico, el número de teléfono y los datos de acceso; la administración de la empresa sigue sujeta a la obligación de conservación indicada arriba. Las copias de seguridad cifradas se conservan de 7 a 30 días, por lo que los datos desaparecen también de ellas como máximo 30 días después. Cómo eliminar tu cuenta se explica en telmaar.nl/account-verwijderen.

6. Derechos de los interesados

Conforme al RGPD, los interesados tienen los siguientes derechos:

• Derecho de acceso a los datos personales que se tratan sobre ellos.
• Derecho de rectificación de datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión («derecho al olvido»), dentro de los límites del deber legal de conservación: los datos personales fuera de la administración financiera se suprimen o anonimizan; los datos que forman parte de la administración financiera se conservan hasta el final del plazo legal, pero ya no se utilizan para otros fines.
• Derecho a la limitación del tratamiento y derecho de oposición.
• Derecho a la portabilidad de los datos, en la medida en que sea aplicable.
• Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad neerlandesa de protección de datos.

La solicitud puede presentarse a través de los datos de contacto del artículo 11. Respondemos dentro del plazo legal de un mes.

7. Subencargados

Para la prestación de nuestros servicios recurrimos a los siguientes subencargados, que pueden tratar datos personales por cuenta nuestra:

• Supabase: base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos.
• Vercel: alojamiento y ejecución de la aplicación.
• Resend: envío de correo electrónico transaccional.
• Stripe: tratamiento de pagos en línea.
• Mollie: tratamiento de pagos en línea, entre otros iDEAL.
• Cloudflare: seguridad, DNS y entrega de contenido (CDN).
• Anthropic: tratamiento de las preguntas y documentos que se envían mediante el asistente (véase el artículo 9).
• Sentry: la recogida de informes de error de la aplicación para detectar fallos. El IBAN, la dirección de correo, el número de IVA y el teléfono se eliminan antes de enviar un informe.
• Expo, Google (Firebase Cloud Messaging) y Apple (Push Notification service): entrega de notificaciones en el teléfono: un código de dispositivo y el texto de la notificación.
• Google (ML Kit): el reconocimiento del texto de un recibo. Esto ocurre en el propio teléfono, la foto no se envía a Google. ML Kit sí envía a Google datos sobre el dispositivo, la versión de la aplicación y la velocidad de procesamiento, para diagnóstico y estadísticas de uso.
• Mapbox: mostrar un pequeño mapa de una dirección en la aplicación web.
• overheid.io: consultar datos de empresas en el Registro Mercantil neerlandés a partir del número de la Cámara de Comercio o del nombre.
• postcode.tech: completar una dirección a partir del código postal y el número.
• Red Peppol: consultar la dirección de facturación electrónica de un contacto en los registros públicos de Peppol.
• Google (Analytics) y Microsoft (Clarity): solo con el consentimiento de un visitante de telmaar.nl: estadísticas sobre el uso del sitio web (véase el artículo 10).

Con cada subencargado se han acordado medidas adecuadas para la protección de los datos personales, recogidas cuando procede en un contrato de encargo de tratamiento.

8. Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo

Nuestro tratamiento tiene lugar, en principio, dentro del EEE. Algunos de los subencargados del artículo 7 están establecidos en los Estados Unidos o pueden prestar soporte desde allí. En la medida en que se traten datos personales fuera del EEE, ello se produce sobre la base de una decisión de adecuación de la Comisión Europea (entre ellas el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.) o de las cláusulas contractuales tipo (CCT), complementadas con medidas técnicas adecuadas como el cifrado en tránsito y en reposo.

9. Clientes en los Emiratos Árabes Unidos

Si su empresa opera desde los Emiratos Árabes Unidos, además de lo anterior se aplica el Decreto-ley Federal n.º 45 de 2021 sobre la protección de datos personales (PDPL).

Dónde se alojan sus datos. Su administración se aloja en servidores de la Unión Europea (Fráncfort, Alemania). Eso constituye una transferencia fuera de los Emiratos Árabes Unidos. Realizamos esa transferencia porque es necesaria para ejecutar el contrato con usted y porque la Unión Europea mantiene un nivel de protección al menos equivalente al de la PDPL.

Sus derechos. Tiene derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de sus datos y oposición al tratamiento automatizado. Ejerce esos derechos a través de la dirección del artículo 12.

Reclamaciones. Si no está de acuerdo con cómo tratamos sus datos, puede presentar una reclamación ante la UAE Data Office.

Plazo de conservación. Conservamos los registros fiscales durante el tiempo que exige la legislación emiratí: cinco años tras el final del periodo impositivo para el IVA y quince años para los registros relativos a inmuebles.

10. Asistente y decisiones automatizadas

TelMaar incluye un asistente que responde preguntas en lenguaje sencillo, lee tiques y facturas y propone asientos y planificaciones. Para ello, la pregunta formulada y los datos o documentos implicados son tratados por Anthropic. El asistente solo está disponible para usuarios con un rol financiero; los demás usuarios no tienen acceso.

El asistente solo formula propuestas. Un asiento, una factura o un pago se crea únicamente después de que un usuario lo confirme. Por tanto, no existe una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o afecte significativamente al interesado, en el sentido del artículo 22 del RGPD. Los datos enviados no se utilizan para entrenar modelos de terceros.

11. Visitantes de nuestro sitio web y cookies

Quien visita telmaar.nl sin iniciar sesión solo deja los datos técnicamente necesarios para mostrar la página. Sin consentimiento, solo colocamos cookies necesarias y funcionales. Si un visitante da su consentimiento, también usamos cookies analíticas de Google Analytics y Microsoft Clarity para ver cómo se utiliza el sitio web; ese consentimiento puede retirarse en cualquier momento. No usamos cookies publicitarias. Qué cookies son exactamente, con qué finalidad y cuánto tiempo se conservan se explica en nuestra declaración de cookies.

Si alguien rellena el formulario de contacto, tratamos el nombre, la dirección de correo electrónico, el eventual nombre de la empresa y el mensaje facilitados para responder a esa consulta. La base es nuestro interés legítimo en poder responder a los mensajes. Estos mensajes llegan a nuestro entorno de correo y no se utilizan para publicidad no solicitada.

12. Seguridad y contacto

Adoptamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a la pérdida o el tratamiento ilícito. Para más detalles, consulte nuestro contrato de encargo de tratamiento.

Para preguntas sobre esta declaración o para ejercer sus derechos, puede ponerse en contacto con nosotros:

• Correo electrónico: privacy@telmaar.nl
• AGENTICA, con domicilio en Langeland 18, 2548 WE La Haya, número de la Cámara de Comercio 94577056, número de IVA NL005093484B44.

13. Modificaciones

Podemos modificar esta declaración de privacidad de vez en cuando. La versión más reciente está siempre disponible en esta página.