Déclaration de confidentialité TelMaar

1. Qui sommes-nous

AGENTICA, établie Langeland 18, 2548 WE La Haye, immatriculée à la chambre de commerce néerlandaise sous le numéro 94577056, est responsable du traitement des données à caractère personnel traitées au sein de TelMaar.

2. Finalités du traitement

Nous traitons les données à caractère personnel uniquement aux fins suivantes :

• Tenue de la comptabilité (comptabilité, opérations bancaires, écritures comptables).
• Facturation : établissement, envoi et recouvrement des devis et des factures.
• Gestion de la relation client : tenue du dossier client et fournisseur, correspondance et tâches.
• Respect des obligations légales, notamment les obligations fiscales et administratives de conservation.

3. Base légale

Le traitement repose sur une ou plusieurs des bases légales suivantes du RGPD :

• Exécution d'un contrat (article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD), comme la fourniture d'un produit ou d'un service.
• Obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD), comme l'obligation fiscale de conservation.
• Intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD), comme l'entretien de la relation client et la prévention de la fraude.

4. Catégories de données à caractère personnel

Selon la relation, nous pouvons traiter les données suivantes :

• Nom et coordonnées, adresse(s) e-mail et numéro(s) de téléphone des personnes de contact.
• Fonction ou rôle au sein de l'organisation de la relation.
• Données d'entreprise telles que le numéro de chambre de commerce et le numéro de TVA, dans la mesure où ils sont rattachables à une personne physique, par exemple pour les entreprises individuelles.
• Données financières liées aux devis, aux factures et aux paiements (montants, statut de paiement, IBAN en cas de paiement manuel).
• Notes, activités et tâches liées au dossier de la relation.
• Identifiants des utilisateurs du portail client (adresse e-mail, données de session).

Dans l'application mobile, nous traitons également : des photos de justificatifs et des signatures sur les bons d'intervention (le texte d'un justificatif est lu sur le téléphone même), ainsi qu'un code d'appareil pour les notifications. L'empreinte digitale et la reconnaissance faciale restent sur l'appareil ; nous ne les recevons jamais. L'application n'utilise ni la localisation, ni les contacts, ni aucun logiciel d'analyse ou de publicité.

5. Durées de conservation

Les données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité du traitement, dans le respect des obligations légales de conservation. Pour la comptabilité (factures, devis, écritures et pièces justificatives sous-jacentes), une obligation légale de conservation fiscale de 7 ans s'applique aux Pays-Bas. Ces données sont conservées pendant cette durée, y compris après une demande d'effacement de la personne concernée (voir article 6).

Les autres données à caractère personnel non soumises à l'obligation de conservation sont supprimées ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires, ou plus tôt à la demande de la personne concernée.

Lorsqu'une personne ferme son compte, celui-ci est immédiatement bloqué. Après 30 jours, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et les identifiants sont définitivement supprimés ; la comptabilité de l'entreprise reste soumise à l'obligation de conservation ci-dessus. Les sauvegardes chiffrées sont conservées de 7 à 30 jours, de sorte que les données en disparaissent au plus tard 30 jours après. La procédure de suppression du compte est décrite sur telmaar.nl/account-verwijderen.

6. Droits des personnes concernées

En vertu du RGPD, les personnes concernées disposent des droits suivants :

• Droit d'accès aux données à caractère personnel traitées à leur sujet.
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »), dans les limites de l'obligation légale de conservation : les données à caractère personnel hors comptabilité sont supprimées ou anonymisées ; les données qui font partie de la comptabilité sont conservées jusqu'au terme de la durée légale de conservation, mais ne sont plus utilisées à d'autres fins.
• Droit à la limitation du traitement et droit d'opposition.
• Droit à la portabilité des données, dans la mesure applicable.
• Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données.

Une demande peut être introduite via les coordonnées figurant à l'article 11. Nous répondons dans le délai légal d'un mois.

7. Sous-traitants ultérieurs

Pour l'exécution de nos services, nous faisons appel aux sous-traitants ultérieurs suivants, qui peuvent traiter des données à caractère personnel pour notre compte :

• Supabase: base de données, authentification et stockage de fichiers.
• Vercel: hébergement et exécution de l'application.
• Resend: envoi d'e-mails transactionnels.
• Stripe: traitement des paiements en ligne.
• Mollie: traitement des paiements en ligne, notamment iDEAL.
• Cloudflare: sécurité, DNS et diffusion de contenu (CDN).
• Anthropic: traitement des questions et documents soumis via l'assistant (voir article 9).
• Sentry: la collecte des rapports d'erreur de l'application afin de repérer les pannes. L'IBAN, l'adresse e-mail, le numéro de TVA et le numéro de téléphone sont retirés avant l'envoi.
• Expo, Google (Firebase Cloud Messaging) et Apple (Push Notification service) : envoi de notifications sur le téléphone : un code d'appareil et le texte de la notification.
• Google (ML Kit) : la reconnaissance du texte d'un reçu. Cela se passe sur le téléphone même, la photo n'est pas envoyée à Google. ML Kit envoie toutefois à Google des données sur l'appareil, la version de l'application et la vitesse de traitement, à des fins de diagnostic et de statistiques d'utilisation.
• Mapbox : affichage d'une petite carte pour une adresse dans l'application web.
• overheid.io : recherche des données d'entreprise dans le registre du commerce néerlandais à partir du numéro de chambre de commerce ou du nom.
• postcode.tech : complétion d'une adresse à partir du code postal et du numéro.
• Réseau Peppol : recherche de l'adresse de facturation électronique d'un contact dans les registres publics Peppol.
• Google (Analytics) et Microsoft (Clarity) : uniquement avec le consentement d'un visiteur de telmaar.nl : statistiques sur l'utilisation du site (voir l'article 10).

Des dispositions appropriées relatives à la protection des données à caractère personnel ont été convenues avec chaque sous-traitant ultérieur, consignées le cas échéant dans un contrat de sous-traitance.

8. Transferts en dehors de l'Espace économique européen

Notre traitement a en principe lieu au sein de l'EEE. Certains des sous-traitants mentionnés à l'article 7 sont établis aux États-Unis ou peuvent y fournir une assistance. Dans la mesure où des données à caractère personnel sont alors traitées en dehors de l'EEE, cela repose sur une décision d'adéquation de la Commission européenne (dont le cadre de protection des données UE-États-Unis) ou sur les clauses contractuelles types (CCT), complétées par des mesures techniques appropriées telles que le chiffrement en transit et au repos.

9. Clients aux Émirats arabes unis

Si votre entreprise opère depuis les Émirats arabes unis, le décret-loi fédéral n° 45 de 2021 relatif à la protection des données personnelles (PDPL) s'applique en complément de ce qui précède.

Où vos données sont hébergées. Votre comptabilité est hébergée sur des serveurs situés dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne). Il s'agit d'un transfert hors des Émirats arabes unis. Nous effectuons ce transfert parce qu'il est nécessaire à l'exécution du contrat conclu avec vous et parce que l'Union européenne assure un niveau de protection au moins équivalent à celui de la PDPL.

Vos droits. Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité de vos données et d'opposition au traitement automatisé. Vous exercez ces droits à l'adresse indiquée à l'article 12.

Réclamations. Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'UAE Data Office.

Durée de conservation. Nous conservons les documents fiscaux aussi longtemps que la loi émirienne l'exige : cinq ans après la fin de la période d'imposition pour la TVA et quinze ans pour les documents relatifs aux biens immobiliers.

10. Assistant et décision automatisée

TelMaar comprend un assistant qui répond aux questions en langage courant, lit les reçus et les factures et propose des écritures et des plannings. À cette fin, la question posée ainsi que les données ou documents concernés sont traités par Anthropic. L'assistant n'est accessible qu'aux utilisateurs disposant d'un rôle financier ; les autres utilisateurs n'y ont pas accès.

L'assistant se limite à des propositions. Une écriture, une facture ou un paiement n'est créé qu'après confirmation par un utilisateur. Il n'existe donc pas de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative la personne concernée, au sens de l'article 22 du RGPD. Les données soumises ne servent pas à entraîner les modèles de tiers.

11. Visiteurs de notre site et cookies

Toute personne qui visite telmaar.nl sans se connecter ne laisse que les données techniquement nécessaires à l'affichage de la page. Sans consentement, nous ne plaçons que des cookies nécessaires et fonctionnels. Si un visiteur donne son consentement, nous utilisons également des cookies analytiques de Google Analytics et Microsoft Clarity pour voir comment le site est utilisé ; ce consentement peut être retiré à tout moment. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires. Les cookies concernés, leur finalité et leur durée de conservation sont décrits dans notre déclaration relative aux cookies.

Si une personne remplit le formulaire de contact, nous traitons le nom, l'adresse e-mail, l'éventuel nom d'entreprise et le message communiqués afin de répondre à cette question. La base est notre intérêt légitime à pouvoir répondre aux messages. Ces messages arrivent dans notre environnement de messagerie et ne sont pas utilisés à des fins de publicité non sollicitée.

12. Sécurité et contact

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte ou un traitement illicite. Pour le détail, voir notre contrat de sous-traitance.

Pour toute question relative à la présente déclaration ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :

• E-mail : privacy@telmaar.nl
• AGENTICA, établie Langeland 18, 2548 WE La Haye, numéro de chambre de commerce 94577056, numéro de TVA NL005093484B44.

13. Modifications

Nous pouvons modifier la présente déclaration de temps à autre. La version la plus récente est toujours disponible sur cette page.