Oświadczenie o ochronie prywatności TelMaar

1. Kim jesteśmy

AGENTICA z siedzibą w Hadze (Langeland 18, 2548 WE), wpisana do niderlandzkiej Izby Handlowej pod numerem 94577056, jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w TelMaar.

2. Cele przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w następujących celach:

• Prowadzenie administracji finansowej (księgowość, transakcje bankowe, zapisy księgowe).
• Fakturowanie: sporządzanie, wysyłanie i egzekwowanie ofert i faktur.
• Zarządzanie relacjami z klientami: prowadzenie akt klientów i dostawców, korespondencji i zadań.
• Wypełnianie obowiązków prawnych, w tym podatkowych i administracyjnych obowiązków przechowywania.

3. Podstawa prawna

Przetwarzanie opiera się na jednej lub kilku z następujących podstaw prawnych RODO:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), na przykład dostarczenie produktu lub usługi.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), na przykład podatkowy obowiązek przechowywania.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), na przykład utrzymywanie relacji z klientem i zapobieganie oszustwom.

4. Kategorie danych osobowych

W zależności od relacji możemy przetwarzać następujące dane:

• Imię, nazwisko i adres, adres lub adresy e-mail oraz numer lub numery telefonu osób do kontaktu.
• Stanowisko lub rola w organizacji kontrahenta.
• Dane firmowe, takie jak numer Izby Handlowej i numer VAT, o ile można je przypisać osobie fizycznej, na przykład w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.
• Dane finansowe związane z ofertami, fakturami i płatnościami (kwoty, status płatności, IBAN przy płatności ręcznej).
• Notatki, działania i zadania powiązane z aktami kontrahenta.
• Dane logowania użytkowników portalu klienta (adres e-mail, dane sesji).

W aplikacji mobilnej przetwarzamy ponadto: zdjęcia paragonów i podpisy na zleceniach (tekst paragonu jest odczytywany na samym telefonie) oraz kod urządzenia do powiadomień. Odcisk palca i rozpoznawanie twarzy pozostają na urządzeniu; nigdy ich nie otrzymujemy. Aplikacja nie korzysta z lokalizacji, kontaktów ani żadnego oprogramowania analitycznego lub reklamowego.

5. Okresy przechowywania

Dane osobowe nie są przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do celu przetwarzania, z uwzględnieniem ustawowych obowiązków przechowywania. Dla administracji finansowej (faktury, oferty, zapisy i dokumenty źródłowe) w Niderlandach obowiązuje ustawowy podatkowy obowiązek przechowywania przez 7 lat. Dane te są przechowywane przez ten okres również po wniosku o usunięcie złożonym przez osobę, której dane dotyczą (zob. artykuł 6).

Pozostałe dane osobowe nieobjęte obowiązkiem przechowywania są usuwane lub anonimizowane, gdy tylko przestają być niezbędne, albo wcześniej na wniosek osoby, której dane dotyczą.

Gdy ktoś zamyka swoje konto, zostaje ono natychmiast zablokowane. Po 30 dniach imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i dane logowania są trwale usuwane; księgowość firmy nadal podlega powyższemu obowiązkowi przechowywania. Zaszyfrowane kopie zapasowe przechowujemy od 7 do 30 dni, więc dane znikają z nich najpóźniej 30 dni później. Jak usunąć konto, opisano na stronie telmaar.nl/account-verwijderen.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Na podstawie RODO osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do przetwarzanych danych osobowych.
• Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) w granicach ustawowego obowiązku przechowywania: dane osobowe poza administracją finansową są usuwane lub anonimizowane; dane stanowiące część administracji finansowej pozostają przechowywane do końca ustawowego okresu, ale nie są już wykorzystywane w innych celach.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo do sprzeciwu.
• Prawo do przenoszenia danych, w zakresie, w jakim ma zastosowanie.
• Prawo do wniesienia skargi do niderlandzkiego organu ochrony danych osobowych.

Wniosek można złożyć, korzystając z danych kontaktowych podanych w artykule 11. Odpowiadamy w ustawowym terminie jednego miesiąca.

7. Podprzetwarzający

W celu świadczenia naszych usług korzystamy z następujących podprzetwarzających, którzy mogą przetwarzać dane osobowe w naszym imieniu:

• Supabase: baza danych, uwierzytelnianie i przechowywanie plików.
• Vercel: hosting i uruchamianie aplikacji.
• Resend: wysyłka wiadomości transakcyjnych.
• Stripe: obsługa płatności online.
• Mollie: obsługa płatności online, między innymi iDEAL.
• Cloudflare: bezpieczeństwo, DNS i dostarczanie treści (CDN).
• Anthropic: przetwarzanie pytań i dokumentów przekazywanych za pośrednictwem asystenta (zob. artykuł 9).
• Sentry: zbieranie zgłoszeń błędów z aplikacji, żeby awarie były zauważane. IBAN, adres e-mail, numer VAT i numer telefonu są usuwane przed wysłaniem zgłoszenia.
• Expo, Google (Firebase Cloud Messaging) i Apple (Push Notification service): dostarczanie powiadomień na telefon: kod urządzenia i treść powiadomienia.
• Google (ML Kit): rozpoznawanie tekstu na paragonie. Odbywa się to na samym telefonie, zdjęcie nie trafia do Google. ML Kit wysyła jednak do Google dane o urządzeniu, wersji aplikacji i szybkości przetwarzania, na potrzeby diagnostyki i statystyk użycia.
• Mapbox: wyświetlanie małej mapy dla adresu w aplikacji internetowej.
• overheid.io: wyszukiwanie danych firm w niderlandzkim rejestrze handlowym na podstawie numeru Izby Handlowej lub nazwy.
• postcode.tech: uzupełnianie adresu na podstawie kodu pocztowego i numeru domu.
• Sieć Peppol: wyszukiwanie adresu e-fakturowania kontaktu w publicznych rejestrach Peppol.
• Google (Analytics) i Microsoft (Clarity): wyłącznie za zgodą odwiedzającego telmaar.nl: statystyki korzystania ze strony (zob. art. 10).

Z każdym podprzetwarzającym uzgodniono odpowiednie zasady ochrony danych osobowych, w stosownych przypadkach zapisane w umowie powierzenia przetwarzania.

8. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Nasze przetwarzanie odbywa się zasadniczo w EOG. Część podprzetwarzających wymienionych w artykule 7 ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych lub może stamtąd świadczyć wsparcie. W zakresie, w jakim dane osobowe są wówczas przetwarzane poza EOG, następuje to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Ram Ochrony Danych UE-USA) albo na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC), uzupełnionych o odpowiednie środki techniczne, takie jak szyfrowanie w tranzycie i w spoczynku.

9. Klienci w Zjednoczonych Emiratach Arabskich

Jeśli Twoja firma działa ze Zjednoczonych Emiratów Arabskich, oprócz powyższego zastosowanie ma Federalny Dekret z mocą ustawy nr 45 z 2021 r. o ochronie danych osobowych (PDPL).

Gdzie przechowywane są Twoje dane. Twoja księgowość jest przechowywana na serwerach w Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy). Jest to przekazanie poza Zjednoczone Emiraty Arabskie. Dokonujemy tego przekazania, ponieważ jest ono niezbędne do wykonania umowy z Tobą oraz ponieważ Unia Europejska zapewnia poziom ochrony co najmniej równoważny poziomowi PDPL.

Twoje prawa. Masz prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec zautomatyzowanego przetwarzania. Prawa te realizujesz pod adresem wskazanym w artykule 12.

Skargi. Jeśli nie zgadzasz się ze sposobem, w jaki przetwarzamy Twoje dane, możesz złożyć skargę do UAE Data Office.

Okres przechowywania. Dokumentację podatkową przechowujemy tak długo, jak wymaga tego prawo ZEA: pięć lat po zakończeniu okresu rozliczeniowego w przypadku VAT i piętnaście lat w przypadku dokumentacji dotyczącej nieruchomości.

10. Asystent i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

TelMaar zawiera asystenta, który odpowiada na pytania prostym językiem, odczytuje paragony i faktury oraz proponuje księgowania i planowanie. W tym celu zadane pytanie oraz odpowiednie dane lub dokumenty są przetwarzane przez Anthropic. Asystent jest dostępny wyłącznie dla użytkowników pełniących rolę finansową; pozostali użytkownicy nie mają do niego dostępu.

Asystent wyłącznie proponuje. Księgowanie, faktura lub płatność powstaje dopiero po zatwierdzeniu przez użytkownika. Nie występuje zatem decyzja opierająca się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na osobę, której dane dotyczą, w rozumieniu art. 22 RODO. Przekazane dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli podmiotów trzecich.

11. Odwiedzający naszą stronę i pliki cookie

Osoba odwiedzająca telmaar.nl bez logowania pozostawia wyłącznie dane technicznie niezbędne do wyświetlenia strony. Bez zgody stosujemy wyłącznie niezbędne i funkcjonalne pliki cookie. Jeśli odwiedzający wyrazi zgodę, używamy również analitycznych plików cookie Google Analytics i Microsoft Clarity, aby zobaczyć, jak korzysta się ze strony; zgodę można w każdej chwili wycofać. Nie używamy reklamowych plików cookie. Jakie to dokładnie pliki cookie, w jakim celu i jak długo są przechowywane, opisano w naszym oświadczeniu o plikach cookie.

Jeśli ktoś wypełni formularz kontaktowy, przetwarzamy podane imię i nazwisko, adres e-mail, ewentualną nazwę firmy oraz wiadomość, aby odpowiedzieć na to pytanie. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości odpowiadania na wiadomości. Wiadomości te trafiają do naszego środowiska poczty i nie są wykorzystywane do niezamówionych reklam.

12. Bezpieczeństwo i kontakt

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed utratą lub bezprawnym przetwarzaniem. Szczegóły znajdują się w naszej umowie powierzenia przetwarzania.

W sprawie pytań dotyczących niniejszego oświadczenia lub wykonania swoich praw można skontaktować się z nami:

• E-mail: privacy@telmaar.nl
• AGENTICA z siedzibą w Hadze (Langeland 18, 2548 WE), numer Izby Handlowej 94577056, numer VAT NL005093484B44.

13. Zmiany

Możemy od czasu do czasu zmieniać niniejsze oświadczenie. Najbardziej aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.