TelMaar gizlilik beyanı

1. Biz kimiz

Lahey'de yerleşik, Hollanda Ticaret Odası'na 94577056 numarasıyla kayıtlı Mega Software, TelMaar içinde işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusudur.

2. İşleme amaçları

Kişisel verileri yalnızca aşağıdaki amaçlarla işleriz:

• Mali kayıtların tutulması (muhasebe, banka işlemleri, yevmiye kayıtları).
• Faturalama: tekliflerin ve faturaların hazırlanması, gönderilmesi ve tahsil edilmesi.
• Müşteri ilişkileri yönetimi: müşteri ve tedarikçi dosyasının, yazışmaların ve görevlerin yürütülmesi.
• Vergisel ve idari saklama yükümlülükleri dâhil olmak üzere yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

3. Hukuki dayanak

İşleme, GDPR'daki şu hukuki dayanaklardan birine veya birkaçına dayanır:

• Bir sözleşmenin ifası (GDPR madde 6/1-b), örneğin bir ürün veya hizmetin sunulması.
• Yasal yükümlülük (GDPR madde 6/1-c), örneğin vergisel saklama yükümlülüğü.
• Meşru menfaat (GDPR madde 6/1-f), örneğin müşteri ilişkisinin sürdürülmesi ve dolandırıcılığın önlenmesi.

4. Kişisel veri kategorileri

İlişkiye bağlı olarak şu verileri işleyebiliriz:

• İrtibat kişilerinin ad ve adres bilgileri, e-posta adresleri ve telefon numaraları.
• İlgili tarafın kuruluşundaki görev veya rol.
• Gerçek kişiye ulaşılabildiği ölçüde ticaret odası ve KDV numarası gibi şirket bilgileri, örneğin şahıs şirketlerinde.
• Teklifler, faturalar ve ödemelerle ilgili mali veriler (tutarlar, ödeme durumu, elle ödemede IBAN).
• İlgili tarafın dosyasına bağlı notlar, faaliyetler ve görevler.
• Müşteri portalı kullanıcılarının giriş bilgileri (e-posta adresi, oturum verileri).

5. Saklama süreleri

Kişisel veriler, yasal saklama yükümlülükleri gözetilerek, işleme amacı için gerekli olandan uzun süre saklanmaz. Mali kayıtlar (faturalar, teklifler, kayıtlar ve dayanak belgeler) için Hollanda'da 7 yıllık yasal vergisel saklama yükümlülüğü geçerlidir. Bu veriler, ilgili kişinin silme talebinden sonra da bu süre boyunca saklanır (bkz. madde 6).

Saklama yükümlülüğü kapsamına girmeyen diğer kişisel veriler, gerekli olmaktan çıktığı anda veya ilgili kişinin talebi üzerine daha önce silinir ya da anonimleştirilir.

6. İlgili kişilerin hakları

GDPR uyarınca ilgili kişilerin şu hakları vardır:

• Kendileri hakkında işlenen kişisel verilere erişim hakkı.
• Yanlış veya eksik verilerin düzeltilmesini isteme hakkı.
• Yasal saklama yükümlülüğünün sınırları içinde silme hakkı (“unutulma hakkı”): mali kayıtların dışındaki kişisel veriler silinir veya anonimleştirilir; mali kayıtların parçası olan veriler yasal sürenin sonuna kadar saklanır, ancak başka amaçlarla kullanılmaz.
• İşlemenin kısıtlanmasını isteme hakkı ve itiraz hakkı.
• Uygulanabildiği ölçüde veri taşınabilirliği hakkı.
• Hollanda Veri Koruma Kurumu'na şikâyette bulunma hakkı.

Talep, madde 11'deki iletişim bilgileri üzerinden iletilebilir. Yasal bir aylık süre içinde yanıt veririz.

7. Alt işleyenler

Hizmetimizi sunmak için, bizim adımıza kişisel veri işleyebilen şu alt işleyenlerden yararlanırız:

• Supabase: veritabanı, kimlik doğrulama ve dosya depolama.
• Vercel: barındırma ve uygulamanın çalıştırılması.
• Resend: işlemsel e-posta gönderimi.
• Stripe: çevrimiçi ödemelerin işlenmesi.
• Mollie: çevrimiçi ödemelerin işlenmesi, iDEAL dâhil.
• Cloudflare: güvenlik, DNS ve içerik dağıtımı (CDN).
• Anthropic: asistan üzerinden iletilen soruların ve belgelerin işlenmesi (bkz. madde 9).

Her alt işleyenle kişisel verilerin korunmasına ilişkin uygun düzenlemeler yapılmıştır; uygulanabildiği yerde bir veri işleyen sözleşmesiyle kayıt altına alınmıştır.

8. Avrupa Ekonomik Alanı dışına aktarım

İşleme faaliyetimiz kural olarak AEA içinde gerçekleşir. Madde 7'deki alt işleyenlerin bir kısmı Amerika Birleşik Devletleri'nde yerleşiktir veya oradan destek verebilir. Bu kapsamda kişisel veriler AEA dışında işlendiği ölçüde, bu Avrupa Komisyonu'nun bir yeterlilik kararına (AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi dâhil) veya standart sözleşme hükümlerine (SCC) dayanır ve aktarım sırasında ve durağan halde şifreleme gibi uygun teknik önlemlerle desteklenir.

9. Asistan ve otomatik karar verme

TelMaar, soruları gündelik dille yanıtlayan, fişleri ve faturaları okuyan ve kayıt ile planlama önerileri sunan bir asistan içerir. Bunun için sorulan soru ile ilgili veriler veya belgeler Anthropic tarafından işlenir. Asistan yalnızca mali role sahip kullanıcılara açıktır; diğer kullanıcıların erişimi yoktur.

Asistan yalnızca öneride bulunur. Bir kayıt, fatura veya ödeme ancak bir kullanıcı onayladıktan sonra oluşur. Dolayısıyla GDPR madde 22 anlamında, hukuki sonuç doğuran veya ilgili kişiyi benzer biçimde önemli ölçüde etkileyen, yalnızca otomatik işlemeye dayanan bir karar söz konusu değildir. İletilen veriler üçüncü tarafların modellerini eğitmek için kullanılmaz.

10. Web sitemizin ziyaretçileri ve çerezler

telmaar.nl'yi oturum açmadan ziyaret eden kişi yalnızca sayfanın gösterilmesi için teknik olarak gerekli verileri bırakır. Yalnızca gerekli ve işlevsel çerezler yerleştiriyor; analiz, reklam veya izleme çerezi kullanmıyoruz. Bunların tam olarak hangi çerezler olduğu, hangi amaçla ve ne kadar süreyle saklandığı çerez beyanımızda yer alır.

Bir kişi iletişim formunu doldurduğunda, bu soruyu yanıtlamak için verilen adı, e-posta adresini, varsa şirket adını ve mesajı işleriz. Dayanak, mesajlara yanıt verebilmeye ilişkin meşru menfaatimizdir. Bu mesajlar e-posta ortamımıza ulaşır ve istenmeyen reklam için kullanılmaz.

11. Güvenlik ve iletişim

Kişisel verileri kayba veya hukuka aykırı işlemeye karşı korumak için uygun teknik ve idari önlemler alırız. Ayrıntılar için veri işleyen sözleşmemize bakınız.

Bu gizlilik beyanı hakkındaki sorularınız veya haklarınızı kullanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz:

• E-posta: privacy@telmaar.nl
• Mega Software, Lahey'de yerleşik, ticaret odası numarası 94577056.

12. Değişiklikler

Bu gizlilik beyanını zaman zaman değiştirebiliriz. En güncel sürüm her zaman bu sayfada yer alır.