TelMaar gizlilik beyanı

1. Biz kimiz

Langeland 18, 2548 WE Lahey adresinde yerleşik, Hollanda Ticaret Odası'na 94577056 numarasıyla kayıtlı AGENTICA, TelMaar içinde işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusudur.

2. İşleme amaçları

Kişisel verileri yalnızca aşağıdaki amaçlarla işleriz:

• Mali kayıtların tutulması (muhasebe, banka işlemleri, yevmiye kayıtları).
• Faturalama: tekliflerin ve faturaların hazırlanması, gönderilmesi ve tahsil edilmesi.
• Müşteri ilişkileri yönetimi: müşteri ve tedarikçi dosyasının, yazışmaların ve görevlerin yürütülmesi.
• Vergisel ve idari saklama yükümlülükleri dâhil olmak üzere yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

3. Hukuki dayanak

İşleme, GDPR'daki şu hukuki dayanaklardan birine veya birkaçına dayanır:

• Bir sözleşmenin ifası (GDPR madde 6/1-b), örneğin bir ürün veya hizmetin sunulması.
• Yasal yükümlülük (GDPR madde 6/1-c), örneğin vergisel saklama yükümlülüğü.
• Meşru menfaat (GDPR madde 6/1-f), örneğin müşteri ilişkisinin sürdürülmesi ve dolandırıcılığın önlenmesi.

4. Kişisel veri kategorileri

İlişkiye bağlı olarak şu verileri işleyebiliriz:

• İrtibat kişilerinin ad ve adres bilgileri, e-posta adresleri ve telefon numaraları.
• İlgili tarafın kuruluşundaki görev veya rol.
• Gerçek kişiye ulaşılabildiği ölçüde ticaret odası ve KDV numarası gibi şirket bilgileri, örneğin şahıs şirketlerinde.
• Teklifler, faturalar ve ödemelerle ilgili mali veriler (tutarlar, ödeme durumu, elle ödemede IBAN).
• İlgili tarafın dosyasına bağlı notlar, faaliyetler ve görevler.
• Müşteri portalı kullanıcılarının giriş bilgileri (e-posta adresi, oturum verileri).

Mobil uygulamada ayrıca şunları işleriz: fiş fotoğrafları ve iş emirlerindeki imzalar (fişin metni telefonun kendisinde okunur) ve bildirimler için bir cihaz kodu. Parmak izi ve yüz tanıma cihazda kalır; bunları asla almayız. Uygulama konum, kişiler veya herhangi bir analiz ya da reklam yazılımı kullanmaz.

5. Saklama süreleri

Kişisel veriler, yasal saklama yükümlülükleri gözetilerek, işleme amacı için gerekli olandan uzun süre saklanmaz. Mali kayıtlar (faturalar, teklifler, kayıtlar ve dayanak belgeler) için Hollanda'da 7 yıllık yasal vergisel saklama yükümlülüğü geçerlidir. Bu veriler, ilgili kişinin silme talebinden sonra da bu süre boyunca saklanır (bkz. madde 6).

Saklama yükümlülüğü kapsamına girmeyen diğer kişisel veriler, gerekli olmaktan çıktığı anda veya ilgili kişinin talebi üzerine daha önce silinir ya da anonimleştirilir.

Bir kişi hesabını kapattığında hesap hemen kilitlenir. 30 gün sonra ad, e-posta adresi, telefon numarası ve giriş bilgileri kalıcı olarak silinir; şirketin muhasebesi yukarıdaki saklama yükümlülüğüne tabi olmaya devam eder. Şifreli yedekler 7 ila 30 gün saklanır; böylece veriler en geç 30 gün sonra yedeklerden de silinmiş olur. Hesabınızı nasıl sileceğiniz telmaar.nl/account-verwijderen sayfasında açıklanmıştır.

6. İlgili kişilerin hakları

GDPR uyarınca ilgili kişilerin şu hakları vardır:

• Kendileri hakkında işlenen kişisel verilere erişim hakkı.
• Yanlış veya eksik verilerin düzeltilmesini isteme hakkı.
• Yasal saklama yükümlülüğünün sınırları içinde silme hakkı (“unutulma hakkı”): mali kayıtların dışındaki kişisel veriler silinir veya anonimleştirilir; mali kayıtların parçası olan veriler yasal sürenin sonuna kadar saklanır, ancak başka amaçlarla kullanılmaz.
• İşlemenin kısıtlanmasını isteme hakkı ve itiraz hakkı.
• Uygulanabildiği ölçüde veri taşınabilirliği hakkı.
• Hollanda Veri Koruma Kurumu'na şikâyette bulunma hakkı.

Talep, madde 11'deki iletişim bilgileri üzerinden iletilebilir. Yasal bir aylık süre içinde yanıt veririz.

7. Alt işleyenler

Hizmetimizi sunmak için, bizim adımıza kişisel veri işleyebilen şu alt işleyenlerden yararlanırız:

• Supabase: veritabanı, kimlik doğrulama ve dosya depolama.
• Vercel: barındırma ve uygulamanın çalıştırılması.
• Resend: işlemsel e-posta gönderimi.
• Stripe: çevrimiçi ödemelerin işlenmesi.
• Mollie: çevrimiçi ödemelerin işlenmesi, iDEAL dâhil.
• Cloudflare: güvenlik, DNS ve içerik dağıtımı (CDN).
• Anthropic: asistan üzerinden iletilen soruların ve belgelerin işlenmesi (bkz. madde 9).
• Sentry: arızaların fark edilmesi için uygulamadan gelen hata bildirimlerinin toplanması. Bildirim gönderilmeden önce IBAN, e-posta adresi, KDV numarası ve telefon numarası çıkarılır.
• Expo, Google (Firebase Cloud Messaging) ve Apple (Push Notification service): telefona bildirim iletimi: bir cihaz kodu ve bildirimin metni.
• Google (ML Kit): bir fişteki metnin tanınması. Bu işlem telefonun kendisinde gerçekleşir, fotoğraf Google'a gönderilmez. Ancak ML Kit, cihaz, uygulama sürümü ve işlem hızı hakkındaki verileri tanılama ve kullanım istatistikleri için Google'a gönderir.
• Mapbox: web uygulamasında bir adres için küçük bir harita gösterme.
• overheid.io: ticaret odası numarası veya adıyla Hollanda Ticaret Sicili'nde şirket bilgilerini arama.
• postcode.tech: posta kodu ve kapı numarasından adresi tamamlama.
• Peppol ağı: bir kişinin e-fatura adresini açık Peppol kayıtlarında arama.
• Google (Analytics) ve Microsoft (Clarity): yalnızca telmaar.nl ziyaretçisinin izniyle: web sitesinin kullanımına ilişkin istatistikler (bkz. madde 10).

Her alt işleyenle kişisel verilerin korunmasına ilişkin uygun düzenlemeler yapılmıştır; uygulanabildiği yerde bir veri işleyen sözleşmesiyle kayıt altına alınmıştır.

8. Avrupa Ekonomik Alanı dışına aktarım

İşleme faaliyetimiz kural olarak AEA içinde gerçekleşir. Madde 7'deki alt işleyenlerin bir kısmı Amerika Birleşik Devletleri'nde yerleşiktir veya oradan destek verebilir. Bu kapsamda kişisel veriler AEA dışında işlendiği ölçüde, bu Avrupa Komisyonu'nun bir yeterlilik kararına (AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi dâhil) veya standart sözleşme hükümlerine (SCC) dayanır ve aktarım sırasında ve durağan halde şifreleme gibi uygun teknik önlemlerle desteklenir.

9. Birleşik Arap Emirlikleri'ndeki müşteriler

Şirketiniz Birleşik Arap Emirlikleri'nden faaliyet gösteriyorsa, yukarıdakilere ek olarak kişisel verilerin korunmasına ilişkin 2021 tarihli 45 sayılı Federal Kararname Kanunu (PDPL) geçerlidir.

Verilerinizin bulunduğu yer. Muhasebeniz Avrupa Birliği'ndeki (Frankfurt, Almanya) sunucularda tutulur. Bu, Birleşik Arap Emirlikleri dışına bir aktarımdır. Bu aktarımı, sizinle yaptığımız sözleşmenin ifası için gerekli olduğundan ve Avrupa Birliği en az PDPL ile eşdeğer bir koruma düzeyi sağladığından gerçekleştiriyoruz.

Haklarınız. Erişim, düzeltme, silme, işlemenin kısıtlanması, verilerinizin taşınabilirliği ve otomatik işlemeye itiraz hakkınız vardır. Bu hakları 12. maddedeki adres üzerinden kullanırsınız.

Şikâyetler. Verilerinizi nasıl işlediğimize katılmıyorsanız, UAE Data Office'e şikâyette bulunabilirsiniz.

Saklama süresi. Vergi kayıtlarını BAE mevzuatının gerektirdiği süre boyunca saklarız: KDV için vergi döneminin bitiminden sonra beş yıl, gayrimenkule ilişkin kayıtlar için on beş yıl.

10. Asistan ve otomatik karar verme

TelMaar, soruları gündelik dille yanıtlayan, fişleri ve faturaları okuyan ve kayıt ile planlama önerileri sunan bir asistan içerir. Bunun için sorulan soru ile ilgili veriler veya belgeler Anthropic tarafından işlenir. Asistan yalnızca mali role sahip kullanıcılara açıktır; diğer kullanıcıların erişimi yoktur.

Asistan yalnızca öneride bulunur. Bir kayıt, fatura veya ödeme ancak bir kullanıcı onayladıktan sonra oluşur. Dolayısıyla GDPR madde 22 anlamında, hukuki sonuç doğuran veya ilgili kişiyi benzer biçimde önemli ölçüde etkileyen, yalnızca otomatik işlemeye dayanan bir karar söz konusu değildir. İletilen veriler üçüncü tarafların modellerini eğitmek için kullanılmaz.

11. Web sitemizin ziyaretçileri ve çerezler

telmaar.nl'yi giriş yapmadan ziyaret eden kişi yalnızca sayfayı göstermek için teknik olarak gerekli verileri bırakır. İzin olmadan yalnızca gerekli ve işlevsel çerezler yerleştiririz. Bir ziyaretçi izin verirse, web sitesinin nasıl kullanıldığını görmek için Google Analytics ve Microsoft Clarity analitik çerezlerini de kullanırız; bu izin her zaman geri alınabilir. Reklam çerezleri kullanmayız. Bunların tam olarak hangi çerezler olduğu, amacı ve ne kadar süre saklandığı çerez beyanımızda yer alır.

Bir kişi iletişim formunu doldurduğunda, bu soruyu yanıtlamak için verilen adı, e-posta adresini, varsa şirket adını ve mesajı işleriz. Dayanak, mesajlara yanıt verebilmeye ilişkin meşru menfaatimizdir. Bu mesajlar e-posta ortamımıza ulaşır ve istenmeyen reklam için kullanılmaz.

12. Güvenlik ve iletişim

Kişisel verileri kayba veya hukuka aykırı işlemeye karşı korumak için uygun teknik ve idari önlemler alırız. Ayrıntılar için veri işleyen sözleşmemize bakınız.

Bu gizlilik beyanı hakkındaki sorularınız veya haklarınızı kullanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz:

• E-posta: privacy@telmaar.nl
• AGENTICA, Langeland 18, 2548 WE Lahey adresinde yerleşik, ticaret odası numarası 94577056, KDV numarası NL005093484B44.

13. Değişiklikler

Bu gizlilik beyanını zaman zaman değiştirebiliriz. En güncel sürüm her zaman bu sayfada yer alır.