Privacyverklaring TelMaar

1. Wie zijn wij

AGENTICA, gevestigd aan Langeland 18, 2548 WE 's-Gravenhage, ingeschreven onder KvK-nummer 94577056, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen TelMaar worden verwerkt.

2. Verwerkingsdoeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het voeren van de financiële administratie (boekhouding, banktransacties, journaalposten).
• Facturatie: het opstellen, versturen en innen van offertes en facturen.
• Klantrelatiebeheer: het onderhouden van het klant- en leveranciersdossier, correspondentie en taken.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve bewaarplichten.

3. Rechtsgrond

De verwerking is gebaseerd op een of meer van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), zoals het leveren van een product of dienst.
• Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), zoals de fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), zoals het onderhouden van de klantrelatie en het voorkomen van fraude.

4. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de relatie kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam- en adresgegevens, e-mailadres(sen) en telefoonnummer(s) van contactpersonen.
• Functie of rol binnen de organisatie van de relatie.
• Bedrijfsgegevens zoals KvK- en btw-nummer, voor zover herleidbaar tot een natuurlijk persoon, bijvoorbeeld bij eenmanszaken.
• Financiële gegevens die verband houden met offertes, facturen en betalingen (bedragen, betaalstatus, IBAN bij handmatige betaling).
• Notities, activiteiten en taken die aan het dossier van de relatie zijn gekoppeld.
• Inloggegevens van klantportaal-gebruikers (e-mailadres, sessiegegevens).

In de mobiele app verwerken wij daarnaast: foto's van bonnetjes en handtekeningen op werkbonnen (de tekst van een bonnetje wordt op de telefoon zelf gelezen), en een apparaatcode voor meldingen. Vingerafdruk en gezichtsherkenning blijven op het toestel; wij ontvangen die nooit. De app gebruikt geen locatie, geen contacten en geen analyse- of advertentiesoftware.

5. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten. Voor de financiële administratie (facturen, offertes, boekingen en onderliggende bewijsstukken) geldt in Nederland een wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Deze gegevens worden gedurende die termijn bewaard, ook na een verwijderingsverzoek van de betrokkene (zie artikel 6).

Overige persoonsgegevens die niet onder de bewaarplicht vallen, worden verwijderd of geanonimiseerd zodra zij niet langer noodzakelijk zijn, of eerder op verzoek van de betrokkene.

Sluit iemand zijn account, dan gaat het meteen op slot. Na 30 dagen worden naam, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens definitief verwijderd; de administratie van de onderneming blijft onder de bewaarplicht hierboven. Versleutelde back-ups worden 7 tot 30 dagen bewaard, zodat gegevens daar uiterlijk 30 dagen later ook uit verdwenen zijn. Hoe je je account verwijdert staat op telmaar.nl/account-verwijderen.

6. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage in de persoonsgegevens die van hen worden verwerkt.
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”), binnen de grenzen van de wettelijke bewaarplicht: persoonsgegevens buiten de financiële administratie worden verwijderd of geanonimiseerd; gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie blijven bewaard tot het einde van de wettelijke bewaartermijn, maar worden niet langer gebruikt voor andere doeleinden.
• Recht op beperking van de verwerking en recht van bezwaar.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit), voor zover van toepassing.
• Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden ingediend via de contactgegevens onder artikel 11. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand.

7. Subverwerkers

Voor de uitvoering van onze dienstverlening maken wij gebruik van de volgende subverwerkers, die persoonsgegevens namens ons kunnen verwerken:

• Supabase: database, authenticatie en bestandsopslag.
• Vercel: hosting en uitvoering van de applicatie.
• Resend: verzending van transactionele e-mail.
• Stripe: verwerking van online betalingen.
• Mollie: verwerking van online betalingen, onder andere iDEAL.
• Cloudflare: beveiliging, DNS en contentlevering (CDN).
• Anthropic: verwerking van de vragen en documenten die via de assistent worden aangeboden (zie artikel 9).
• Sentry: het verzamelen van foutmeldingen uit de applicatie, zodat storingen worden opgemerkt. IBAN, e-mailadres, btw-nummer en telefoonnummer worden eruit gehaald voordat een melding wordt verstuurd.
• Expo, Google (Firebase Cloud Messaging) en Apple (Push Notification service): bezorging van meldingen op de telefoon: een apparaatcode en de tekst van de melding.
• Google (ML Kit): het herkennen van de tekst op een bonnetje. Dat gebeurt op de telefoon zelf, de foto gaat niet naar Google. ML Kit stuurt wel gegevens over het toestel, de appversie en de verwerkingssnelheid naar Google, voor diagnose en gebruiksstatistieken.
• Mapbox: het tonen van een kaartje bij een adres in de webapplicatie.
• overheid.io: het opzoeken van bedrijfsgegevens in het Handelsregister op basis van een KvK-nummer of naam.
• postcode.tech: het aanvullen van een adres op basis van postcode en huisnummer.
• Peppol-netwerk: het opzoeken van het e-factuuradres van een relatie in de openbare Peppol-registers.
• Google (Analytics) en Microsoft (Clarity): alleen met toestemming van een bezoeker van telmaar.nl: statistieken over het gebruik van de website (zie artikel 10).

Met elke subverwerker zijn passende afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens, voor zover van toepassing vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze verwerking vindt in beginsel plaats binnen de EER. Een aantal van de subverwerkers uit artikel 7 is gevestigd in de Verenigde Staten of kan daar ondersteuning verlenen. Voor zover daarbij persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dat op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-US Data Privacy Framework) of op grond van de standaardcontractbepalingen (SCC's), aangevuld met passende technische maatregelen zoals versleuteling onderweg en in rust.

9. Klanten in de Verenigde Arabische Emiraten

Werkt uw onderneming vanuit de Verenigde Arabische Emiraten, dan geldt naast het bovenstaande Federal Decree-Law No. 45 of 2021 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (PDPL).

Waar uw gegevens staan. Uw administratie staat op servers in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland). Dat is een doorgifte buiten de Verenigde Arabische Emiraten. Wij doen die doorgifte omdat zij noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met u, en omdat de Europese Unie een beschermingsniveau kent dat ten minste gelijkwaardig is aan dat van de PDPL.

Uw rechten. U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdracht van uw gegevens en bezwaar tegen geautomatiseerde verwerking. U oefent die rechten uit via het adres in artikel 12.

Klachten. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij het UAE Data Office.

Bewaartermijn. Fiscale gegevens bewaren wij zo lang als de Emiraatse wet dat voorschrijft: voor btw vijf jaar na het einde van het belastingtijdvak, en voor gegevens over onroerend goed vijftien jaar.

10. Assistent en geautomatiseerde besluitvorming

TelMaar bevat een assistent die vragen in gewone taal beantwoordt, bonnetjes en facturen uitleest en boekings- en planningsvoorstellen doet. Daarvoor worden de gestelde vraag en de betrokken gegevens of documenten verwerkt door Anthropic. De assistent is alleen beschikbaar voor gebruikers met een financiële rol; andere gebruikers hebben er geen toegang toe.

De assistent doet uitsluitend voorstellen. Een boeking, factuur of betaling komt pas tot stand nadat een gebruiker die zelf bevestigt. Er is dus geen sprake van besluitvorming die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd en die rechtsgevolgen heeft of de betrokkene in aanmerkelijke mate treft, zoals bedoeld in artikel 22 AVG. De aangeboden gegevens worden niet gebruikt om modellen van derden te trainen.

11. Bezoekers van onze website en cookies

Wie telmaar.nl bezoekt zonder in te loggen, laat alleen de gegevens achter die technisch nodig zijn om de pagina te tonen. Zonder toestemming plaatsen wij uitsluitend noodzakelijke en functionele cookies. Geeft een bezoeker toestemming, dan gebruiken wij ook analytische cookies van Google Analytics en Microsoft Clarity om te zien hoe de website wordt gebruikt; die toestemming is op elk moment in te trekken. Advertentiecookies gebruiken wij niet. Welke cookies dat precies zijn, met welk doel en hoe lang ze bewaard blijven, staat in onze cookieverklaring.

Vult iemand het contactformulier in, dan verwerken wij de opgegeven naam, het e-mailadres, de eventuele bedrijfsnaam en het bericht om die vraag te beantwoorden. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang om op berichten te kunnen reageren. Deze berichten komen binnen op onze e-mailomgeving en worden niet gebruikt voor ongevraagde reclame.

12. Beveiliging en contact

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zie voor details onze verwerkersovereenkomst.

Voor vragen over deze privacyverklaring of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen:

• E-mail: privacy@telmaar.nl
• AGENTICA, gevestigd aan Langeland 18, 2548 WE 's-Gravenhage, KvK-nummer 94577056, btw-nummer NL005093484B44.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op deze pagina.