Privacyverklaring SURAK Finance Hub

1. Wie zijn wij

[BEDRIJFSNAAM], gevestigd te [VESTIGINGSPLAATS], ingeschreven onder KvK-nummer [KVK-NUMMER], is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen SURAK Finance Hub worden verwerkt.

2. Verwerkingsdoeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het voeren van de financiële administratie (boekhouding, banktransacties, journaalposten).
• Facturatie: het opstellen, versturen en innen van offertes en facturen.
• Klantrelatiebeheer: het onderhouden van het klant- en leveranciersdossier, correspondentie en taken.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve bewaarplichten.

3. Rechtsgrond

De verwerking is gebaseerd op een of meer van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), zoals het leveren van een product of dienst.
• Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), zoals de fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), zoals het onderhouden van de klantrelatie en het voorkomen van fraude.

4. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de relatie kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam- en adresgegevens, e-mailadres(sen) en telefoonnummer(s) van contactpersonen.
• Functie of rol binnen de organisatie van de relatie.
• Bedrijfsgegevens zoals KvK- en btw-nummer (voor zover herleidbaar tot een natuurlijk persoon, bijv. bij eenmanszaken).
• Financiële gegevens die verband houden met offertes, facturen en betalingen (bedragen, betaalstatus, IBAN bij handmatige betaling).
• Notities, activiteiten en taken die aan het dossier van de relatie zijn gekoppeld.
• Inloggegevens van klantportaal-gebruikers (e-mailadres, sessiegegevens).

5. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten. Voor de financiële administratie (facturen, offertes, boekingen en onderliggende bewijsstukken) geldt in Nederland een wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Deze gegevens worden gedurende die termijn bewaard, ook na een verwijderingsverzoek van de betrokkene (zie artikel 6).

Overige persoonsgegevens die niet onder de bewaarplicht vallen, worden verwijderd of geanonimiseerd zodra zij niet langer noodzakelijk zijn, of eerder op verzoek van de betrokkene.

6. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage in de persoonsgegevens die van hen worden verwerkt.
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering ("recht op vergetelheid"), binnen de grenzen van de wettelijke bewaarplicht: persoonsgegevens buiten de financiële administratie worden verwijderd of geanonimiseerd; gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie blijven bewaard tot het einde van de wettelijke bewaartermijn, maar worden niet langer gebruikt voor andere doeleinden.
• Recht op beperking van de verwerking en recht van bezwaar.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit), voor zover van toepassing.
• Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden ingediend via de contactgegevens onder artikel 8. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand.

7. Subverwerkers

Voor de uitvoering van onze dienstverlening maken wij gebruik van de volgende subverwerkers, die persoonsgegevens namens ons kunnen verwerken:

• Supabase — database, authenticatie en bestandsopslag.
• Vercel — hosting en uitvoering van de applicatie.
• Resend — verzending van transactionele e-mail.
• Stripe — verwerking van online betalingen.
• Mollie — verwerking van online betalingen (o.a. iDEAL).
• Cloudflare — beveiliging, DNS en contentlevering (CDN).

Met elke subverwerker zijn passende afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens, voor zover van toepassing vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

8. Beveiliging en contact

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zie voor details onze verwerkersovereenkomst.

Voor vragen over deze privacyverklaring of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met:

• Contactpersoon: [CONTACTPERSOON]
• E-mailadres: [E-MAILADRES]
• Adres: [ADRESGEGEVENS]

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op deze pagina.