Faturalama12 Eylül 20264 dk okuma süresi

E-faturalama ve Peppol: e-fatura tam olarak nedir?

Faturasını PDF olarak e-postayla gönderen çoğu kişi elektronik fatura kestiğini sanır. Öyle değil ve bu farkı görmeyen için önümüzdeki yıllarda zaman ve para kaybı olacak. E-fatura bir belge değil, yazılım tarafından okunmak üzere hazırlanmış yapılandırılmış verilerden oluşan bir dosyadır. Aşağıda bunun tam olarak ne anlama geldiğini, Peppol ve UBL'in ne olduğunu, nerede zorunlu olduğunu ve bugünden neler yapabileceğinizi bulacaksınız.

Bir masada iki ekran: soldaki ekranda bir fatura belge olarak, sağdaki ekranda aynı bilgiler bir muhasebe programında satırlar hâlinde duruyor ve iki ekran arasında turuncu bir kablo uzanıyor.

E-postayla gönderilen bir PDF neden e-fatura değildir

PDF, bir faturanın resmidir. İnsan onda bir tutar, bir tarih ve bir KDV oranı görür, ama müşterinizin yazılımı için bu, yeniden yazmadan ya da taramadan hiçbir şey çıkarılamayan bir mizanpaj bloğudur. Bunu özenle tasarlamış olsanız da, üzerinde bir barkod bulunsa da durum aynı.

E-fatura bunun tersidir: her bilginin kendi alanı olduğu bir dosya. Fatura numarası fatura numarası alanında, KDV oranı KDV oranı alanındadır. Alıcının muhasebe yazılımı bunu kimse bakmadan doğrudan okur.

Pratikteki sonucu ödeme anında görürsünüz. Bir PDF karşı tarafta yeniden yazılmalı ya da bir tanıma programından geçirilmeli; hatalar ve gecikme tam orada doğar. E-fatura ise saniyeler içinde müşterinizin sisteminde onaya hazır durur.

Peppol ve UBL nedir, aralarındaki fark ne?

UBL BİÇİMDİR: dosyanın nasıl göründüğü ve içinde hangi alanların bulunacağı konusundaki mutabakat. Bunun Avrupa standardı EN 16931 adını taşır; Hollanda'da ve AB ülkelerinin çoğunda kullanılan profilin adı ise Peppol BIS Billing 3.0. Yani bu sadece bir dosyadır: oluşturabilir, saklayabilir ve iletebilirsiniz.

Peppol ise AĞDIR: o dosyanın müşterinize ulaştığı yol. Doğrudan göndermezsiniz, bir erişim noktası üzerinden gönderirsiniz; müşteriniz de kendi erişim noktası üzerinden alır. E-posta ile karşılaştırın: UBL mesaj, Peppol ise etrafındaki posta sistemidir.

Bu ikisi sık sık birbirine karıştırılır ve yazılım karşılaştırırken bu önemlidir. E-fatura oluşturduğunu söyleyen bir paket belki yalnızca dosyayı oluşturuyordur. Peppol üzerinden göndermek, sözleşmesi ve sertifikası olan akredite bir erişim noktası gerektirir ve bu ayrı bir adımdır. Bu yüzden her zaman sorun: paket dosyayı mı oluşturuyor, yoksa gönderiyor da mı?

E-faturalama nerede şimdiden zorunlu?

Hollanda'da merkezi hükümetin tedarikçileri için yıllardır geçerli: devletin verdiği işlerin faturası elektronik kesilmek zorunda. Bir bakanlığa, bir kamu kurumuna ya da giderek daha sık bir belediyeye veya ile tedarik yapıyorsanız bununla karşılaşırsınız.

Bunun yanında büyük kurumsal müşteriler kendiliğinden talep eder. Bir konut kooperatifi ya da büyük bir tesisat firması için çalışan bir müteahhitten, arkasında bir yasa olmasa da bir noktada Peppol üzerinden teslim etmesi istenir. Küçük bir işletmenin konuyla ilk kez tanıştığı an genelde budur.

Bunun ötesinde giderek daha fazla Avrupa ülkesi şirketler arası ticaret için adım adım zorunlu hale getiriyor ve bunu genişletmeye yönelik Avrupa planları yürütülüyor. Bu tarihler kayıyor ve ülkeye göre değişiyor; bu yüzden bir yerde okuduğunuz yıla güvenmek yerine kendi durumunuz için şu anda neyin geçerli olduğunu her zaman kontrol edin.

Bir e-faturada hangi bilgiler bulunmalı?

Her faturada bulunması gerekenlerin aynısı, ama daha katı. Standart, diğer şeylerin yanında şunları zorunlu kılar: bir fatura numarası, fatura tarihi, para birimi, tedarikçinin KDV numarası, iki tarafın adı ve adresi, satır başına tutar ve KDV oranıyla bir açıklama ve bunlara ait toplamlar.

Kağıt faturadan farkı, pazarlık olmamasıdır. KDV numarası eksikse alıcı yazılım dosyayı reddeder ve onu yine de doğru okuyacak bir insan yoktur. Bu da onu kendi kayıtlarınız için iyi bir test yapar: normal faturalarınızda eksik olan ne varsa burada hemen açığa çıkar.

Şirketinizin kimliklendirmesine de dikkat edin. Tanınmanızı sağlayan numara ÜLKEYE bağlıdır: Hollanda'da bu, kendi şema koduyla birlikte ticaret odası numarasıdır; Belçika'da ya da Almanya'da başka bir kodla başka bir numara. Bunu koda sabit yazan bir yazılım, Belçikalı bir şirketi Hollanda ticaret odasına kayıtlı olduğunu söyleyerek yola çıkarır.

Bugünden neler yapabilirsiniz?

Önce sıradan faturalamanızı düzene sokun: boşluksuz sıralı bir fatura numarası, eksiksiz bir KDV numarası, müşterinizin tam adres bilgileri ve net bir açıklama ile oran içeren satırlar. Bu, e-faturalama için ek iş değil, işin kendisidir. Bunu düzenli tutan bir e-fatura üretebilir; tutmayan ilk denemede tıkanır.

Ardından yazılım sağlayıcınıza dosyayı EN 16931 ya da Peppol BIS Billing 3.0 standardına göre oluşturabiliyor mu, bir de gönderebiliyor mu diye sorun. Yalnızca dosyayı oluşturabiliyorsa başlangıç için bu gayet iyi: indirip müşterinize ya da bir Peppol hizmet sağlayıcısına verirsiniz. Gönderim o zaman baştan başlamak değil, o dosyayı teslim etmek meselesi olur.

Bir de saklamayı düşünün. Orijinal olan e-faturadır, kendiniz için yanında tuttuğunuz PDF değil. Dosya, kayıtlarınızın geri kalanıyla aynı saklama yükümlülüğüne tabidir; bu yüzden birkaç yıl sonra paket değiştirseniz bile onu bulabildiğinizden ve okunabilir kaldığından emin olun.

Sıkça sorulan sorular

E-postayla PDF olarak gönderilen bir fatura e-fatura mıdır?

Hayır. PDF bir faturanın görüntüsüdür ve insan için düşünülmüştür. E-fatura, alıcının yazılımının yeniden yazmaya ya da taramaya gerek kalmadan doğrudan okuduğu, yapılandırılmış alanları olan bir dosyadır.

Peppol ile UBL arasındaki fark nedir?

UBL dosyanın biçimidir; Avrupa standardı EN 16931'e ve pratikte Peppol BIS Billing 3.0 profiline göre. Peppol ise o dosyayı iki tarafta da erişim noktaları üzerinden müşterinize taşıyan ağdır. Bir mesaj ile etrafındaki posta sistemi gibi düşünün.

Şimdiden e-fatura göndermem gerekiyor mu?

Hollanda merkezi hükümetine tedarik yapıyorsanız zaten geçerli. Büyük kurumsal müşteriler sık sık kendiliğinden talep eder. Giderek daha fazla Avrupa ülkesi şirketler arası ticaret için adım adım zorunlu kılıyor; tarihler ülkeye göre değişiyor ve kayıyor, bu yüzden şu anda sizin için neyin geçerli olduğunu kontrol edin.

Bu yazı genel bilgi niteliğindedir, vergi veya hukuki tavsiye değildir. Şüphen varsa bir danışmana başvur; kurallar değişebilir.