Muhasebe10 Eylül 20263 dk okuma süresi

İrsaliyeler: fatura ile arasındaki fark nedir?

Bir teslimatın yanında, içinde ne olması gerektiğini gösteren bir kağıt gelir; işte o irsaliyedir. Faturaya benzer, aynı tedarikçiden gelir ve aynı kalemleri taşır, ama bambaşka bir iş görür. İkisini karıştıran kişi maliyetleri iki kez kaydeder ya da henüz faturalanmamış bir KDV'yi geri ister. Aşağıda irsaliyenin ne olduğunu, ne olmadığını ve nasıl takip edileceğini bulacaksınız.

Bir el, karton kutunun üzerindeki şeffaf poşetten irsaliyeyi çıkarıyor; sayfanın altında bir imza var. Arka planda başka kutular duruyor.

İrsaliye tam olarak nedir?

İrsaliye bir sevkiyat belgesidir: mala eşlik eder ve gönderide ne olduğunu söyler. Üzerinde kalemler ve miktarlar, genellikle bir sipariş numarası ve çoğu zaman fiyat bulunmaz. Amacı, teslimatın eksiksiz olup olmadığını ve bir hasar bulunup bulunmadığını alıcının kontrol edebilmesidir.

Fatura ise bir ödeme belgesidir: ne ödemeniz gerektiğini tutarlar, KDV ve bir ödeme vadesiyle söyler. İrsaliye NEYİN teslim edildiğiyle, fatura ise NEYE mal olduğuyla ilgilidir. Birbirlerine aittirler ama aynı sürecin iki ayrı adımıdır.

Uygulamada ikisi çoğu zaman zaman içinde ayrışır. Bir tedarikçi bu hafta teslim eder ve ay sonunda bütün teslimatları birlikte faturalar. O zaman tek bir fatura üç ya da dört irsaliyeyi kapsar; işte tam da bu yüzden onları ayrı tutmanız gerekir.

İrsaliye üzerinden KDV geri alınabilir mi?

Hayır. KDV indirimi, yasal koşulları karşılayan bir fatura gerektirir; irsaliye ise bunu karşılamaz: üzerinde genellikle tutar, KDV oranı ve fatura numarası bulunmaz. Ne kadar eksiksiz görünürse görünsün bir irsaliyeyi asla alış faturası olarak kaydetmeyin.

Bazı tedarikçiler hem irsaliye hem fatura olan tek bir belge gönderir: kalemlerin yanı sıra tutarlar ve KDV de üzerindedir. Bu mümkündür ve o zaman belge zaten bir faturadır. Bu yüzden üstte ne yazdığına değil, belgenin üzerinde ne bulunduğuna bakın: irsaliye kelimesi tek başına bir şey söylemez.

Tersi hata da olur: irsaliyeyi fatura olarak kaydetmek ve sonradan gerçek faturayı bir kez daha yanına eklemek. O zaman aynı maliyetler muhasebenizde iki kez yer alır ve ne sonucunuz ne de KDV beyannameniz tutar. Bu çoğu zaman ancak tedarikçi bakiyesi uyuşmadığında fark edilir.

İrsaliye yine de muhasebeniz için neden önemlidir?

İrsaliye, gerçekte ne geldiğinin kanıtıdır. Sonradan aldığınızdan fazlasını gösteren bir fatura gelirse, imzalı irsaliye bunu gösterebileceğiniz tek belgedir. O olmadan böyle bir tartışmada eliniz boş kalır.

Proje işlerinde iki kat değerlidir. Bir işe teslim edilen malzeme o işe aittir ve irsaliye bunun kayda geçtiği andır. İrsaliyeyi hemen projeye bağlayan kişi, sonradan hangi malzemenin hangi işe gittiğini tam olarak bilir ve doğru şekilde yansıtabilir.

Kısmi teslimatlarda ise vazgeçilmezdir. Bir sipariş üç sevkiyatta geliyorsa, üç irsaliye birlikte neyin tamamlandığını ve neyin açık kaldığını söyler. Ay sonundaki fatura bu konuda hiçbir şey söylemez.

İrsaliyeyi sonradan gelen faturayla nasıl eşleştirirsiniz?

Sipariş numarası üzerinden. Hem irsaliye hem fatura normalde aynı satın alma siparişine atıf yapar ve o numara ikisi arasındaki bağdır. İrsaliyede yoksa tedarikçiden eklemesini isteyin, çünkü bu atıf olmadan iş elle aramaya döner.

Fatura geldiğinde miktarların irsaliyelerle uyuştuğunu kontrol edin. Uygulamada buna üç yönlü eşleştirme denir: sipariş ne ısmarladığınızı, irsaliye ne aldığınızı, fatura ne ödediğinizi söyler. Bunlar birbirinden ayrılıyorsa, uyuşana kadar ödememek için bir nedendir.

İrsaliyeyi ayrı bir yığında değil, dijital olarak ve satın almanın yanında saklayın. Tezgahın yanındaki çekmecede duran bir irsaliye, fatura üç hafta sonra geldiğinde artık orada değildir; o zaman pratikte hiçbir şeyi kontrol etmeden güvene dayalı ödeme yaparsınız.

İrsaliyeler saklanmalı mı, ne kadar süreyle?

İrsaliyeler muhasebenizin parçasıdır ve dolayısıyla Hollanda'daki saklama yükümlülüğü kapsamına girer. Bir satın almanın arkasındaki hikayenin parçasıdırlar: sipariş, teslimat ve fatura birbirine aittir ve birlikte maliyetin gerçekten yapıldığını gösterirler.

Dijital saklama, fişlerde olduğu gibi, kaydedilen sürüm aslına uygun bir kopya olduğu ve saklama süresi boyunca okunabilir ve erişilebilir kaldığı sürece mümkündür. Bu yüzden teslim alma imzasını da tarayın; irsaliyeyi kanıta dönüştüren asıl o bölümdür.

Belirli bir belgenin ne kadar saklanması gerektiğinden emin değilseniz, belgenin kendisine değil neye ait olduğuna bakın. İrsaliye, daha uzun bir sürenin geçerli olduğu bir yatırıma aitse, o süre çevresindeki evrak için de geçerlidir. Tereddüt halinde bunu muhasebecinize kontrol ettirin.

Sıkça sorulan sorular

İrsaliye ile fatura arasındaki fark nedir?

İrsaliye bir sevkiyat belgesidir ve gönderide ne olduğunu, genellikle fiyatsız olarak söyler. Fatura ise tutarlar, KDV ve vade içeren bir ödeme belgesidir. Tedarikçiler dönemsel faturaladığı için tek bir fatura çoğu zaman birden fazla irsaliyeyi kapsar.

İrsaliye üzerinden KDV geri alabilir miyim?

Hayır. İndirim, yasal koşulları karşılayan bir fatura gerektirir; irsaliyede genellikle tutar, KDV oranı ve fatura numarası bulunmaz. Bunlar varsa belge fiilen bir faturadır, üstte ne yazdığından bağımsız olarak.

İrsaliyeleri saklamak zorunda mıyım?

Evet, muhasebenizin parçasıdır ve saklama yükümlülüğü kapsamına girer. Kaydedilen sürüm aslına uygun olduğu ve okunabilir ve erişilebilir kaldığı sürece dijital saklama mümkündür. Teslim alma imzasını da tarayın; irsaliyeyi kanıta dönüştüren o bölümdür.

Bu yazı genel bilgi niteliğindedir, vergi veya hukuki tavsiye değildir. Şüphen varsa bir danışmana başvur; kurallar değişebilir.