Planlama25 Ağustos 20263 dk okuma süresi

Kurulum işletmeleri için planlama yazılımı: günü kontrol altında tutun

Bir kurulum işletmesinde planlama nadiren düşünüldüğü gibi gider. Bir arıza, planlanmış bir bakım ziyaretinin önüne geçer, bir montör beklenenden erken biter ve bir müşteri araç zaten yoldayken randevuyu değiştirmek için arar. Planlama yazılımı bunu önceden mükemmel bir gün planlayarak değil, neyin değiştiğini ve kimin buna göre hareket etmesi gerektiğini hızla göstererek çözer. Bu yazıda kurulum işletmelerinde planlamanın nerede aksadığını, iyi bir yazılımın bunun için ne yaptığını ve herkes için tek bir yoğun genel görünümün neden genellikle işe yaramadığını inceliyoruz.

Bir kurulum işletmesinde planlama neden bu kadar zor?

Bir kurulum işletmesi, tek bir takvimde bir arada iyi durmayan iki iş türünü birleştirir: bakım ve kurulum gibi planlanmış işler, ve arıza gibi acil işler. Acil işler planlanmış işleri iter, ve bunu bir beyaz tahtada veya paylaşılan bir elektronik tabloda elle takip eden biri bir değişikliği kolayca kaçırır.

Buna ek olarak, planlama araç yola çıktığında bitmiyor. Randevu değiştirmek için arayan bir müşteri, malzemesi eksik olan bir montör veya planlanandan uzun süren bir iş, üç mesaj ve bir telefon görüşmesi gerektirmeden bir yere ulaşabilmelidir.

Ayak uyduramayan bir planlamanın sonucu: boşuna yol kat eden montörler, ne zaman birinin geleceğini bilmeyen müşteriler ve önceden planlamak yerine günü yangın söndürmekle geçiren bir planlayıcı.

Planlama yazılımı gerçekte neyi çözer?

İyi bir planlama yazılımı, bir değişikliği ilgilenen herkes için anında görünür kılar: montör telefonunda yeni rotayı görür, müşteri değişen saat hakkında bir mesaj alır ve planlayıcı, az önce gelen arıza için kimin hâlâ yeri olduğunu tek bakışta görür.

Yazılımın YAPMADIĞI şey de en az bunun kadar önemlidir: sizin için otomatik olarak mükemmel bir gün planlamaz. Acil işler insan işi olmaya devam eder, ve yalnızca işin, müşterinin ve montörün bağlamı olmadan bir takvim gösteren bir sistem, beyaz tahta sorununu yalnızca dijital olarak çözer, içerik olarak değil.

Asıl önemli olan, zincirdeki herkesin aynı resme sahip olmasıdır: planlayıcı, yoldaki montör ve evdeki müşteri, üç eski sürüm yerine aynı güncel plana bakar.

Herkes için tek bir yoğun genel görünüm neden işe yaramaz?

Her şeyi gösteren bir planlama ekranı, tüm işler, tüm faturalar, tüm bildirimler, kimse için anlaşılır değildir. Yoldaki bir montör, ödenmemiş faturalarla dolu bir panodan pek bir şey elde etmez, ve bir planlayıcının hangi işin bugün geciktiğini görmek için on sekmede gezinecek vakti yoktur.

TelMaar bunu bir Command Center ile çözer: tek bir ana ekran, ancak role göre farklı içerik. Montör kendi rotasını ve bugünkü işleri görür, planlayıcı günü kuşbakışı olarak, dikkat gerektiren şeylerle birlikte görür, ve üst kısımdaki bir eylem merkezi, atanmamış montörü olan bir iş veya plan zaten belirlenmişken gelen bir arıza gibi ŞİMDİ karar gerektiren şeyleri toplar.

Roller arasındaki bu ayrım kozmetik bir seçim değildir. Bir montöre ve bir planlayıcıya tam olarak aynı ekranı veren bir sistem, ikisinden de kendileri için neyin önemli olduğunu kendi başlarına ayıklamalarını ister, ve bu ayıklama tam da planlama yazılımının geri kazandırması gereken zamana mal olur.

Planlama işe ve faturaya nasıl akar?

Yalnızca takvimde var olan planlanmış bir iş henüz bir iş fişi ya da fatura değildir. Birçok işletmede aradaki bu adım elle yapılır: planlama bir sistemde, saatler ve malzemeler ayrı takip edilir, ve fatura yeniden sıfırdan hazırlanır.

Planlama, uygulama ve faturalama aynı sistemde olduğunda bu geçiş ortadan kalkar. Planlayıcının planladığı iş, montörün telefonunda gördüğü aynı iştir, saatlerini ve malzemelerini kaydettiği aynı iştir, ve iş bittiği anda taslak fatura olarak hazır olan aynı iştir.

TelMaar'ın işten paraya akış dediği şeyin özü tam olarak budur: planlamadan uygulamaya, iş fişine, faturaya ve ödemeye, arada elle yeniden yazma olmadan.

Planlama yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Bir değişikliğin yoldaki montör için ne kadar hızlı görünür hale geldiğini test edin. Yeni planı yalnızca elle senkronizasyon veya uygulamayı yeniden başlatmadan sonra gösteren yazılım, pratikte bir telefon görüşmesi kadar yavaştır.

Yazılımın bir planlayıcının ihtiyaç duyduğu şey ile bir montörün ihtiyaç duyduğu şeyi ayırt edip etmediğini kontrol edin. İki rol için tek bir görünüm genellikle ikisine de gerçekten iyi hizmet edilmediği anlamına gelir.

Son olarak, planlamanın faturalamaya kadar akıp akmadığını, yoksa hâlâ kendinizin bağlaması gereken ayrı bir parça mı olduğunu kontrol edin. Planlama ile ödeme alma arasındaki geçiş noktaları ne kadar azsa, yol boyunca gecikme veya hata riski o kadar azdır.

Sıkça sorulan sorular

Planlama yazılımı acil işleri otomatik olarak planlayabilir mi?

Hayır, acil işler bir insanın verdiği bir karar olmaya devam eder. İyi bir yazılım, kimin yeri olduğunu ve neyin kaydığını tek bakışta göstererek bu kararı kolaylaştırır.

Bir montör ve bir planlayıcı neden aynı ekranı görmemeli?

Çünkü farklı anlarda farklı bilgilere ihtiyaç duyarlar. Paylaşılan bir ekran, ikisini de neyin önemli olduğunu kendi başlarına ayıklamaya zorlar, ki bu tam olarak planlama yazılımının kazandırması gereken zamandır.

Bir planlama değişikliği yoldaki montöre hemen ulaşır mı?

Bunun için tasarlanmış bir yazılımda evet: yeni plan, montörün elle yenilemesine ya da ofisi aramasına gerek kalmadan doğrudan telefonunda görünür.

Bu yazı genel bilgi niteliğindedir, vergi veya hukuki tavsiye değildir. Şüphen varsa bir danışmana başvur; kurallar değişebilir.