Impuestos19 de junio de 20264 min de lectura

Deducir gastos profesionales: qué está permitido y qué no

Deducir gastos suena sencillo, pero las normas varían según el tipo de gasto y hay más matices de los que cabría pensar. ¿Qué puedes deducir exactamente, qué ocurre con los gastos que son en parte privados y en parte profesionales, y qué recibos debes conservar? Este artículo resume las normas más importantes.

¿Qué gastos son deducibles en principio?

Como regla general: los gastos que haces para obtener ingresos de tu empresa son deducibles. Piensa en software, herramientas, material de oficina, publicidad y gastos de teléfono que usas de forma profesional.

También entran aquí los gastos de asesoramiento, como un asesor contable o un abogado, y los seguros que están específicamente relacionados con tu empresa. La idea es siempre la misma: sin ese gasto no habrías podido hacer tu trabajo.

Los gastos totalmente privados, como una compra para casa, nunca son deducibles, ni siquiera si en ese momento estabas trabajando. La relación con tu empresa debe poder demostrarse.

¿Qué ocurre con un espacio de trabajo en casa?

Si trabajas desde una habitación de tu propia casa, se aplican condiciones estrictas antes de que puedas deducir los gastos de ese espacio de trabajo. Un criterio importante suele ser si el espacio tiene un carácter independiente, por ejemplo con entrada propia, y si ganas allí una parte sustancial de tus ingresos.

Si tu espacio de trabajo no cumple estas condiciones, normalmente no puedes deducir los gastos de vivienda, pero sí una parte de gastos menores como internet o un escritorio que usas específicamente de forma profesional.

Esta normativa tiene muchos matices y varía según la situación (vivienda de alquiler frente a vivienda en propiedad, empresa individual frente a sociedad limitada). Comprueba por ello las condiciones vigentes en la Agencia Tributaria neerlandesa (Belastingdienst) o consulta a un asesor antes de aplicarla.

¿Qué se aplica al transporte, los equipos y la formación?

Los desplazamientos profesionales con tu propio coche a menudo puedes deducirlos mediante un importe fijo por kilómetro, o bien llevas un registro de los gastos reales del coche si lo usas (casi) totalmente de forma profesional. Un registro de kilómetros completo y coherente es esencial en este caso.

Los equipos como un portátil, un teléfono o una cámara que usas de forma profesional son deducibles. Por encima de un determinado importe de compra, normalmente debes amortizar estos gastos a lo largo de varios años en lugar de deducirlos de una sola vez, esto se llama amortización.

Las formaciones y cursos que contribuyen directamente a tu profesión actual son deducibles, mientras que unos estudios para una profesión completamente nueva suelen tratarse de forma distinta. Si tienes dudas, comprueba las normas sobre gastos de formación en la Agencia Tributaria.

¿Cómo gestionas los recibos y los gastos mixtos?

Conserva siempre el recibo original o la factura digital de cada gasto profesional, también los importes pequeños. Sin justificante, la Agencia Tributaria puede rechazar una deducción, independientemente de que el gasto fuera lógicamente profesional.

En el caso de gastos mixtos, en los que usas algo en parte de forma profesional y en parte privada (piensa en un contrato de teléfono o internet en casa), solo puedes deducir la parte profesional. Mantén aquí una proporción razonable y justificada, por ejemplo en función del uso.

Una foto del recibo justo después de la compra, vinculada a la partida de gastos correcta en tu sistema de contabilidad, evita que al final del trimestre te encuentres con un montón de tíquets ilegibles.

¿Qué errores cometen más los autónomos en la deducción de gastos?

Un error habitual es deducir por completo gastos mixtos, cuando solo está permitido deducir la parte profesional. Esto se detecta con relativa rapidez en una inspección y puede dar lugar a una liquidación complementaria.

También vemos con frecuencia que los gastos de una inversión se deducen de una sola vez, cuando en realidad deberían haberse amortizado a lo largo de varios años. Esto afecta tanto a tu beneficio como a tu declaración de impuestos.

Perder simplemente los recibos es quizás el error más frecuente de todos. Un sistema en el que registras los recibos digitalmente al instante, como el que ofrece TelMaar, evita que después pierdas deducciones por falta de justificante.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el coste completo de mi contrato de internet en casa?

No, solo si usas internet exclusivamente de forma profesional. Si también lo usas de forma privada, solo deduces la parte profesional en función de una estimación razonable.

¿Debo conservar todos los recibos, también los importes pequeños?

Sí, cada justificante de un gasto profesional es necesario para respaldar la deducción ante una eventual inspección, independientemente del importe.

¿Puedo deducir un portátil por completo de una sola vez?

Depende del importe de compra. Por encima de un determinado límite, normalmente debes amortizar el gasto a lo largo de varios años. Comprueba el límite vigente en la Agencia Tributaria.

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal o legal. Si tienes dudas, consulta a un asesor; las normas pueden cambiar.