Обратно към блога
Планиране4 мин четене

Приложение за отчитане на часове на изнесена работа: точно и бързо

Който работи извън офиса, води часовете си често по начин, труден за проверка впоследствие: тефтер в микробуса, съобщение в края на деня или памет, която седмица по-късно трябва да възстанови в колко точно е започнала работата. Приложение за отчитане на часове, изградено за работа на терен, решава това, като премества записването в самия момент. В тази статия ще прочетете защо отчитането на часове на терен работи различно от офиса, какво се обърква при ръчно водене и на какво трябва да отговаря едно добро приложение.

Ръка с работна ръкавица държи във фирмен микробус телефон с голям оранжев бутон старт на екрана.

Защо отчитането на часове на терен е различно от офиса?

В офиса часовникът е прост: стартирате при влизане и спирате при излизане. На терен става дума за нещо по-точно: не само в колко започва работният ден, а колко време е отнела всяка работа, всеки проект и всеки клиент, често сменяйки се по няколко пъти на ден.

Към това се добавя, че служител на терен рядко седи на бюро в момента, в който би трябвало да отбележи часовете си. Времето за път, времето за чакане при клиент и действителното работно време се преплитат, а без система, която записва това в момента, разделянето впоследствие е въпрос на преценка.

Тази преценка е неточна не само за ведомостта, но и за фактурирането: часовете, които префактурирате на клиент, трябва да излизат, а преценен брой убеждава клиента по-малко от точно воден брой.

Какво се обърква при ръчно водене на часовете?

Най-честият проблем е забравянето: служител, зает със самата работа, забравя да отбележи навреме кога е започнал или спрял, и попълва това в края на деня по памет. Малките отклонения се събират в месечен шум, който никой не може да обясни точно.

Втори проблем е преписването: часовете на хартия или в тефтер трябва да бъдат въведени още веднъж в системата за заплати или фактуриране. Всяко преписване е шанс за грешка, а при няколко служители на ден това бързо се сумира до часове допълнителна административна работа седмично.

Трети, по-малко видим проблем: без ясна връзка между часовете и конкретна работа или проект е трудно впоследствие да се види накъде наистина е отишло времето на екипа, а значи и трудно да се калкулира точно оферта за подобна работа.

Какво трябва да може едно добро приложение за часове?

Първо: да отчита по работа, а не само по ден. Служителят трябва да може с едно докосване да стартира и спира по работа или проект, така че часовете автоматично да се свързват с правилния клиент и правилния проект, вместо да се издирват после.

Второ: да работи без интернет връзка. Както при работния фиш, приложение, което спира без покритие, изтласква служителя обратно към лист и химикал, точно към проблема, който искахте да решите.

Трето: ясен преглед както за служителя, така и за администрацията. Служителят трябва с един поглед да вижда какво вече е отчел тази седмица, а администрацията трябва да може да извади часове по клиент, проект или период, без да събира ръчно.

Как отчетените часове стигат до фактурата?

При отделни системи часовете първо се отчитат, а после отделно се пренасят във фактурирането, обикновено ръчно в края на седмицата или месеца. Това е точно преписването, което води до грешки и струва време.

Когато отчитането на часове и фактурирането са в една и същата система, отчетените часове по проект вече стоят готови като ред в чернова фактура, щом работата приключи. Някой трябва само да провери дали часовата ставка е вярна и да изпрати.

Затова TelMaar свързва часовете и проектите директно с фактурирането: часовете, които служител отчита на терен, се появяват автоматично при правилния проект и с няколко кликвания се превръщат в ред от фактура.

На какво да внимавате при избора на приложение за часове?

Тествайте дали приложението наистина отчита по работа или проект, а не води само обща сума на ден. Това разграничение определя дали ще можете да разделите фактурата по проект, или имате само обща сума за седмицата.

Проверете дали приложението продължава да работи офлайн и тествайте това наистина на място без покритие, вместо да се доверявате на обещанието в описанието на продукта.

Накрая погледнете дали отчетените часове текат автоматично към фактурирането, или това остава отделен износ и внос. Колкото по-малко ръчни стъпки между отчитането и фактурирането, толкова по-малък е шансът за грешка или забавяне.

Често задавани въпроси

Трябва ли служителят да отчита часове по работа или по ден?

По работа е по-точно: така знаете колко време е отнел всеки проект, което е важно както за фактурирането, така и за калкулирането на бъдещи оферти.

Какво става, ако служител забрави да спре часовете си?

Това е риск при всяка система. Затова изберете приложение, което показва ясен преглед на текущите отчитания, така че забравено спиране да се забелязва бързо, а не чак при фактурирането.

Могат ли отчетените часове да стигат автоматично до фактурата?

Да, ако отчитането на часове и фактурирането са в една и същата система. Часовете по проект тогава стоят готови като ред в чернова фактура, щом работата приключи.

Тази статия е обща информация и не представлява данъчен или правен съвет. При съмнение се консултирайте със съветник; правилата могат да се променят.

Още по тези теми

За кого важи това

Изчислете сами

Прочетете също

Още от тази категория