Contabilidad5 de junio de 20264 min de lectura

Obligación de conservación de la contabilidad: siete años y qué debes conservar

Todo empresario en los Países Bajos tiene una obligación legal de conservar su contabilidad, pero lo que esto significa exactamente suele quedar poco claro. ¿Cuánto tiempo debes conservar realmente las facturas y los recibos, cuenta también la conservación digital, y qué ocurre si pierdes algo? Este artículo da una respuesta práctica.

¿Cuánto tiempo dura la obligación de conservación?

La regla general es un plazo de conservación de siete años para toda tu contabilidad. Este plazo se aplica tanto a empresas individuales como a otras formas jurídicas y se basa en las normas legales de la Agencia Tributaria neerlandesa (Belastingdienst).

Para los datos sobre bienes inmuebles, como un local comercial que posees o alquilas, se aplica un plazo más largo de diez años. Esto está relacionado con el periodo más largo durante el cual puede revisarse el IVA (btw) sobre bienes inmuebles.

El plazo empieza a contar, por lo general, desde el momento en que se cierra el ejercicio fiscal al que se refieren los datos. Por tanto, no cuentes desde la fecha del propio documento, sino desde el final del ejercicio fiscal correspondiente.

¿Qué incluye exactamente la obligación de conservación?

Dentro de la obligación de conservación se incluyen, entre otros, tus facturas de venta y de compra, extractos bancarios, contratos, presupuestos que hayan dado lugar a un encargo, la administración de nóminas si tienes personal, y la contabilidad general subyacente.

También la correspondencia relevante para tu situación fiscal, como acuerdos con la Agencia Tributaria o la justificación de deducciones específicas, forma parte de la contabilidad que debes conservar.

¿Tienes dudas sobre si hay que conservar un documento? En ese caso, mejor consérvalo. El coste de almacenamiento digital adicional suele ser mucho menor que el riesgo de tener una contabilidad incompleta ante una inspección.

¿Puedo conservar mi contabilidad de forma digital?

Sí, la conservación digital está permitida, siempre que cumplas una serie de condiciones. Los datos deben poder verificarse y leerse en un plazo razonable, también después de varios años, y el almacenamiento debe ser suficientemente fiable frente a la pérdida o la manipulación.

Si escaneas tus recibos y facturas en papel, asegúrate de que la versión digital sea una representación fiel y completa del original. Algunos documentos puedes tirarlos después, pero en caso de duda comprueba las normas vigentes de la Agencia Tributaria para tu situación concreta.

Un sistema de contabilidad en el que las facturas y los recibos se guardan y archivan automáticamente, como TelMaar, hace que la conservación digital sea más sencilla que una carpeta suelta con archivos escaneados que tienes que ordenar y respaldar tú mismo.

¿Cómo lo organizas de forma práctica, sin que te quite tiempo?

Evita carpetas sueltas en distintos lugares (una caja de zapatos con recibos, una carpeta con facturas, otra carpetita con contratos) y reúne todo en un único sistema. Esto no solo facilita la conservación, sino también encontrar los documentos ante una pregunta de la Agencia Tributaria.

Convierte tu contabilidad en una parte fija de tu rutina, por ejemplo fotografiando los recibos justo después de la compra y vinculándolos a la partida de gastos correcta, en lugar de acumularlos sueltos para ponerte al día de golpe.

Asegúrate de tener una copia de seguridad fiable, también si trabajas de forma digital. Un sistema en la nube con almacenamiento automático te protege mejor frente a un disco duro estropeado o un portátil perdido que solo los archivos locales.

¿Qué ocurre si pierdes algo o lo tiras demasiado pronto?

Si en una inspección la Agencia Tributaria echa en falta la justificación de una deducción o de una parte de tu facturación, esto puede dar lugar a una corrección o a una liquidación complementaria, aunque el error haya sido involuntario. Los documentos que faltan suelen jugar en tu contra, no a tu favor.

Si aun así pierdes un documento, intenta conseguir una copia lo antes posible, por ejemplo a través del proveedor o el cliente que envió la factura original. Muchas empresas pueden facilitar un duplicado.

Aquí más vale prevenir que curar: un sistema consistente en el que nada se pierde te ahorra a largo plazo mucho más tiempo y estrés que tener que averiguar después qué documentos te faltan exactamente.

Preguntas frecuentes

¿Se aplica la obligación de conservación de siete años a todos los documentos?

Para la mayor parte de la contabilidad se aplican siete años, pero para los datos sobre bienes inmuebles se aplica un plazo más largo de diez años.

¿Puedo tirar los recibos en papel después de escanearlos?

En muchos casos sí es posible, siempre que la versión digital sea una representación completa y fiel del original. Comprueba las condiciones vigentes en la Agencia Tributaria para tu situación.

¿Desde cuándo cuenta exactamente el plazo de conservación?

El plazo empieza a contar, por lo general, desde el final del ejercicio fiscal al que se refieren los datos, no desde la fecha que figura en el propio documento.

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal o legal. Si tienes dudas, consulta a un asesor; las normas pueden cambiar.