Llevar la contabilidad en tu propio idioma: la barrera del idioma en la administración
Los Países Bajos cuentan con muchos autónomos y empresarios de origen extranjero, desde freelancers hasta propietarios de pymes. Para ellos, a la ya complicada contabilidad se suma una capa extra: la mayoría del software y los formularios están solo en neerlandés. En este artículo vemos dónde surgen los problemas, qué errores provocan con frecuencia y cómo puedes abordarlo como empresario.
¿Por qué la contabilidad ya es complicada, incluso en tu propio idioma?
Las normas contables neerlandesas están llenas de términos técnicos: declaración de IVA, régimen de pequeños empresarios, IVA soportado, deducción de gastos. Incluso los neerlandeses de nacimiento tienen que aprender estos conceptos, no son conocimiento general.
Además de la terminología, están los plazos estrictos, los campos obligatorios en las facturas y las normas sobre qué se puede y qué no se puede deducir. Esto ya es un reto para cualquier empresario que empieza.
Para quien tiene que entender estas normas en un idioma que no es su lengua materna, la dificultad se duplica: primero hay que entender el idioma y solo después la norma.
¿Qué errores surgen específicamente por la barrera del idioma?
Un problema frecuente es interpretar mal una casilla de IVA en el formulario de declaración, lo que hace que la facturación acabe en el lugar equivocado. A menudo esto solo se nota cuando la Agencia Tributaria hace una pregunta.
También ocurre que los empresarios usan un programa de contabilidad en neerlandés sin entender del todo todos los botones y campos, y por eso clasifican mal los gastos o envían una factura incompleta.
Un tercer patrón: los empresarios posponen la contabilidad porque se pierden entre tanto detalle, y acaban acumulando un retraso que en la declaración trimestral provoca estrés y trabajo hecho con prisas.
¿Qué le cuesta esto a los empresarios en la práctica?
Las declaraciones mal cumplimentadas a veces derivan en liquidaciones complementarias (un requerimiento de pago adicional por haber pagado menos impuestos de los debidos) con intereses de demora, aunque el error se debiera únicamente a un malentendido lingüístico y no a mala fe.
También vemos que algunos empresarios contratan a un gestor o contable solo para salvar la barrera del idioma, algo comprensible, pero que supone un coste adicional sobre el propio trabajo contable.
La pérdida más grande suele ser el tiempo: horas buscando el significado de un término, leer un formulario tres veces, o hacer con inseguridad una pregunta que con la traducción correcta habría quedado clara al instante.
¿Cómo ayuda una interfaz multilingüe con las normas neerlandesas?
La idea es sencilla: las normas de fondo siguen siendo cien por cien neerlandesas (los mismos tipos de IVA, los mismos plazos, los mismos campos obligatorios en la factura), pero la interfaz en la que trabajas habla tu idioma. Así entiendes lo que rellenas sin que la norma en sí cambie.
TelMaar es un ejemplo de ello: la plataforma ofrece la interfaz en varios idiomas, mientras que la lógica contable subyacente está construida sobre la normativa neerlandesa. Un botón o un nombre de campo en tu propio idioma evita muchos de los malentendidos descritos más arriba.
Eso sí, es importante distinguir entre el idioma de tu interfaz y el idioma de tus documentos. La factura a un cliente neerlandés debe estar en neerlandés, aunque tú uses el software en otro idioma. Son dos decisiones separadas.
¿Qué puedes hacer tú mismo para evitar errores?
Busca software que explique el significado de un término en el momento en que lo encuentras, en lugar de un diccionario aparte que tengas que consultar por separado. Esto evita tener que cambiar constantemente de pantalla.
Ante la duda, pregunta siempre, a la Agencia Tributaria, a un gestor o a un asesor que hable tu idioma. Una declaración mal cumplimentada es más difícil de corregir después que hacer una pregunta de antemano.
Reserva momentos fijos en la semana para tu administración, aunque sean solo veinte minutos. Los pasos pequeños y regulares evitan que una barrera de idioma se convierta en un gran retraso.
Preguntas frecuentes
¿Mi factura a un cliente neerlandés debe estar siempre en neerlandés?
Sí, el idioma del documento hacia tu cliente sigue el idioma del cliente, no el de tu propia interfaz. Un cliente neerlandés recibe, por regla general, una factura en neerlandés.
¿Una interfaz en otro idioma cambia las normas de IVA?
No, las normas fiscales neerlandesas de fondo siempre siguen siendo las mismas. Solo cambia el idioma en el que manejas el software, no la normativa en sí.
¿Es aconsejable contratar igualmente a un gestor?
En situaciones más complejas, como clientes internacionales o una empresa en crecimiento, el asesoramiento profesional suele ser útil, incluso si tu software te guía bien en tu propio idioma.
Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal o legal. Si tienes dudas, consulta a un asesor; las normas pueden cambiar.
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