Facturación12 de septiembre de 20265 min de lectura

Facturación electrónica y Peppol: ¿qué es una e-factura?

Quien envía su factura como PDF suele creer que factura electrónicamente. No es así, y esa diferencia va a costar tiempo y dinero en los próximos años a quien no la vea. Una factura electrónica no es un documento sino un archivo de datos estructurados, hecho para que lo lea un programa. Abajo verás qué significa eso, qué son Peppol y UBL, dónde ya se exige y qué puedes hacer desde hoy.

Dos monitores sobre un escritorio: en el de la izquierda una factura como documento, en el de la derecha los mismos datos como líneas en un programa de contabilidad, y un cable naranja que une las dos pantallas.

Por qué un PDF por correo no es una e-factura

Un PDF es una imagen de una factura. Una persona ve en él un importe, una fecha y un tipo de IVA, pero para el programa de tu cliente es un bloque de maquetación del que no se puede sacar nada sin teclear de nuevo o escanear. Esto vale igual si la has maquetado con cuidado y también si lleva un código de barras.

Una factura electrónica es lo contrario: un archivo en el que cada dato tiene su propio campo. El número de factura está en el campo del número de factura, el tipo de IVA en el campo del tipo de IVA. El programa de contabilidad del destinatario lo lee directamente, sin que nadie lo mire.

La consecuencia práctica se ve al pagar. Un PDF hay que teclearlo de nuevo al otro lado o pasarlo por un programa de reconocimiento, y ahí nacen los errores y el retraso. Una e-factura está en segundos en el sistema de tu cliente, lista para aprobar.

¿Qué son Peppol y UBL, y en qué se diferencian?

UBL es el FORMATO: el acuerdo sobre cómo es el archivo y qué campos deben ir dentro. La norma europea correspondiente se llama EN 16931, y el perfil que se usa en los Países Bajos y en la mayoría de los países de la UE se llama Peppol BIS Billing 3.0. Es decir, simplemente un archivo, que puedes crear, guardar y reenviar.

Peppol es la RED: la ruta por la que ese archivo llega a tu cliente. No envías directamente, sino a través de un punto de acceso, y tu cliente recibe a través de su propio punto de acceso. Compáralo con el correo electrónico: UBL es el mensaje, Peppol es el sistema postal que lo rodea.

Los dos se confunden a menudo, y eso importa al comparar programas. Un programa que dice crear facturas electrónicas quizá solo crea el archivo. Enviar por Peppol exige un punto de acceso acreditado con contrato y certificado, y eso es un paso aparte. Pregunta siempre: ¿el programa crea el archivo, o también lo envía?

¿Dónde es ya obligatoria la factura electrónica?

En los Países Bajos se aplica desde hace años a los proveedores del Estado: los encargos de la Administración central deben facturarse electrónicamente. Si suministras a un ministerio, a un organismo público o, cada vez más, a un municipio o una provincia, te lo vas a encontrar.

Además, los clientes empresariales grandes lo piden por su cuenta. Un contratista que trabaja para una entidad de vivienda social o para un gran instalador recibirá en algún momento la petición de entregar por Peppol, sin que haya una ley detrás. Ese es a menudo el momento en que una empresa pequeña se topa con ello por primera vez.

Más allá de eso, cada vez más países europeos lo van haciendo obligatorio por fases entre empresas, y hay planes europeos para ampliarlo. Esas fechas se mueven y son distintas en cada país, así que comprueba siempre qué se aplica hoy a tu situación en lugar de fiarte de un año que hayas leído en algún sitio.

¿Qué datos deben ir en una e-factura?

Los mismos que en cualquier factura, pero más estrictos. La norma exige, entre otras cosas: un número de factura, la fecha, la moneda, el número de IVA del proveedor, nombre y dirección de ambas partes, por línea una descripción con importe y tipo de IVA, y los totales correspondientes.

La diferencia con una factura en papel es que no se negocia. Si falta el número de IVA, el programa receptor rechaza el archivo, y no habrá una persona que lo lea bien de todos modos. Eso lo convierte en una buena prueba de tu propia administración: lo que falta en tus facturas normales queda aquí al descubierto de inmediato.

Fíjate también en la identificación de tu empresa. El número por el que te reconocen depende del PAÍS: en los Países Bajos es el número de la Cámara de Comercio con su propio código de esquema, en Bélgica o Alemania otro número con otro código. Un programa que lo deja fijo en el código manda a una empresa belga a decir que está inscrita en la Cámara de Comercio neerlandesa.

¿Qué puedes hacer desde hoy?

Pon primero en orden tu facturación normal: un número de factura correlativo sin huecos, un número de IVA completo, los datos de dirección completos de tu cliente y líneas con una descripción clara y un tipo. Eso no es trabajo extra para la factura electrónica, eso es el trabajo. Quien tenga eso en orden puede producir una e-factura; quien no lo tenga se atasca en el primer intento.

Pregunta después a tu proveedor de software si puede crear el archivo según EN 16931 o Peppol BIS Billing 3.0, y si además puede enviarlo. Si solo puede crear el archivo, está bien para empezar: lo descargas y lo entregas a tu cliente o a un proveedor de servicios Peppol. Enviar será entonces cuestión de aportar ese archivo, no de empezar de cero.

Y piensa en la conservación. La e-factura es el original, no el PDF que guardas al lado para ti. El archivo está sujeto al mismo deber de conservación que el resto de tu administración, así que asegúrate de encontrarlo y de que siga siendo legible, aunque cambies de programa dentro de unos años.

Preguntas frecuentes

¿Una factura enviada como PDF por correo es una e-factura?

No. Un PDF es una imagen de una factura, pensada para una persona. Una factura electrónica es un archivo con campos estructurados que el programa del destinatario lee directamente, sin teclear de nuevo ni escanear.

¿Cuál es la diferencia entre Peppol y UBL?

UBL es el formato del archivo, según la norma europea EN 16931 y en la práctica el perfil Peppol BIS Billing 3.0. Peppol es la red que lleva ese archivo hasta tu cliente, a través de puntos de acceso en ambos lados. Compáralo con un mensaje y el sistema postal que lo rodea.

¿Tengo que enviar ya facturas electrónicas?

Si suministras a la Administración central neerlandesa, ya se aplica. Los clientes empresariales grandes suelen pedirlo por su cuenta. Cada vez más países europeos lo hacen obligatorio por fases entre empresas; las fechas varían por país y se mueven, así que comprueba qué se aplica hoy a tu caso.

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal o legal. Si tienes dudas, consulta a un asesor; las normas pueden cambiar.