Администрация10 септември 2026 г.4 мин четене

Стокова разписка: каква е разликата с фактурата?

При доставка има листче с това, което трябва да е в пратката, и това е стоковата разписка (pakbon). Изглежда като фактура, идва от същия доставчик и върху нея стоят същите артикули, но върши нещо съвсем друго. Който обърка двете, осчетоводява разходите двойно или си връща btw, който още не е фактуриран. По-долу ще намерите какво стоковата разписка е и какво не е, и как да я водите.

Ръка изважда стокова разписка от пластмасов джоб върху картонена кутия; долу на листа стои подпис. На фона още кутии.

Какво точно е стоковата разписка?

Стоковата разписка е документ за доставка: тя принадлежи към стоката и казва какво има в пратката. Върху нея стоят артикули и количества, обикновено номер на заявка, а често няма цени. Целта ѝ е получателят да може да провери дали доставката е пълна и дали нищо не е повредено.

Фактурата е документ за плащане: тя казва колко трябва да платите, със суми, btw и срок за плащане. Стоковата разписка е за това КАКВО е доставено, фактурата за това КОЛКО струва. Те си принадлежат, но са две стъпки в един и същ процес.

На практика тези две често се разминават във времето. Доставчикът доставя тази седмица и фактурира в края на месеца всички доставки наведнъж. Една фактура покрива тогава три или четири стокови разписки, и точно затова трябва да ги държите отделно.

Може ли да върнете btw по стокова разписка?

Не. Приспадането на btw изисква фактура, която отговаря на законовите изисквания, а стоковата разписка не им отговаря: върху нея обикновено няма суми, няма ставка btw и няма номер на фактура. Затова никога не осчетоводявайте стокова разписка като фактура за покупка, колкото и пълна да изглежда.

Някои доставчици изпращат документ, който е стокова разписка и фактура едновременно, с артикулите и със сумите и btw. Това е допустимо, и тогава той просто е фактура. Затова гледайте какво стои върху документа, а не какво е отпечатано горе: самата дума pakbon не казва нищо.

Обратната грешка също се случва: стоковата разписка се осчетоводява като фактура, а после до нея се слага и истинската фактура. Тогава същите разходи стоят в отчетността ви два пъти и не излизат нито резултатът, нито декларацията за btw. Това често се забелязва едва когато салдото по доставчика спре да се връзва.

Защо стоковата разписка все пак е важна за отчетността ви?

Стоковата разписка е вашето доказателство за това, което действително е влязло. Идва по-късно фактура, върху която стои повече, отколкото сте получили? Тогава подписаната стокова разписка е единственият документ, с който можете да го докажете. Без разписка стоите в такъв спор с празни ръце.

При проектна работа тя се брои двойно. Материалът, доставен по дадена работа, принадлежи към тази работа, а стоковата разписка е моментът, в който това се закрепва. Който свърже разписката веднага с проекта, знае по-късно точно какъв материал е отишъл към коя работа и може да го префактурира правилно.

А при частични доставки е незаменима. Идва ли една заявка в три пратки? Тогава три стокови разписки заедно казват какво е пълно и какво още е отворено. Фактурата в края на месеца не казва нищо за това.

Как да свържете стоковата разписка с фактурата, която идва по-късно?

Чрез номера на заявката. Както разписката, така и фактурата обикновено се позовават на една и съща заявка за покупка, а този номер е нишката между двете. Липсва ли той върху разписката? Помолете доставчика да го добавя, защото без това позоваване остава ръчното търсене.

При постъпване на фактурата проверете дали количествата съвпадат със стоковите разписки. На практика това се нарича тристранно съпоставяне: заявката казва какво сте заявили, разписката какво сте получили, фактурата какво плащате. Разминават ли се? Тогава това е причина да не плащате, докато не съвпадне.

Съхранявайте разписката цифрово и при покупката, а не в отделна купчина. Стокова разписка в чекмедже до работната маса вече не е там, когато фактурата дойде три седмици по-късно, и тогава на практика не проверявате нищо и плащате на доверие.

Трябва ли да съхранявате стокови разписки и колко дълго?

Стоковите разписки принадлежат към отчетността ви и с това попадат под задължението за съхранение. Те са част от историята зад една покупка: заявката, доставката и фактурата си принадлежат, а заедно показват, че разходът наистина е направен.

Цифровото съхранение е разрешено, както при касовите бележки, докато запазената версия е вярно отражение на оригинала и през целия срок остава четима и достъпна. Затова сканирайте и подписа за получаване, защото именно тази част прави от разписката доказателство.

Съмнявате се колко дълго трябва да се съхранява конкретен документ? Тогава гледайте към какво принадлежи, а не към самия документ. Ако разписката принадлежи към инвестиция, за която важи по-дълъг срок, този срок важи и за документите около нея. При съмнение дайте това да се провери от счетоводителя ви.

Често задавани въпроси

Каква е разликата между стокова разписка и фактура?

Стоковата разписка е документ за доставка и казва какво има в пратката, обикновено без цени. Фактурата е документ за плащане със суми, btw и срок за плащане. Една фактура често покрива няколко разписки, защото доставчиците фактурират за период.

Може ли да върна btw по стокова разписка?

Не. Приспадането на btw изисква фактура, която отговаря на законовите изисквания, а върху стоковата разписка обикновено няма суми, ставка btw и номер на фактура. Ако все пак ги има, документът фактически е фактура, независимо какво е отпечатано горе.

Трябва ли да съхранявам стокови разписки?

Да, те принадлежат към отчетността ви и попадат под задължението за съхранение. Цифровото съхранение е разрешено, докато запазената версия е вярно отражение и остава четима и достъпна. Сканирайте и подписа за получаване, защото тази част прави от разписката доказателство.

Тази статия е обща информация и не представлява данъчен или правен съвет. При съмнение се консултирайте със съветник; правилата могат да се променят.