Plazo de pago y recordatorios: qué está permitido y qué funciona
Enviar una factura es una cosa, cobrarla a tiempo es otra. Muchos empresarios no saben exactamente qué plazo de pago rige por ley, ni qué intereses y gastos pueden cobrar en caso de pago tardío. En este artículo repasamos las normas y te damos una rutina de recordatorios clara y por pasos.
¿Qué plazo de pago se aplica entre empresas?
En las transacciones entre empresas (b2b), en los Países Bajos rige un plazo legal estándar de 30 días, salvo que acordéis algo distinto. Por regla general, este plazo comienza a partir de la fecha de la factura o del momento en que el cliente la recibe.
Con grandes empresas puedes acordar un plazo más largo, hasta un máximo de 60 días, siempre que no te resulte excesivamente perjudicial como proveedor. Con la administración pública como cliente, suele aplicarse un plazo fijo y más corto de 30 días.
Deja siempre por escrito y con claridad el plazo de pago acordado, tanto en tu presupuesto o contrato como en la propia factura. Sin un acuerdo claro, se aplica automáticamente el plazo legal de 30 días.
¿Qué intereses y gastos de gestión de cobro puedes cobrar?
En caso de pago tardío, puedes cobrar el interés legal de demora comercial. Este porcentaje lo fija periódicamente el gobierno y suele situarse varios puntos porcentuales por encima del tipo de interés base del Banco Central Europeo. Comprueba el porcentaje vigente en la Agencia Tributaria o en la Cámara de Comercio.
Además de los intereses, en caso de pago tardío también puedes cobrar gastos de gestión de cobro. Para su importe existe una escala legal, la llamada escala WIK (Ley de Gastos de Cobro), que aplica un porcentaje del importe pendiente con un mínimo y un máximo.
Para importes más pequeños suele aplicarse un mínimo fijo de gastos de cobro, incluso si el porcentaje calculado resultara más bajo. Indica estos gastos solo en el momento en que el plazo de pago realmente haya vencido, no antes.
¿Cómo construyes una rutina de recordatorios adecuada en tres pasos?
El paso uno es un recordatorio de pago amable, normalmente entre unos días y una semana después de vencer el plazo. Parte de la base de que se trata de un malentendido o un olvido, no de mala fe, y mantén un tono profesional pero cercano.
El paso dos es un requerimiento más formal, aproximadamente entre dos y tres semanas después del primer recordatorio, en el que indicas una nueva fecha límite de pago concreta y señalas qué consecuencias (intereses, gastos de cobro) se aplicarán si no se paga.
El paso tres es el último requerimiento o notificación formal de mora, en el que dejas claro que, si no se produce el pago, recurrirás a una agencia de cobros o considerarás acciones legales. Este paso también es necesario para poder cobrar formalmente intereses y gastos de cobro.
¿Cómo evitas que se llegue a ese punto?
Una factura clara y completa desde el principio, con un plazo de pago y unos datos de pago bien definidos, ya evita parte de los pagos tardíos. La falta de claridad provoca retrasos con más frecuencia que la mala voluntad.
Con clientes nuevos o de mayor envergadura, valora pedir un anticipo, sobre todo en encargos grandes y puntuales. Esto reduce el riesgo si el pago final acaba retrasándose.
Automatiza el envío de recordatorios para no olvidar nunca hacer el seguimiento, pero conserva la posibilidad de posponer manualmente un recordatorio con un cliente con quien acabas de acordar un plan de pago. TelMaar controla automáticamente las fechas de vencimiento y envía recordatorios según el calendario que tú configures, para que no tengas que recordarlo tú mismo.
¿Qué haces si un cliente sigue negándose a pagar?
Después de una notificación formal de mora que no da resultado, lo habitual es recurrir a una agencia de cobros o, en el caso de importes más altos, iniciar un procedimiento judicial. Sopesa aquí el coste de la gestión de cobro frente al importe pendiente.
Guarda con cuidado toda la correspondencia: la factura original, los recordatorios, los requerimientos y las posibles respuestas del cliente. Este expediente es importante si el caso escala más.
Ten en cuenta también que una buena relación a veces pesa más que un importe pequeño. Ante la duda, una conversación personal, en lugar de solo recordatorios por escrito, puede ser sorprendentemente eficaz para conseguir por fin el pago.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el plazo de pago estándar entre empresas en los Países Bajos?
El plazo legal estándar es de 30 días, salvo que las partes acuerden otro plazo, con un máximo legal de 60 días para grandes empresas.
¿Puedo cobrar gastos de cobro en cuanto vence el plazo de pago?
No, los gastos de cobro solo puedes cobrarlos después de haber requerido formalmente al cliente y de haberle dado un plazo adicional razonable. Comprueba la escala y los importes vigentes en la Agencia Tributaria o en la Cámara de Comercio.
¿Cuántos recordatorios debo enviar como mínimo antes de recurrir a una agencia de cobros?
No hay un número legal fijo, pero lo habitual es enviar un recordatorio amable, un requerimiento formal y una última notificación de mora antes de escalar el asunto.
Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal o legal. Si tienes dudas, consulta a un asesor; las normas pueden cambiar.
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