Facturar sin número de cámara de comercio: ¿se puede?
Has terminado un trabajo y hay que enviar una factura, pero no estás inscrito en la cámara de comercio neerlandesa. ¿Está permitido siquiera? La respuesta corta es: a veces sí, pero depende de qué hagas y con qué frecuencia. Abajo encontrarás cuándo puedes facturar sin número KvK, cuándo la inscripción pasa a ser obligatoria y qué cambia entonces en tu factura y en tu declaración.
¿Se puede enviar una factura sin número KvK?
Una factura es, en esencia, una solicitud de pago con una justificación debajo. La ley neerlandesa no exige que figure en ella un número de la cámara de comercio (KvK): los datos obligatorios se refieren a tu nombre y dirección, los datos de tu cliente, una fecha, un número correlativo, una descripción de lo entregado y el importe. El número KvK no está entre ellos.
Lo que sí cuenta es si la cámara de comercio considera que ejerces una actividad empresarial. Si haces algo de forma puntual, por ejemplo un único encargo para un conocido, normalmente no tienes que inscribirte y puedes facturar como particular. Esos ingresos los declaras después en tu declaración de la renta, por lo general como resultado de otras actividades.
La práctica, eso sí, es más terca que la norma. Muchos clientes empresariales quieren ver un número KvK en la factura para su propia contabilidad, y algunos programas contables de clientes rechazan una factura que no lo lleva. Poder y estar permitido son aquí dos cosas distintas.
¿Cuándo pasa a ser obligatorio inscribirse en la KvK?
El límite está en si ejerces una actividad empresarial. La cámara de comercio mira varias cosas a la vez: ¿entregas bienes o servicios de forma independiente, lo haces con cierta regularidad y pides por ello un precio acorde al mercado? Si la respuesta es sí, estás obligado a inscribirte, también con importes pequeños y también si tienes un empleo aparte.
La regularidad suele ser el punto en el que se tuerce. Un encargo al año para un vecino no es lo mismo que enviar cada mes una factura a clientes distintos. En cuanto buscas clientes de forma activa, te presentas como proveedor de un servicio o aceptas trabajo de manera estructural, la cámara de comercio te considera empresario.
La agencia tributaria neerlandesa aplica además su propia valoración para el IVA y para el impuesto sobre la renta, y esa no siempre coincide con la de la cámara de comercio. Puedes ser, por ejemplo, empresario a efectos del IVA sin serlo a efectos de la renta. Si no sabes dónde te sitúas, haz que lo compruebe un asesor contable en lugar de estimarlo tú mismo.
¿Qué se pone en una factura sin número KvK?
Los elementos obligatorios siguen siendo los mismos que en cualquier otra factura: tu nombre y dirección, el nombre y la dirección del cliente, la fecha de la factura, un número de factura único y correlativo, la fecha de entrega, una descripción clara y el importe. Si falta alguno, no es una factura válida, con o sin número KvK.
El número de factura es lo que más a menudo sale mal. Tiene que ser correlativo, o sea sin huecos y sin duplicados, incluso cuando pasan meses entre dos facturas. Así que no empieces de nuevo en 1 cada año sin poner el año delante, y lleva la serie en un solo sitio en lugar de en archivos sueltos.
Si no cobras IVA porque no eres sujeto pasivo, indícalo de forma explícita. Una factura en la que el IVA simplemente falta, sin explicación, genera preguntas en el contable de tu cliente, y esas preguntas acaban volviendo a ti.
¿Cómo funciona el IVA sin número KvK?
El IVA y la cámara de comercio son dos cosas separadas. Si eres sujeto pasivo del IVA, la agencia tributaria te asigna un número de identificación a efectos del IVA, y ese número sí debe figurar en tu factura. En la práctica la solicitud suele ir a través de tu inscripción en la KvK, por lo que ambas cosas se resuelven a la vez y parecen una sola.
Si no eres sujeto pasivo, no cobras IVA y por tanto no aparece ningún número de IVA en tu factura. Para tu cliente eso significa que no hay nada que recuperar: paga tu importe y ya está. A un cliente particular le da igual; para un cliente empresarial tu factura resulta de hecho más cara que el mismo trabajo con IVA.
Existe además el régimen para pequeñas empresas, que permite elegir no cobrar IVA por debajo de una determinada facturación anual. Eso no es lo mismo que no ser sujeto pasivo: en ese caso sí tienes número de IVA y debes darte de alta y de baja en el régimen. Averigua cuál de los dos casos te corresponde antes de configurar tu factura.
¿Qué riesgos tiene esperar demasiado?
Si sigues facturando cuando en realidad deberías estar inscrito, corres dos riesgos a la vez. El primero es que la agencia tributaria determine después que deberías haber ingresado el IVA de esas facturas. Ese IVA normalmente ya no puedes repercutirlo a tus clientes, así que sale de tu propio margen.
El segundo riesgo es quedarte sin deducciones y sin los regímenes para empresarios. Quien es empresario a efectos del impuesto sobre la renta puede, bajo ciertas condiciones, aplicar por ejemplo la deducción para autónomos y deducir gastos profesionales. Quien no está inscrito renuncia a ello durante todo el periodo que estuvo esperando.
En la práctica el umbral para inscribirse es bajo: se hace en línea, recibes tu número KvK al momento y la agencia tributaria queda informada automáticamente. Si dudas si ya has llegado a ese punto, fíjate en la regularidad de tu trabajo y no en los importes. Quien factura todos los meses es empresario, aunque las facturas sean pequeñas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar una factura sin número KvK?
Sí, si entregas algo de forma puntual y no ejerces una actividad empresarial. Los datos obligatorios de una factura no exigen un número KvK. Si trabajas para clientes con cierta regularidad, es probable que estés obligado a inscribirte y la respuesta cambia.
¿Una factura sin número KvK necesita número de IVA?
Solo si eres sujeto pasivo del IVA. Si no lo eres, no cobras IVA y no aparece ningún número. Indica entonces de forma explícita que no se ha cobrado IVA, porque de lo contrario genera preguntas en el contable de tu cliente.
¿Qué pasa si me inscribo demasiado tarde en la KvK?
La agencia tributaria puede determinar después que deberías haber ingresado el IVA de facturas anteriores, y normalmente ya no puedes recuperarlo de tus clientes. Además pierdes las deducciones para empresarios de ese periodo. Si tienes dudas, deja que un asesor contable valore tu situación.
Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal o legal. Si tienes dudas, consulta a un asesor; las normas pueden cambiar.