Albaranes: ¿en qué se diferencian de una factura?
Con una entrega viene un papel que dice qué debería haber dentro, y eso es el albarán. Se parece a una factura, viene del mismo proveedor y lleva los mismos artículos, pero hace algo completamente distinto. Quien confunde ambos contabiliza costes por duplicado o recupera un IVA que aún no se ha facturado. Abajo encontrarás qué es y qué no es un albarán, y cómo llevar su control.
¿Qué es exactamente un albarán?
Un albarán es un documento de entrega: acompaña a la mercancía y dice qué contiene el envío. Lleva artículos y cantidades, normalmente un número de pedido, y a menudo ningún precio. Su función es que el receptor pueda comprobar si la entrega está completa y si nada está dañado.
Una factura es un documento de pago: dice qué tienes que pagar, con importes, IVA y un plazo. El albarán trata de QUÉ se ha entregado, la factura de QUÉ cuesta. Van juntos, pero son dos pasos del mismo proceso.
En la práctica ambos suelen separarse en el tiempo. Un proveedor entrega esta semana y factura todas las entregas juntas a fin de mes. Una factura cubre entonces tres o cuatro albaranes, y precisamente por eso hay que mantenerlos separados.
¿Se puede recuperar el IVA con un albarán?
No. La deducción del IVA exige una factura que cumpla los requisitos legales, y un albarán no los cumple: normalmente no lleva importes, ni tipo de IVA, ni número de factura. No contabilices nunca un albarán como factura de compra, por completo que parezca.
Algunos proveedores envían un documento que es albarán y factura a la vez, con los artículos Y los importes y el IVA. Eso está permitido, y entonces simplemente es una factura. Fíjate, pues, en lo que contiene el documento y no en lo que va impreso arriba: la palabra albarán por sí sola no dice nada.
El error inverso también ocurre: contabilizar el albarán como factura y después la factura real al lado. Los mismos costes figuran entonces dos veces en tu contabilidad y ni tu resultado ni tu declaración de IVA cuadran ya. Suele notarse solo cuando el saldo del proveedor deja de conciliar.
¿Por qué importa el albarán de todas formas?
El albarán es tu prueba de lo que realmente ha llegado. Si después llega una factura con más de lo que recibiste, el albarán firmado es el único documento con el que puedes demostrarlo. Sin él te quedas con las manos vacías en esa conversación.
En obra cuenta doble. El material entregado en una obra pertenece a esa obra, y el albarán es el momento en que eso queda registrado. Quien vincula el albarán al proyecto de inmediato sabe después exactamente qué material fue a qué obra y puede repercutirlo correctamente.
Y con entregas parciales es imprescindible. Si un pedido llega en tres envíos, tres albaranes dicen juntos qué está completo y qué queda pendiente. La factura de fin de mes no dice nada de eso.
¿Cómo enlazas un albarán con la factura posterior?
Por el número de pedido. Tanto el albarán como la factura remiten normalmente al mismo pedido de compra, y ese número es el hilo entre ambos. Si falta en el albarán, pide al proveedor que lo añada, porque sin esa referencia la búsqueda se vuelve manual.
Al recibir la factura, comprueba que las cantidades coinciden con los albaranes. Esto se conoce en la práctica como conciliación a tres bandas: el pedido dice qué encargaste, el albarán qué recibiste, la factura qué pagas. Si difieren, es motivo para no pagar hasta que cuadre.
Guarda el albarán en digital y junto a la compra, no en un montón aparte. Un albarán en un cajón al lado del banco de trabajo ya no está cuando la factura llega tres semanas después, y entonces en la práctica no compruebas nada y pagas por confianza.
¿Hay que conservar los albaranes, y cuánto tiempo?
Los albaranes forman parte de tu contabilidad y, por tanto, caen bajo la obligación de conservación neerlandesa. Son parte de la historia detrás de una compra: el pedido, la entrega y la factura van juntos y muestran, en conjunto, que el gasto se hizo de verdad.
La conservación digital está permitida, igual que con los recibos, siempre que la versión guardada sea una reproducción fiel del original y siga siendo legible y accesible durante todo el plazo. Escanea también la firma de recepción, porque justo esa parte es la que convierte el albarán en prueba.
Si dudas cuánto tiempo debe conservarse un documento concreto, fíjate en a qué pertenece y no en el documento en sí. Si el albarán pertenece a una inversión con un plazo más largo, ese plazo vale también para la documentación que la rodea. Deja que tu asesor contable lo compruebe si tienes dudas.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un albarán y una factura?
Un albarán es un documento de entrega y dice qué contiene el envío, normalmente sin precios. Una factura es un documento de pago con importes, IVA y plazo. Una factura cubre a menudo varios albaranes, porque los proveedores facturan por periodo.
¿Puedo recuperar el IVA con un albarán?
No. La deducción exige una factura que cumpla los requisitos legales, y un albarán normalmente no lleva importes, ni tipo de IVA, ni número de factura. Si sí los lleva, el documento es de hecho una factura, sea cual sea el título impreso arriba.
¿Tengo que conservar los albaranes?
Sí, forman parte de tu contabilidad y caen bajo la obligación de conservación. La conservación digital está permitida mientras la versión guardada sea fiel y siga siendo legible y accesible. Escanea la firma de recepción, porque es esa parte la que convierte el albarán en prueba.
Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal o legal. Si tienes dudas, consulta a un asesor; las normas pueden cambiar.
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