Automatyzacje
Reguły jeśli-to, które zdejmują pracę z rąk, i akceptacja, która pozostaje surowa
Niektóre kroki robisz za każdym razem, a innych właśnie nie chcesz puszczać bez drugiej pary oczu. Rabat powyżej progu, drogi zakup, oferta: na to ktoś powinien spojrzeć, zanim pójdzie dalej.
Prostymi regułami jeśli-to uruchamiasz coś automatycznie przy zdarzeniu, na przykład przy zamkniętym zleceniu. Gdy taka automatyzacja zawiedzie, nigdy nie dotyka to czynności podstawowej: zlecenie pozostaje zamknięte, tylko krok następczy się nie wykonał.
Akceptacje działają właśnie odwrotnie, surowo: na rabat, ofertę, zakup i zlecenie robocze ustawiasz próg, powyżej którego ktoś musi najpierw zaakceptować, na zasadzie dwóch par oczu. Bez tej akceptacji nic nie pójdzie dalej. Jeden mechanizm jest elastyczny, drugi jest zamkiem.
Jeśli-to na zdarzeniach
Przy zamkniętym zleceniu lub innym momencie uruchom automatycznie krok następczy.
Awaria nie dotyka zlecenia
Gdy automatyzacja zawiedzie, czynność podstawowa zwyczajnie pozostaje na miejscu.
Dwie pary oczu na akceptacji
Powyżej progu ktoś inny musi najpierw zaakceptować, zanim pójdzie dalej.
Progi, które ustawiasz sam
Ustal przy rabacie, ofercie, zakupie lub zleceniu, od jakiej kwoty potrzebna jest akceptacja.
Surowo tam, gdzie trzeba
Bez wymaganej akceptacji czynność nie pójdzie dalej, bez wyjątku.
Elastycznie tam, gdzie można
Kroki rutynowe biegną same, żeby Twoja uwaga szła do właściwej pracy.
Jaką pracę oddajesz regule jeśli-to
Duża część administracji to stała reakcja na stałe zdarzenie. Jeśli protokół jest podpisany, utwórz szkic faktury. Jeśli oferta jest zaakceptowana, zaplanuj zlecenie i wyślij potwierdzenie. Jeśli faktura jest czternaście dni po terminie, wyślij przypomnienie. Dziś tę pracę robisz sam, za każdym razem.
W TelMaar takie reguły zapisujesz raz: zdarzenie, warunek i działanie. Reguła działa potem sama, a dziennik pokazuje, co zrobiła. Jeśli coś pójdzie nie tak, to też tam jest, z powodem.
Dlaczego zatwierdzenia muszą pozostać rygorystyczne
Automatyzacja nigdy nie może oznaczać, że duży rabat, drogie zamówienie zakupu lub oferta powyżej pewnej kwoty wychodzi niezauważona. Dlatego dla każdego typu dokumentu możesz ustawić próg: powyżej niego potrzebna jest druga para oczu, zanim sprawa pójdzie dalej.
Zatwierdzający dostaje powiadomienie, widzi dokument z powodem zatrzymania i zatwierdza lub odrzuca, także z telefonu. Kto, co i kiedy zatwierdził, pozostaje zapisane. Tak usuwasz rutynową pracę bez utraty kontroli nad pieniędzmi.
Najczęstsze pytania o tę funkcję
Co się dzieje, gdy automatyzacja zawiedzie?
Wtedy nie dotyka to czynności podstawowej. Zlecenie pozostaje zamknięte, a faktura wysłana; tylko automatyczny krok następczy się nie wykonał.
Na czym mogę ustawić akceptację?
Na rabacie, ofercie, zakupie i zleceniu roboczym. Powyżej progu, który ustawiasz sam, ktoś inny musi najpierw zaakceptować, na zasadzie dwóch par oczu.
Czy czynność bez akceptacji może jednak pójść dalej?
Nie. Akceptacja jest surowa: bez wymaganej zgody czynność nie pójdzie dalej. Na tym właśnie polega jej cel.
Gotowy, żeby samemu sprawdzić, jak to działa?
Zacznij bezpłatnie i odkryj w kilka minut, dlaczego TelMaar pasuje do Twojej firmy.
Zacznij bezpłatnie