الفاتورة الإلكترونية وPeppol: ما هي الفاتورة الإلكترونية بالضبط؟
من يرسل فاتورته كملف PDF بالبريد يظن غالباً أنه يفوتر إلكترونياً. الأمر ليس كذلك، وهذا الفرق سيكلف وقتاً ومالاً في السنوات القادمة لمن لا يدركه. الفاتورة الإلكترونية ليست مستنداً بل ملف بيانات منظمة، صُنع ليقرأه برنامج. ستقرأ أدناه ما يعنيه ذلك بالضبط، وما هو Peppol وما هو UBL، وأين صارت مطلوبة، وما تستطيع فعله من الآن.
لماذا ملف PDF بالبريد ليس فاتورة إلكترونية
ملف PDF صورة لفاتورة. يرى الإنسان فيه مبلغاً وتاريخاً ونسبة ضريبة، لكنه بالنسبة لبرنامج عميلك كتلة تنسيق لا يمكن استخراج شيء منها دون إعادة كتابة أو مسح ضوئي. هذا صحيح حتى لو نسّقته بعناية، وحتى لو كان عليه رمز شريطي.
الفاتورة الإلكترونية هي العكس: ملف يحتل فيه كل معطى حقلاً خاصاً به. رقم الفاتورة في حقل رقم الفاتورة، ونسبة الضريبة في حقل نسبة الضريبة. يقرأ برنامج المحاسبة عند المستلم ذلك مباشرة، دون أن ينظر إليه أحد.
ترى النتيجة العملية عند الدفع. ملف PDF يجب إعادة كتابته في الطرف الآخر أو تمريره في برنامج تعرّف، وهناك تنشأ الأخطاء والتأخير. أما الفاتورة الإلكترونية فتكون في ثوانٍ في نظام عميلك جاهزة للاعتماد.
ما هو Peppol وما هو UBL، وما الفرق؟
UBL هو الصيغة: الاتفاق على شكل الملف وعلى الحقول التي يجب أن تكون فيه. المعيار الأوروبي لذلك اسمه EN 16931، والملف الشخصي المستخدم في هولندا وفي معظم دول الاتحاد الأوروبي اسمه Peppol BIS Billing 3.0. فهذا ملف عادي إذن، يمكنك إنشاؤه وحفظه وتمريره.
Peppol هو الشبكة: المسار الذي يصل به ذلك الملف إلى عميلك. أنت لا ترسل مباشرة بل عبر نقطة وصول، وعميلك يستلم عبر نقطة الوصول الخاصة به. قارنه بالبريد الإلكتروني: UBL هو الرسالة، وPeppol هو نظام البريد المحيط بها.
يُخلط بين الاثنين كثيراً، وهذا مهم عند مقارنة البرامج. برنامج يقول إنه ينشئ فواتير إلكترونية قد يكون ينشئ الملف فقط. الإرسال عبر Peppol يتطلب نقطة وصول معتمدة مع عقد وشهادة، وهذه خطوة منفصلة. اسأل دائماً إذن: هل ينشئ البرنامج الملف، أم يرسله أيضاً؟
أين صارت الفاتورة الإلكترونية إلزامية؟
في هولندا تنطبق منذ سنوات على موردي الحكومة المركزية: عقود الدولة يجب أن تُفوتر إلكترونياً. إن كنت تورّد لوزارة أو لهيئة تنفيذية أو، بصورة متزايدة، لبلدية أو مقاطعة، فستواجه الأمر.
إلى جانب ذلك يطلبها كبار العملاء من المؤسسات من تلقاء أنفسهم. مقاول يعمل لجمعية إسكان أو لشركة تركيبات كبيرة سيُطلب منه في لحظة ما أن يورّد عبر Peppol، دون قانون يفرض ذلك. وهذه غالباً هي اللحظة التي تصطدم فيها شركة صغيرة بالأمر لأول مرة.
وفوق ذلك تجعلها دول أوروبية أكثر إلزامية على مراحل في التعامل بين الشركات، وهناك خطط أوروبية جارية لتوسيع ذلك. هذه المواعيد تتغير وتختلف من بلد إلى بلد، فتحقق دائماً مما ينطبق على حالتك في هذه اللحظة بدل الاعتماد على سنة قرأتها في مكان ما.
ما البيانات التي يجب أن تكون في الفاتورة الإلكترونية؟
نفس البيانات التي تخص أي فاتورة، لكن بصرامة أكبر. يفرض المعيار من بين أمور أخرى: رقم فاتورة، وتاريخ الفاتورة، والعملة، ورقم ضريبة المبيعات للمورد، واسم وعنوان الطرفين، ولكل سطر وصفاً مع المبلغ ونسبة الضريبة، والمجاميع المرتبطة بذلك.
الفرق عن الفاتورة الورقية أنه لا مجال للتفاوض. إن كان رقم الضريبة ناقصاً رفض البرنامج المستلم الملف، ولا يوجد إنسان يقرأه بشكل صحيح مع ذلك. وهذا يجعله فوراً اختباراً جيداً لإدارتك الخاصة: ما ينقص في فواتيرك العادية يظهر هنا على الفور.
انتبه أيضاً إلى تعريف شركتك. الرقم الذي تُعرف به مرتبط بالبلد: في هولندا هو رقم غرفة التجارة مع رمز مخطط خاص به، وفي بلجيكا أو ألمانيا رقم آخر برمز آخر. برنامج يثبّت ذلك في الشيفرة يرسل شركة بلجيكية إلى العالم وهي تقول إنها مسجلة في غرفة التجارة الهولندية.
ما تستطيع فعله من الآن؟
اهتم أولاً بأن تكون فاتورتك العادية مرتبة: رقم فاتورة متسلسل بلا فراغات، ورقم ضريبة كامل، وبيانات عنوان كاملة لعميلك، وسطور بوصف واضح ونسبة. هذا ليس عملاً إضافياً من أجل الفاتورة الإلكترونية، هذا هو العمل. من يملك ذلك مرتباً يستطيع إنتاج فاتورة إلكترونية؛ ومن لا يملكه يتعثر في المحاولة الأولى.
بعد ذلك اسأل مزوّد برنامجك إن كان يستطيع إنشاء الملف وفق EN 16931 أو Peppol BIS Billing 3.0، وإن كان يستطيع الإرسال أيضاً. إن كان يستطيع إنشاء الملف فقط فهذا جيد للبداية: تنزّله وتسلّمه لعميلك أو لمزوّد خدمة Peppol. يصبح الإرسال لاحقاً مسألة تقديم ذلك الملف، لا مسألة بدء من جديد.
وفكّر في الحفظ. الأصل هو الفاتورة الإلكترونية، لا ملف PDF الذي تحفظه لنفسك بجانبها. يخضع الملف لنفس واجب الحفظ الذي يخضع له باقي إدارتك، فاحرص على أن تجده وأن يبقى قابلاً للقراءة، حتى إن غيّرت البرنامج بعد بضع سنوات.
الأسئلة الشائعة
هل الفاتورة المرسلة كملف PDF بالبريد فاتورة إلكترونية؟
لا. ملف PDF صورة لفاتورة، مخصصة لإنسان. الفاتورة الإلكترونية ملف بحقول منظمة يقرأه برنامج المستلم مباشرة، دون إعادة كتابة أو مسح ضوئي.
ما الفرق بين Peppol وUBL؟
UBL هو صيغة الملف، وفق المعيار الأوروبي EN 16931 وعملياً وفق الملف الشخصي Peppol BIS Billing 3.0. أما Peppol فهو الشبكة التي توصل ذلك الملف إلى عميلك، عبر نقاط وصول على الجانبين. قارنه برسالة ونظام البريد المحيط بها.
هل يجب أن أرسل فواتير إلكترونية من الآن؟
إن كنت تورّد للحكومة المركزية الهولندية فالأمر ينطبق بالفعل. وكبار العملاء من المؤسسات يطلبونها غالباً من تلقاء أنفسهم. ودول أوروبية أكثر تجعلها إلزامية على مراحل في التعامل بين الشركات؛ المواعيد تختلف من بلد إلى بلد وتتغير، فتحقق مما ينطبق على حالتك الآن.
هذا المقال معلومات عامة وليس استشارة ضريبية أو قانونية. عند الشك، استشر مستشارا؛ فالقواعد قد تتغير.
المزيد عن هذه المواضيع
المزيد من هذه الفئة
- اختيار برنامج عروض الأسعار: ما الذي يجب مراعاته؟عرض السعر في وورد يستغرق وقتا وقد يحدث فيه خطأ. يشرح هذا المقال أين يُحدث برنامج عروض الأسعار فرقا وكيف تختار جيدا.
- مقارنة برامج الفوترة للعاملين لحسابهم الخاص: ما الذي يجب مراعاتهتعد كل برامج الفوترة بالشيء نفسه: فوترة أسرع. تساعدك هذه المعايير على مقارنة برامج العمل الحر فعليا، بعيدا عن السعر وحده.
- إنشاء الفاتورة: هذه هي المتطلبات القانونية في هولنداما البيانات التي يجب أن تظهر إلزاميًا على الفاتورة الهولندية؟ شرح لرقم ضريبة القيمة المضافة ورقم الفاتورة وغيرها، مع أكثر الأخطاء شيوعًا وعواقبها.