التخطيط والمهام
من الموعد في التقويم إلى الفاتورة، دون إعادة كتابة
بين الموعد والفاتورة يقع العمل نفسه، وهو تحديداً ما لا يسجّله أي برنامج محاسبي. لذلك تكتب العميل نفسه في تطبيق التقويم، وفي تطبيق أوامر الشغل، ومرة أخرى في محاسبتك، وفي نهاية الشهر عليك أن تكتشف بنفسك أي مهمة لم تصدر لها فاتورة.
في TelMaar المهمة هي حلقة الوصل. مهمة واحدة عند عميل واحد، وتتعلق بها المواعيد في التقويم والساعات المسجلة والمواد وفاتورة المورد ورحلة الذهاب إلى هناك. ما تُدخله وأنت في الطريق ينتظرك في المساء كبند في الفاتورة.
ترى هامش ربحك والمهمة ما زالت جارية بدل أن تنتظر الحساب السنوي: بمجرد أن ترفق فاتورة الشراء تعرف ما يتبقى في الأسفل.
إصدار الفاتورة بعد ذلك زر واحد. تتحول الساعات والمواد ورسوم الانتقال إلى بنود فاتورة بنسبة الضريبة الصحيحة لكل بند. وإذا كنت تعمل بدفعات مقدمة، فإن الفاتورة النهائية تخصم الدفعات المصدرة سابقاً بشكل ظاهر. وعدة مهام صغيرة للعميل نفسه تُجمع في فاتورة واحدة مجمّعة.
مهمة من التقويم
اضبط الموعد على نوع المهمة فتُنشأ المهمة معه مباشرة، ومعها عنوان العميل.
الساعات والمواد عليها
أزرار سريعة للساعات، ومواد من قائمة منتجاتك، وفواتير ورحلات كتكاليف.
الهامش أثناء المهمة
ما تضعه فيها وما يخرج منها، ظاهر قبل أن تُصدر الفاتورة.
لوحة تخطيط لفريقك
من يفعل ماذا اليوم. اسحب مهمة إلى زميل فيستقيم التقويمان من جديد.
صيانة متكررة
الصيانة السنوية أو الشهرية تُنشئ مهمة جديدة من تلقاء نفسها، قبل الموعد بوقت كافٍ.
اتفاقات سعرية لكل عميل
سعر ساعتك المعتاد ورسوم الانتقال، مع اتفاق مختلف للعملاء الذين لديهم اتفاق خاص.
لماذا لا يعرف تطبيق المواعيد وبرنامج المحاسبة بعضهما
يعرف تطبيق المواعيد أين تكون، ويعرف برنامج المحاسبة ما فوترته. أما العمل نفسه الذي يقع بينهما فلا يعرفه أي منهما. لهذا تكتب اسم العميل ثلاث مرات وتنسى فوترة عمل في نهاية الشهر. في شركة فيها خمسة فنيين يعني ذلك بسهولة بضع مئات من اليورو شهريا تبقى دون تحصيل.
يضع TelMaar العمل في المنتصف. الموعد والساعات والمواد وإيصال تاجر الجملة والرحلة كلها مرتبطة بالعمل نفسه. لا تحتاج إلى إعادة كتابة شيء، لأن كل ما تدخله موجود بالفعل في مكانه الصحيح جاهزا للفاتورة.
كيف يتكامل التخطيط والفوترة في TelMaar
تخطط العمل في المواعيد، وبمجرد أن يدخل الفني الساعات والمواد ترى الهامش يرتفع. تعرض لوحة التخطيط من يكون أين كل يوم؛ اسحب عملا إلى زميل فتصبح المواعيد الاثنتان صحيحتين من جديد. تنشئ الصيانة الدورية نفسها قبل الموعد بوقت كاف، فلا تنسى فحصا سنويا أبدا.
بعد ذلك تكون الفوترة زرا واحدا. يتحول العمل إلى فاتورة بنسبة ضريبة القيمة المضافة الصحيحة لكل سطر، وتخصم الدفعات المقدمة بشكل مرئي، وتجمع الأعمال الصغيرة للعميل نفسه في فاتورة مجمعة واحدة. هكذا تعرف في أي لحظة أي الأعمال لم تفوتر بعد، بدلا من إعادة بنائها في نهاية الربع.
أسئلة شائعة عن هذه الميزة
كيف أعرف أي المهام لم تُفوتر بعد؟
تبقى كل مهمة منتهية ظاهرة حتى تدخل في فاتورة، فلا تحتاج في آخر الشهر أن تتذكر بنفسك ما نسيته.
هل أستطيع جدولة عدة فنيين في الوقت نفسه؟
نعم. تعرض لوحة الجدولة فريقك كله يومًا بيوم، وتُدرج مهمة عاجلة بينها دون إزاحة الباقي.
هل عليّ إدخال العميل مرتين، للتقويم وللفاتورة؟
لا. المهمة تحمل العميل والساعات والمواد، وكل ذلك ينتقل إلى الفاتورة.