الأتمتة
قواعد إذا-فحينئذ تتولى العمل عنك، وموافقة تبقى صارمة
بعض الخطوات تكررها في كل مرة، وأخرى لا تريد أن تمرّ دون زوج ثانٍ من العيون. خصم يتجاوز حدًا، أو شراء مكلف، أو عرض سعر: هذه ينبغي أن ينظر فيها أحد قبل أن تمضي.
بقواعد إذا-فحينئذ البسيطة تجعل شيئًا يبدأ تلقائيًا عند وقوع حدث، مثلاً عند إنهاء مهمة. وإن فشلت مثل هذه الأتمتة، فلا يمسّ ذلك أبدًا الإجراء الأصلي: تبقى المهمة منجزة، وحده الخطوة اللاحقة لم تتم.
أما الموافقات فتعمل بالعكس تمامًا، بصرامة: على الخصم وعرض السعر والشراء وأمر العمل تضع حدًا يجب فوقه أن يوافق أحد أولاً، بمبدأ العينين الأربع. ودون تلك الموافقة لا يمضي الأمر. أحد النظامين مرن، والآخر قفل.
إذا-فحينئذ على الأحداث
اجعل خطوة لاحقة تبدأ تلقائيًا عند إنهاء مهمة أو لحظة أخرى.
الفشل لا يمسّ المهمة
إن أخفقت أتمتة، يبقى الإجراء الأصلي قائمًا كما هو.
عينان أربع على الموافقة
فوق حدٍّ معيّن يجب أن يوافق شخص آخر أولاً قبل أن يمضي الأمر.
حدود تضعها بنفسك
حدّد لكل خصم أو عرض سعر أو شراء أو أمر عمل المبلغ الذي تلزم الموافقة فوقه.
صارم حيث يجب
دون الموافقة المطلوبة لا يمضي الإجراء، بلا استثناء.
مرن حيث يمكن
تمضي الخطوات الروتينية تلقائيًا، لينصرف انتباهك إلى العمل الحقيقي.
أي عمل تسنده إلى قاعدة إذا-فحينئذ
كثير من العمل الإداري رد فعل ثابت على حدث ثابت. إذا وقع أمر العمل، أنشئ مسودة فاتورة. إذا قبل عرض السعر، خطط العمل وأرسل تأكيدا. إذا تجاوزت الفاتورة موعدها بأربعة عشر يوما، أرسل تذكيرا. هذا العمل تقوم به الآن بنفسك في كل مرة.
في TelMaar تحدد هذه القواعد مرة واحدة: حدث وشرط وإجراء. تعمل القاعدة بعدها من تلقاء نفسها وترى في سجل ما فعلته. إذا حدث خطأ يكون هناك أيضا مع السبب.
لماذا يجب أن تبقى الموافقات صارمة
يجب ألا تعني الأتمتة أبدا أن خصما كبيرا أو أمر شراء باهظا أو عرض سعر فوق مبلغ معين يخرج دون أن يراه أحد. لذلك يمكنك تحديد حد لكل نوع مستند: فوقه يلزم زوج عيون ثان قبل المتابعة.
يتلقى الموافق إشعارا ويرى المستند مع سبب إيقافه ويوافق أو يرفض، من هاتفه أيضا. يبقى مسجلا من وافق على ماذا ومتى. هكذا تزيل العمل الروتيني دون أن تفقد السيطرة على المال.
أسئلة شائعة عن هذه الميزة
ماذا يحدث إن فشلت أتمتة؟
لا يمسّ ذلك الإجراء الأصلي. تبقى المهمة منجزة أو تبقى الفاتورة مُرسَلة؛ وحده الخطوة اللاحقة التلقائية لم تتم.
على ماذا يمكنني ضبط موافقة؟
على الخصم وعرض السعر والشراء وأمر العمل. فوق الحد الذي تضعه بنفسك، يجب أن يوافق شخص آخر أولاً، بمبدأ العينين الأربع.
هل يمكن أن يمضي إجراء دون موافقة رغم ذلك؟
لا. الموافقة صارمة: دون الموافقة المطلوبة لا يمضي الإجراء. وهذا هو الغرض منها بالضبط.