إشعارات التسليم: ما الفرق بينها وبين الفاتورة؟
تأتي مع كل شحنة ورقة تبيّن ما ينبغي أن يكون بداخلها، وهي إشعار التسليم. يشبه الفاتورة، ويأتي من المورّد نفسه، ويحمل الأصناف نفسها، لكنه يؤدي دورًا مختلفًا تمامًا. ومن يخلط بينهما يقيّد التكاليف مرتين أو يسترد ضريبة لم تُفوتر بعد. ستجد فيما يلي ما هو إشعار التسليم وما ليس هو، وكيف تتابعه.
ما هو إشعار التسليم بالضبط؟
إشعار التسليم مستند شحن: يرافق البضاعة ويبيّن ما في الشحنة. تظهر عليه الأصناف والكميات، وعادةً رقم طلب، وفي الغالب لا تظهر أسعار. والغرض منه أن يتمكن المستلم من التحقق مما إذا كانت الشحنة كاملة وما إذا كان شيء قد تضرّر.
أما الفاتورة فمستند سداد: تبيّن ما عليك دفعه، بمبالغ وضريبة قيمة مضافة ومهلة سداد. إشعار التسليم يتعلّق بما جرى تسليمُه، والفاتورة بما يكلّفه ذلك. هما مرتبطان، لكنهما خطوتان في العملية نفسها.
وفي الواقع العملي يتباعد الاثنان زمنيًا في الغالب. فالمورّد يسلّم هذا الأسبوع ويصدر في نهاية الشهر فاتورة واحدة عن كل عمليات التسليم. عندئذ تغطي فاتورة واحدة ثلاثة أو أربعة إشعارات تسليم، ولهذا بالذات يجب الفصل بينها.
هل يمكن استرداد الضريبة على إشعار التسليم؟
لا. فخصم ضريبة القيمة المضافة يستلزم فاتورة تستوفي الشروط القانونية، وإشعار التسليم لا يستوفيها: إذ لا تظهر عليه عادةً مبالغ ولا نسبة ضريبة ولا رقم فاتورة. فلا تقيّد إشعار تسليم كفاتورة شراء أبدًا، مهما بدا مكتملًا.
وبعض المورّدين يرسلون مستندًا يجمع بين إشعار التسليم والفاتورة معًا، بالأصناف والمبالغ والضريبة. وهذا جائز، ويكون المستند عندئذ فاتورة ببساطة. فانظر إذن إلى ما يتضمّنه المستند لا إلى ما هو مطبوع في أعلاه: كلمة إشعار تسليم لا تعني شيئًا بحد ذاتها.
ويقع الخطأ المعاكس أيضًا: تقييد إشعار التسليم كفاتورة، ثم تقييد الفاتورة الحقيقية بجانبه لاحقًا. فتظهر التكاليف نفسها مرتين في محاسبتك، ولا تعود نتيجتك ولا إقرارك الضريبي متّسقين. وغالبًا لا يظهر ذلك إلا حين يتوقف رصيد المورّد عن المطابقة.
لماذا يظل إشعار التسليم مهمًا لمحاسبتك؟
إشعار التسليم هو دليلك على ما وصل فعلًا. فإذا جاءت لاحقًا فاتورة بأكثر مما استلمت، كان الإشعار الموقَّع المستند الوحيد الذي تثبت به ذلك. وبدونه تقف في هذا النقاش خالي الوفاض.
وفي أعمال المشاريع تتضاعف أهميته. فالمواد التي تُسلَّم في موقع عمل تخص ذلك العمل، وإشعار التسليم هو اللحظة التي يُثبَّت فيها ذلك. ومن يربط الإشعار بالمشروع فورًا يعرف لاحقًا بالضبط أي مواد ذهبت إلى أي عمل، ويستطيع تحميلها بشكل صحيح.
وفي التسليمات الجزئية لا غنى عنه. فإذا وصل طلب على ثلاث شحنات، قالت ثلاثة إشعارات معًا ما اكتمل وما بقي معلّقًا. أما فاتورة نهاية الشهر فلا تقول شيئًا عن ذلك.
كيف تربط إشعار التسليم بالفاتورة التي تأتي لاحقًا؟
عبر رقم الطلب. فكل من إشعار التسليم والفاتورة يشير عادةً إلى أمر الشراء نفسه، وذلك الرقم هو الخيط بينهما. وإذا غاب عن الإشعار فاطلب من المورّد إضافته، لأن البحث يصبح يدويًا من دون تلك الإشارة.
وعند وصول الفاتورة تحقّق من تطابق الكميات مع إشعارات التسليم. ويُسمّى هذا عمليًا المطابقة الثلاثية: أمر الشراء يقول ماذا طلبت، وإشعار التسليم ماذا استلمت، والفاتورة ماذا تدفع. فإذا اختلفت الثلاثة كان ذلك سببًا لعدم السداد حتى تتطابق.
واحفظ إشعار التسليم رقميًا ومع عملية الشراء، لا في كومة منفصلة. فالإشعار الموضوع في درج بجوار طاولة العمل لا يكون موجودًا حين تصل الفاتورة بعد ثلاثة أسابيع، وعندها لا تراجع شيئًا عمليًا وتدفع على أساس الثقة.
هل يجب حفظ إشعارات التسليم، وكم من الوقت؟
إشعارات التسليم جزء من محاسبتك، ومن ثمّ تدخل ضمن التزام الحفظ الهولندي. فهي جزء من قصة عملية الشراء: أمر الشراء والتسليم والفاتورة يخصّ بعضها بعضًا، وتُظهر مجتمعةً أن التكلفة تكبّدت فعلًا.
والحفظ الرقمي مسموح، كما هو الحال في الإيصالات، ما دامت النسخة المحفوظة صورة أمينة للأصل وتبقى مقروءة ومتاحة طوال مدة الحفظ. فامسح كذلك توقيع الاستلام، لأن هذا الجزء تحديدًا هو ما يجعل الإشعار دليلًا.
وإذا ترددت في المدة التي يجب حفظ مستند بعينه خلالها، فانظر إلى ما ينتمي إليه لا إلى المستند نفسه. فإن كان الإشعار يخص استثمارًا تسري عليه مدة أطول، سرت تلك المدة على الأوراق المحيطة به أيضًا. واترك محاسبك يتحقق من ذلك عند الشك.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين إشعار التسليم والفاتورة؟
إشعار التسليم مستند شحن يبيّن ما في الشحنة، عادةً بلا أسعار. أما الفاتورة فمستند سداد بمبالغ وضريبة ومهلة. وغالبًا تغطي فاتورة واحدة عدة إشعارات، لأن المورّدين يصدرون الفواتير عن فترة.
هل يمكنني استرداد الضريبة على إشعار تسليم؟
لا. فالخصم يستلزم فاتورة تستوفي الشروط القانونية، وإشعار التسليم لا تظهر عليه عادةً مبالغ ولا نسبة ضريبة ولا رقم فاتورة. فإن ظهرت، كان المستند فاتورةً فعليًا مهما كان المطبوع في أعلاه.
هل يجب أن أحفظ إشعارات التسليم؟
نعم، فهي جزء من محاسبتك وتدخل ضمن التزام الحفظ. والحفظ الرقمي مسموح ما دامت النسخة المحفوظة أمينة وتبقى مقروءة ومتاحة. وامسح توقيع الاستلام معها، فهذا الجزء هو ما يجعل الإشعار دليلًا.
هذا المقال معلومات عامة وليس استشارة ضريبية أو قانونية. عند الشك، استشر مستشارا؛ فالقواعد قد تتغير.
المزيد عن هذه المواضيع
المزيد من هذه الفئة
- مسح الإيصالات ضوئيًا: من ورقة الصندوق إلى محاسبة متّسقةكيف تمسح الإيصالات ضوئيًا بحيث تُحتسب لضريبة القيمة المضافة ولالتزام الحفظ؟ ما الذي يجب أن يبقى مقروءًا، ومتى يمكن التخلص من الورق، وأكثر الأخطاء شيوعًا.
- الموظفون متعددو اللغات والمحاسبة: كيف تحافظ على السيطرة؟هل يعمل فريقك بعدة لغات؟ اقرأ كيف تحافظ على المحاسبة في مكان واحد ووفق القواعد الهولندية، دون ارتباك بسبب اللغة.
- المحاسبة بلغتك الأم: حاجز اللغة في الإدارة الماليةقواعد المحاسبة الهولندية صعبة أصلًا، فما بالك بلغة أجنبية. اقرأ عن الأخطاء التي يسببها ذلك وكيف تساعد الواجهة متعددة اللغات.