Задължение за съхранение: седем години и какво да пазите
Всеки предприемач в Нидерландия има законово задължение да съхранява отчетността си, но какво точно означава това често остава мъгляво. Колко дълго трябва всъщност да пазите фактури и касови бележки, важи ли и цифровото съхранение и какво става, ако нещо се загуби? Тази статия дава практичен отговор.
Колко дълго важи задължението за съхранение?
Основното правило е срок за съхранение от седем години за цялата ви отчетност. Този срок важи както за едноличните дейности, така и за другите правни форми и се основава на правилата на нидерландската данъчна служба (Belastingdienst).
За данни относно недвижими имоти, например фирмено помещение, което притежавате или наемате, важи по-дълъг срок от десет години. Това е свързано с по-дългия период, в който btw върху недвижим имот може да бъде коригиран.
Срокът по правило започва да тече от момента, в който финансовата година, за която се отнасят данните, е приключила. Затова не го смятайте от датата на самия документ, а от края на съответната финансова година.
Какво точно обхваща задължението за съхранение?
Задължението за съхранение обхваща между другото фактурите ви за продажби и покупки, банковите извлечения, договорите, офертите, довели до поръчка, ведомостите, ако имате персонал, и стоящата под всичко това главна книга.
Също и кореспонденцията, която е от значение за данъчното ви положение, например договорености с Belastingdienst или обосновка на конкретни приспадания, принадлежи към документацията, която трябва да съхранявате.
Съмнявате се дали един документ трябва да се запази? Тогава по-добре го запазете. Разходът за допълнително цифрово пространство обикновено е много по-нисък от риска на непълна отчетност при проверка.
Може ли да съхранявам отчетността си цифрово?
Да, цифровото съхранение е разрешено, ако изпълнявате няколко условия. Данните трябва да са проверими и четими в разумен срок, също и след години, а съхранението трябва да е достатъчно надеждно срещу загуба или манипулация.
Сканирате хартиени бележки и фактури? Погрижете се цифровата версия да е вярно и пълно отражение на оригинала. Някои документи може след това да изхвърлите, но при съмнение проверете актуалните правила на Belastingdienst за вашата конкретна ситуация.
Счетоводна система, в която фактурите и бележките се запазват и архивират автоматично, като TelMaar, прави цифровото съхранение по-лесно от отделна папка със сканирани файлове, която сами трябва да подреждате и архивирате.
Как да уредите това практично, без да ви струва време?
Избягвайте отделни папки на различни места (кутия за обувки с бележки, папка с фактури, друга папчица с договори) и съберете всичко в една система. Това улеснява не само съхранението, но и намирането при въпрос от Belastingdienst.
Направете от отчетността постоянна част от рутината си, например като снимате бележките веднага след покупка и ги свързвате с правилното разходно перо, вместо да ги събирате разпръснато за едно голямо наваксване.
Погрижете се за надеждно резервно копие, също и когато работите цифрово. Система в облака с автоматично запазване ви защитава по-добре от развален твърд диск или изгубен лаптоп, отколкото само локални файлове.
Какво става, ако нещо се загуби или го изхвърлите твърде рано?
Ако при проверка Belastingdienst не намери обосновка за приспадане или за част от оборота ви, това може да доведе до корекция или допълнително начисляване, също и когато грешката е била неумишлена. Липсващите документи обикновено работят във ваша вреда, не в ваша полза.
Все пак сте загубили документ? Тогава опитайте възможно най-бързо да се снабдите с копие, например от доставчика или клиента, който е изпратил първоначалната фактура. Много фирми могат да издадат дубликат.
Тук наистина е по-добре да се предотврати, отколкото да се лекува: последователна система, в която нищо не се отделя, ви спестява в дългосрочен план много повече време и напрежение от това после да сглобявате кои документи точно липсват.
Често задавани въпроси
За всички документи ли важи седемгодишното задължение за съхранение?
За повечето от отчетността важат седем години, но за данни относно недвижими имоти важи по-дълъг срок от десет години.
Може ли да изхвърля хартиените бележки, след като ги сканирам?
В много случаи това е допустимо, ако цифровата версия е пълно и вярно отражение на оригинала. Проверете актуалните условия за вашата ситуация при Belastingdienst.
От кога точно се брои срокът за съхранение?
Срокът по правило започва да тече от края на финансовата година, за която се отнасят данните, а не от датата върху самия документ.
Тази статия е обща информация и не представлява данъчен или правен съвет. При съмнение се консултирайте със съветник; правилата могат да се променят.
Още по тези теми
Още от тази категория
- Сканиране на касови бележки: от бележка до вярна отчетностКак да сканирате бележките, така че да се броят за btw и за задължението за съхранение? Какво трябва да е на бележката и какво често се обърква.
- Стокова разписка: каква е разликата с фактурата?Какво е стоковата разписка, какво стои на нея и защо не можете да върнете btw по нея? Разликата с фактурата и как да водите разписките правилно.
- Многоезичен персонал и отчетността: как да запазите реда?Екипът ви работи на няколко езика? Как въпреки това да държите отчетността на едно място и по нидерландските правила, без обърквания.