Фактуриране12 септември 2026 г.4 мин четене

Електронно фактуриране и Peppol: какво точно е е-фактура?

Който изпраща фактурата си като PDF по имейл, често мисли, че фактурира електронно. Не е така, и тази разлика ще струва време и пари през следващите години на всеки, който не я забелязва. Електронната фактура не е документ, а файл със структурирани данни, направен да бъде четен от софтуер. По-долу ще намерите какво точно означава това, какво са Peppol и UBL, къде вече се изисква и какво можете да направите отсега.

Два монитора на бюро: на левия фактура като документ, на десния същите данни като редове в счетоводна програма, а между екраните минава оранжев кабел.

Защо PDF по имейл не е електронна фактура

PDF е картинка на фактура. Човек вижда върху него сума, дата и ставка btw, но за софтуера на клиента ви това е блок оформление, от който нищо не може да се извади без преписване или сканиране. Това важи и когато сте го оформили спретнато, и когато върху него има баркод.

Електронната фактура е обратното: файл, в който всяко данно има собствено поле. Номерът на фактурата стои в полето за номер на фактурата, ставката btw в полето за ставка btw. Счетоводният софтуер на получателя го прочита директно, без някой да гледа.

Практическото последствие виждате при плащането. PDF трябва да бъде преписан от другата страна или прекаран през програма за разпознаване, и точно там възникват грешките и забавянето. Електронната фактура в рамките на секунди е в системата на клиента ви, готова за одобрение.

Какво са Peppol и UBL и каква е разликата?

UBL е ФОРМАТЪТ: договорката за това как изглежда файлът и какви полета влизат в него. Европейският стандард за това се нарича EN 16931, а профилът, използван в Нидерландия и в повечето държави от ЕС, се нарича Peppol BIS Billing 3.0. Това значи е обикновен файл, който можете да създадете, запазите и препратите.

Peppol е МРЕЖАТА: маршрутът, по който този файл стига до клиента ви. Не изпращате директно, а през точка за достъп, а клиентът ви получава през собствената си точка за достъп. Сравнете го с електронната поща: UBL е съобщението, Peppol е пощенската система около него.

Тези две често се смесват, а това има значение при сравняване на софтуер. Програма, която казва, че създава електронни фактури, може да създава само файла. Изпращането през Peppol изисква акредитирана точка за достъп с договор и сертификат, а това е отделна стъпка. Затова винаги питайте допълнително: програмата създава ли файла, или го и изпраща?

Къде електронното фактуриране вече е задължително?

В Нидерландия важи от години за доставчиците на централната държавна администрация: поръчките на държавата трябва да се фактурират електронно. Доставяте на министерство, на изпълнителна агенция или все по-често на община или провинция? Тогава ще се сблъскате с това.

Освен това по-големите фирмени клиенти го изискват сами. Строител, който работи за жилищна корпорация или за голяма инсталационна фирма, в даден момент ще получи молба да доставя през Peppol, също и без закон отзад. Това често е моментът, в който малка фирма се сблъсква с това за първи път.

Освен това все повече европейски държави го правят задължително на етапи в оборота между фирми, а текат европейски планове това да се обхване по-широко. Тези дати се разместват и се различават по държави, затова за своята ситуация винаги проверявайте какво важи в момента, вместо да се водите по година, която сте прочели някъде.

Какви данни трябва да са в електронната фактура?

Същите, които принадлежат на всяка фактура, само по-строго. Стандардът изисква между другото: номер на фактурата, дата на фактурата, валута, номер за btw на доставчика, име и адрес на двете страни, за всеки ред описание със сума и ставка btw, както и съответните суми.

Разликата с хартиената фактура е, че тук не се преговаря. Липсва номерът за btw? Тогава получаващият софтуер отхвърля файла и няма човек, който все пак да го прочете правилно. Това го превръща веднага в добър тест за собствената ви отчетност: каквото липсва на обикновените ви фактури, тук излиза наяве незабавно.

Внимавайте и за идентификацията на фирмата си. Номерът, по който сте разпознаваем, зависи от ДЪРЖАВАТА: в Нидерландия това е номерът KvK със собствен код на схема, в Белгия или Германия друг номер с друг код. Софтуер, който записва това фиксирано, изпраща белгийска фирма по света със съобщението, че е вписана в нидерландската търговска камара.

Какво можете да направите отсега?

Погрижете се първо обикновеното ви фактуриране да е в ред: последователен номер на фактурата без празнини, пълен номер за btw, пълни адресни данни на клиента и редове с ясно описание и ставка. Това не е допълнителна работа за електронното фактуриране, това е работата. Който има това в ред, може да произведе електронна фактура; който не го има, се спъва при първия опит.

Попитайте след това доставчика на софтуера си може ли да създава файла според EN 16931 или Peppol BIS Billing 3.0, и може ли и да го изпраща. Може само да създава файла? За начало това е напълно достатъчно: изтегляте го и го предавате на клиента си или на доставчик на услуги Peppol. Изпращането тогава по-късно е въпрос на подаване на този файл, а не на започване отначало.

И помислете за съхранението. Оригиналът е електронната фактура, а не PDF, който пазите до нея за себе си. Файлът попада под същото задължение за съхранение като останалата ви отчетност, затова се погрижете да го намирате отново и да остава четим, също и ако след няколко години смените програмата.

Често задавани въпроси

Фактура, изпратена като PDF по имейл, електронна фактура ли е?

Не. PDF е изображение на фактура, предназначено за човек. Електронната фактура е файл със структурирани полета, който софтуерът на получателя прочита директно, без преписване или сканиране.

Каква е разликата между Peppol и UBL?

UBL е форматът на файла, според европейския стандард EN 16931 и на практика профила Peppol BIS Billing 3.0. Peppol е мрежата, която носи този файл до клиента ви, през точки за достъп от двете страни. Сравнете го със съобщение и пощенската система около него.

Трябва ли вече да изпращам електронни фактури?

Ако доставяте на нидерландската централна администрация, вече важи. По-големите фирмени клиенти често молят за това сами. Все повече европейски държави го правят задължително на етапи във фирмения оборот; датите се различават и се разместват, затова проверете какво важи в момента за вашата ситуация.

Тази статия е обща информация и не представлява данъчен или правен съвет. При съмнение се консултирайте със съветник; правилата могат да се променят.