Фактуриране7 август 2026 г.3 мин четене

Фактура в Нидерландия: какви са законовите изисквания

Фактурата изглежда като обикновено листче, но нидерландската данъчна служба (Belastingdienst) поставя строги изисквания към нея. Ако липсва задължителен елемент, това може да се отрази на приспадането на btw при вас и при вашия клиент. В тази статия ще прочетете точно кои данни са задължителни, кои грешки предприемачите допускат най-често и какво да направите, ако фактурата все пак не е вярна.

Ръка държи лупа над разпечатана фактура на бюро; до нея лежи оранжев молив.

Кои данни задължително трябва да фигурират върху фактурата?

Belastingdienst изброява постоянен списък от елементи, които трябва да присъстват на всяка фирмена фактура. Става дума за пълното име и адрес на вашата фирма, адреса на клиента, последователен номер на фактурата, датата на фактурата и датата, на която сте доставили услугата или продукта.

Задължителен е и вашият номер btw (номерът, под който данъчната служба познава фирмата ви за данъка върху оборота), както и, ако сте регистрирани, номерът KvK (номерът на вписването ви в нидерландската търговска камара, Kamer van Koophandel). Към това се добавя ясно описание на доставеното, с количество и единична цена.

Накрая трябва да посочите сумата на btw отделно, до сумата без btw, и ставката, която прилагате: 21%, 9% или 0%. Ако използвате kleineondernemersregeling (освобождаване от btw при нисък годишен оборот, наричано по-долу KOR), отбелязвате това изрично вместо сума на btw.

Какво е последователен номер на фактурата и защо е толкова важен?

Последователен номер на фактурата означава, че всеки номер се среща само веднъж и че в редицата няма празнини, които не можете да обясните. Belastingdienst използва тази редица, за да провери дали сте декларирали целия си оборот.

Много предприемачи избират структура с годината, например 2026-001, 2026-002 и така нататък. Така остава прегледно и всяка календарна година започвате от логична начална точка.

Не водете номерацията на ръка в документ на Word или във файл на Excel. Пропуснат или двоен номер бързо се забелязва при проверка и повдига въпроси, които предпочитате да не получавате. Счетоводна система, която брои напред автоматично, като TelMaar, на практика изключва този риск.

Кои грешки предприемачите допускат най-често?

Най-честата грешка е липсващ или неверен номер btw, особено при нови клиенти, чиито данни още не са въведени напълно. Затова винаги проверявайте данните KvK и btw, преди да изпратите първата фактура.

Втора честа грешка е смесването на суми с и без btw, след което изчислението на btw вече не излиза. Особено при комбиниране на продукти с различни ставки (21% и 9% на една фактура) това често се обърква.

Редовно виждаме и че датата на доставка липсва или е изравнена с датата на фактурата, докато това не винаги е един и същ момент. При съмнение: посочете двете дати отделно, това предотвратява спорове по-късно.

Какво се случва, ако фактурата не отговаря на изискванията?

Ако фактурата е непълна, вашият клиент не може да приспадне btw по нея, докато не получи коректна версия. Това води до неприятни телефонни разговори и често забавя и плащането.

При повтарящи се или системни грешки Belastingdienst може при проверка да постави под въпрос цялата ви отчетност, дори ако самите грешки изглеждат малки. Последователността и пълнотата тежат повече, отколкото може да предположите.

Сами забелязвате грешка, след като фактурата вече е изпратена? Тогава изпратете кредитна фактура (creditfactuur, фактура, която отменя първоначалната), последвана от нова, коректна фактура. Никога не поправяйте тихомълком първоначалната фактура, това прекъсва последователната номерация.

Как да постигнете всяка фактура да е автоматично вярна?

Повечето грешки възникват, защото фактурите се съставят на ръка в Word или Excel, където задължителните полета лесно се пропускат. Шаблон с постоянни полета предотвратява това да забравите нещо.

Счетоводна система, устроена според нидерландските правила, проверява автоматично дали номерът btw, номерът KvK и номерът на фактурата са налице, преди да изпратите фактурата. TelMaar прави това по подразбиране, така че не е нужно сами да помните кой елемент е задължителен.

Работите с клиенти в чужбина? Тогава понякога важат малко други правила, например около прехвърлянето на btw (btw-verlegging, при което не вие, а клиентът ви внася данъка). Проверявайте това за всеки случай при Belastingdienst или при своя консултант.

Често задавани въпроси

Задължителен ли е номерът KvK на всяка фактура?

Да. Ако фирмата ви е вписана в нидерландската търговска камара, номерът KvK трябва да фигурира на всяка фактура, заедно с номера btw.

Може ли да поправям фактури с обратна дата?

Не, изпратена фактура не се поправя тихомълком. При грешка изпращате кредитна фактура, а след това нова, коректна фактура с нов номер.

Какво ако на една фактура начислявам и 21%, и 9% btw?

Това е допустимо, но разделете сумите ясно по ставка, така че да е видно кои суми btw към коя ставка принадлежат. Актуалните ставки проверете при Belastingdienst.

Тази статия е обща информация и не представлява данъчен или правен съвет. При съмнение се консултирайте със съветник; правилата могат да се променят.