Фактуриране на часове и проекти: отчитане, което излиза
Независимо дали работите на час, или прилагате фиксирани проектни цени, добрият отчет на часовете е важен за zzp'ers по две причини: за собственото ви фактуриране и за критерия за часове при данъчната декларация. В тази статия обясняваме какво представлява приеманият отчет на часовете, как да префактурирате часове по проект и кога е по-добре да изберете фиксирана цена или часова ставка.
Какво е критерият за часове и защо отчитането е важно?
Критерият за часове е минимален брой часове, които като zzp'er трябва да отделяте годишно за фирмата си, за да отговаряте на условията за определени данъчни предимства, като приспадането за самонаети. Актуалния минимален брой часове проверете при Belastingdienst, защото той може да се променя.
За да докажете, че изпълнявате този критерий, трябва да водите изряден отчет на часовете. Това означава не само фактурируемите часове към клиенти, но и времето, отделено за привличане на клиенти, отчетност и обучение.
Без достоверно отчитане на часовете Belastingdienst може при проверка да постави под въпрос критерия за часове, а с това и данъчните ви предимства, също и когато фактически сте вложили достатъчно часове.
Какво прави отчета на часовете достоверен?
Отчитайте часовете доколкото е възможно в самия момент или в края на деня, вместо да възстановявате впоследствие какво сте правили преди месец. Отчет, който се попълва наведнъж едва при декларацията, изглежда по-малко надежден.
Записвайте при всяка позиция не само броя часове, но и кратко описание на дейностите и, където е уместно, за кой клиент или проект. Това прави отчета проверим и конкретен.
Използвайте по възможност цифрова система с времеви отпечатъци, а не отделен файл в Excel, който можете да променяте с обратна дата. Последното при проверка по-бързо буди недоверие, също и когато всичко фактически е вярно.
Как да префактурирате часове по проект на клиента?
Работите по няколко проекта едновременно? Тогава свързвайте всеки отчетен времеви блок с правилния проект или клиент. Така предотвратявате часове за един проект случайно да бъдат фактурирани на друг клиент.
При по-дълги проекти изпращайте периодично междинен преглед на изработените часове, също и когато фактурирате едва на края. Това дава на клиента видимост и предотвратява изненади при крайната фактура.
Върху самата фактура посочвайте ясна спецификация: дата, брой часове, описание на дейностите и прилаганата часова ставка. Фактура само с обща сума за „дейности“ често повдига въпроси у клиентите.
Фиксирана цена или часова ставка: какво кога да изберете?
Часовата ставка подхожда добре на работа, чийто обем е труден за преценка предварително, като поддръжка, съдействие или работа с неясен обхват. Тогава рискувате по-малко да получите твърде малко за допълнителната работа.
Фиксираната цена работи по-добре при ясно очертан проект с конкретен краен резултат, като изграждане на сайт или предаване на доклад. Клиентът знае предварително точно какво го чака, което буди доверие.
Средна форма е фиксирана цена на етап, при която разделяте по-голям проект на обозрими части със собствена цена за всяка. Това съчетава предвидимостта на фиксираната цена с гъвкавостта да коригирате в движение.
Как да постигнете отчитането на часовете и фактурирането да се връзват?
Избягвайте двойна работа, като свързвате часовете, които отчитате за клиент, директно с фактурирането, вместо да ги водите отделно и после да ги преписвате ръчно. Преписването е известен източник на грешки.
При съставянето на фактурата проверете дали отчетените часове съвпадат с това, което сте договорили с клиента, особено при фиксирана часова ставка или таван на проекта. Така предотвратявате спор впоследствие.
TelMaar свързва отчитането на часовете директно с фактурирането, така че отчетените часове с едно действие застават върху фактурата, с правилното описание и правилната ставка. Това спестява не само време, но и намалява шанса за грешки между отчета и фактурата.
Често задавани въпроси
Броят ли се часовете за привличане на клиенти към критерия за часове?
Да, броят се не само фактурируемите часове към клиенти, но и времето, отделено за привличане на клиенти, отчетност и обучение, свързани с фирмата ви.
Достатъчен ли е файл в Excel като отчет на часовете?
Може да е достатъчен, но цифрова система с времеви отпечатъци е при проверка по-достоверна, защото файл в Excel е по-лесно да бъде променен впоследствие, без това да е видимо.
Трябва ли винаги да слагам подробен списък на часовете върху фактурата?
Не във всички случаи е задължително, но силно се препоръчва при работа на часова ставка. Прави фактурата прозрачна и предотвратява спор с клиента за фактурираната сума.
Тази статия е обща информация и не представлява данъчен или правен съвет. При съмнение се консултирайте със съветник; правилата могат да се променят.
Още по тези теми
Още от тази категория
- Сканиране на касови бележки: от бележка до вярна отчетностКак да сканирате бележките, така че да се броят за btw и за задължението за съхранение? Какво трябва да е на бележката и какво често се обърква.
- Стокова разписка: каква е разликата с фактурата?Какво е стоковата разписка, какво стои на нея и защо не можете да върнете btw по нея? Разликата с фактурата и как да водите разписките правилно.
- Многоезичен персонал и отчетността: как да запазите реда?Екипът ви работи на няколко езика? Как въпреки това да държите отчетността на едно място и по нидерландските правила, без обърквания.