Faktura bez numeru KvK: czy wolno i kiedy przestaje być wolno?
Zrobiłeś zlecenie i trzeba wystawić fakturę, ale nie jesteś wpisany do holenderskiej izby handlowej. Czy właściwie wolno? Krótka odpowiedź: czasem tak, ale zależy od tego, co robisz i jak często. Poniżej znajdziesz, kiedy możesz fakturować bez numeru KvK, kiedy wpis staje się obowiązkowy i co się wtedy zmienia w Twojej fakturze i Twojej deklaracji.
Czy wolno wysłać fakturę bez numeru KvK?
Faktura jest w istocie żądaniem zapłaty z uzasadnieniem pod nim. Prawo nie wymaga, aby znalazł się na niej numer KvK: obowiązkowe dane faktury dotyczą Twojego imienia i adresu, danych klienta, daty, kolejnego numeru, opisu tego, co dostarczyłeś, i kwoty. Numer KvK do nich nie należy.
Liczy się natomiast to, czy według izby handlowej prowadzisz przedsiębiorstwo. Jeśli robisz coś sporadycznie, na przykład raz zlecenie dla znajomego, zwykle nie musisz się dla tego wpisywać i możesz wystawić fakturę jako osoba prywatna. Przychód podajesz wtedy w deklaracji podatku dochodowego, najczęściej jako wynik z pozostałej działalności.
Praktyka jest jednak bardziej oporna niż przepis. Wielu klientów firmowych chce widzieć numer KvK na fakturze dla własnej administracji, a niektóre programy księgowe zleceniodawców odrzucają fakturę bez niego. Wolno i da się to tu dwie różne rzeczy.
Kiedy wpis do KvK staje się obowiązkowy?
Granica leży w pytaniu, czy prowadzisz przedsiębiorstwo. Izba handlowa patrzy przy tym na kilka rzeczy jednocześnie: czy samodzielnie dostarczasz towary albo usługi, czy robisz to z pewną regularnością i czy żądasz za to wynagrodzenia na poziomie rynkowym. Jeśli odpowiedź brzmi tak, masz obowiązek wpisu, także przy małych kwotach i także gdy masz obok tego pracę.
Regularność jest przy tym słowem, na którym najczęściej się potyka. Jedno zlecenie w roku dla sąsiada to co innego niż wysyłanie faktury co miesiąc różnym zleceniodawcom. Gdy tylko aktywnie szukasz klientów, przedstawiasz się jako oferent usługi albo systematycznie przyjmujesz pracę, jesteś w oczach KvK przedsiębiorcą.
Belastingdienst stosuje poza tym własną ocenę dla btw i dla podatku dochodowego, a ta nie zawsze pokrywa się z oceną KvK. Możesz na przykład być przedsiębiorcą dla btw, nie będąc nim dla podatku dochodowego. Wahasz się, gdzie jesteś? Wtedy daj to sprawdzić księgowemu, zamiast szacować samemu.
Co umieszczasz na fakturze bez numeru KvK?
Obowiązkowe elementy pozostają te same jak na każdej innej fakturze: Twoje imię i adres, imię i adres klienta, data faktury, niepowtarzalny i kolejny numer faktury, data dostawy, jasny opis oraz kwota. Bez jednego z tych elementów nie jest to ważna faktura, z KvK czy bez.
Numer faktury to element, który najczęściej idzie nie tak. Musi być kolejny, czyli bez luk i bez powtórzeń, także gdy między dwiema fakturami mijają miesiące. Nie zaczynaj więc każdego roku znowu od 1 bez roku z przodu i prowadź serię w jednym miejscu, a nie w luźnych plikach.
Nie naliczasz btw, bo nie jesteś przedsiębiorcą dla btw? Wtedy napisz wyraźnie, że btw nie został naliczony. Faktura, na której btw po prostu brakuje bez wyjaśnienia, budzi pytania u księgowego Twojego klienta, a te pytania wracają w końcu do Ciebie.
Jak jest z btw, gdy nie masz numeru KvK?
Btw i KvK to dwie osobne rzeczy. Jeśli jesteś przedsiębiorcą dla btw, dostajesz od Belastingdienst numer identyfikacyjny btw, i ten numer powinien znaleźć się na fakturze. W praktyce wniosek o niego idzie zwykle przez wpis do KvK, przez co obie sprawy często załatwia się razem i wydają się jednym.
Nie jesteś przedsiębiorcą dla btw? Wtedy nie naliczasz btw i na fakturze nie ma numeru btw. Skutkiem dla Twojego klienta jest to, że nic nie może odzyskać: płaci Twoją kwotę i tyle. Dla klienta prywatnego nie ma to znaczenia, dla klienta firmowego Twoja faktura jest przez to faktycznie droższa niż to samo zlecenie z btw.
Istnieje poza tym kleineondernemersregeling, przy którym poniżej pewnego obrotu rocznego możesz wybrać, że nie naliczasz btw. To co innego niż nie być przedsiębiorcą dla btw: wtedy masz normalnie numer btw i musisz zgłosić się do tego rozwiązania oraz z niego wypisać. Sprawdź więc, które z dwóch dotyczy Ciebie, zanim urządzisz swoją fakturę.
Jakie są ryzyka zbyt długiego czekania?
Jeśli fakturujesz dalej, mając właściwie obowiązek wpisu, ryzykujesz dwie rzeczy jednocześnie. Pierwsza to że Belastingdienst ustali później, że powinieneś był odprowadzić btw od tych faktur. Tego btw zwykle nie możesz już doliczyć klientom, więc idzie on z Twojej własnej marży.
Drugie ryzyko to że tracisz odliczenia i rozwiązania dla przedsiębiorców. Kto jest przedsiębiorcą dla podatku dochodowego, może pod warunkami korzystać na przykład z zelfstandigenaftrek (odliczenia dla samozatrudnionych) i odliczać koszty firmowe. Kto nie jest wpisany, zostawia to za cały okres, w którym czekał.
Praktycznie progi wpisu są niskie: można online, numer KvK dostajesz od razu, a Belastingdienst jest informowany automatycznie. Wahasz się, czy już czas? Patrz na regularność swojej pracy, a nie na kwoty. Kto fakturuje co miesiąc, jest przedsiębiorcą, także przy małych fakturach.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wysłać fakturę bez numeru KvK?
Tak, jeśli dostarczasz coś sporadycznie i nie prowadzisz przedsiębiorstwa. Ustawowo obowiązkowe dane faktury nie wymagają numeru KvK. Pracujesz z pewną regularnością dla zleceniodawców? Wtedy prawdopodobnie masz obowiązek wpisu i odpowiedź się zmienia.
Czy na fakturze bez numeru KvK musi być numer btw?
Tylko jeśli jesteś przedsiębiorcą dla btw. Jeśli nie, nie naliczasz btw i numeru btw nie ma. Napisz jednak wyraźnie, że btw nie został naliczony, bo inaczej rodzi to pytania u księgowego Twojego klienta.
Co się stanie, gdy wpiszę się do KvK za późno?
Belastingdienst może później ustalić, że powinieneś był odprowadzić btw od wcześniejszych faktur, a tego btw zwykle nie da się już odebrać od klientów. Poza tym za ten okres tracisz odliczenia dla przedsiębiorców. Przy wątpliwościach daj ocenić swoją sytuację księgowemu.
Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą; przepisy mogą się zmieniać.