Фактура без номер KvK: позволено ли е и кога вече не?
Свършили сте работа и трябва да излезе фактура, но не сте вписани в нидерландската търговска камара. Позволено ли е всъщност? Кратък отговор: понякога да, но зависи какво правите и колко често. По-долу ще намерите кога можете да фактурирате без номер KvK, кога вписването става задължително и какво тогава се променя във фактурата и декларацията ви.
Позволено ли е да изпратите фактура без номер KvK?
Фактурата по същество е искане за плащане с обосновка под него. Законът не изисква върху нея да стои номер KvK: задължителните данни на фактурата се въртят около вашето име и адрес, данните на клиента, дата, последователен номер, описание на доставеното и сумата. Номерът KvK не е между тях.
Значение има обаче дали според търговската камара упражнявате предприятие. Ако правите нещо инцидентно, например веднъж работа за познат, обикновено не е нужно да се вписвате за това и можете да изпратите фактура като частно лице. Приходът тогава посочвате в декларацията си за данък върху доходите, най-често като резултат от друга дейност.
Практиката обаче е по-упорита от правилото. Много фирмени клиенти искат да видят номер KvK върху фактурата за собствената си отчетност, а някои счетоводни програми на поръчителите отказват фактура без него. Позволено и възможно тук са две различни неща.
Кога вписването в KvK става задължително?
Границата стои при въпроса дали упражнявате предприятие. Търговската камара гледа за това няколко неща едновременно: доставяте ли самостоятелно стоки или услуги, правите ли го с известна редовност и искате ли за това пазарно възнаграждение. Ако отговорът е да, имате задължение за вписване, също и при малки суми и също когато имате работа отстрани.
Редовността при това е думата, на която обикновено се спъва. Една работа в годината за съседа е нещо друго от изпращането на фактура всеки месец на различни поръчители. Щом активно търсите клиенти, представяте се като предлагащ услуга или системно приемате работа, в очите на KvK сте предприемач.
Belastingdienst освен това прилага собствена преценка за btw и за данъка върху доходите, а тя не винаги съвпада с тази на KvK. Можете например да сте предприемач за btw, без да сте такъв за данъка върху доходите. Съмнявате се къде стоите? Тогава дайте това да се провери от счетоводител, вместо сами да преценявате.
Какво поставяте върху фактура без номер KvK?
Задължителните елементи остават същите като на всяка друга фактура: вашето име и адрес, име и адрес на клиента, датата на фактурата, уникален и последователен номер на фактурата, датата на доставката, ясно описание и сумата. Без един от тези елементи това не е валидна фактура, с KvK или без.
Номерът на фактурата е елементът, който най-често се обърква. Той трябва да е последователен, тоест без празнини и без повтарящи се номера, също и когато между две фактури минават месеци. Затова не започвайте всяка година отново от 1 без година отпред и водете редицата на едно място, а не в отделни файлове.
Не начислявате btw, защото не сте предприемач за btw? Тогава напишете изрично, че btw не е начислен. Фактура, върху която btw просто липсва без пояснение, повдига въпроси у счетоводителя на клиента ви, а тези въпроси накрая се връщат при вас.
Как е с btw, когато нямате номер KvK?
Btw и KvK са две отделни неща. Ако сте предприемач за btw, получавате от Belastingdienst идентификационен номер за btw, и този номер трябва да е върху фактурата. На практика заявяването му обикновено минава през вписването в KvK, заради което и двете често се уреждат заедно и изглеждат като едно.
Не сте предприемач за btw? Тогава не начислявате btw и върху фактурата няма номер за btw. Последствието за клиента ви е, че не може да си върне нищо: плаща вашата сума и това е. За частен клиент това няма значение, за фирмен клиент вашата фактура заради това е на практика по-скъпа от същата работа с btw.
Съществува освен това kleineondernemersregeling, при който под определен годишен оборот можете да изберете да не начислявате btw. Това е различно от това да не сте предприемач за btw: тогава имате нормално номер за btw и трябва да се заявите и отпишете от това правило. Затова проверете кое от двете важи за вас, преди да устроите фактурата си.
Какви са рисковете от твърде дълго чакане?
Ако продължавате да фактурирате, а всъщност имате задължение за вписване, рискувате две неща едновременно. Първото е, че Belastingdienst впоследствие установи, че е трябвало да внесете btw върху тези фактури. Този btw обикновено вече не можете да начислите на клиентите си, така че той излиза от собствения ви марж.
Вторият риск е, че изпускате приспадания и режими за предприемачи. Който е предприемач за данъка върху доходите, може при условия да ползва например zelfstandigenaftrek (приспадане за самонаети) и да приспада фирмени разходи. Който не е вписан, оставя това за целия период, в който е чакал.
Практически прагът за вписване е нисък: може онлайн, номерът KvK получавате веднага, а Belastingdienst се информира автоматично. Съмнявате се дали вече е време? Тогава гледайте редовността на работата си, а не сумите. Който фактурира всеки месец, е предприемач, също и при малки фактури.
Често задавани въпроси
Може ли да изпратя фактура без номер KvK?
Да, ако доставяте нещо инцидентно и не упражнявате предприятие. Законово задължителните данни на фактурата не изискват номер KvK. Работите с известна редовност за поръчители? Тогава вероятно имате задължение за вписване и отговорът се променя.
Трябва ли номер за btw върху фактура без номер KvK?
Само ако сте предприемач за btw. Ако не сте, не начислявате btw и номер за btw няма. Посочете обаче изрично, че btw не е начислен, иначе това води до въпроси у счетоводителя на клиента ви.
Какво става, ако се впиша в KvK твърде късно?
Belastingdienst може впоследствие да установи, че е трябвало да внесете btw върху по-ранни фактури, а този btw обикновено вече не може да се събере от клиентите. Освен това за този период изпускате приспаданията за предприемачи. При съмнение дайте ситуацията си да бъде преценена от счетоводител.
Тази статия е обща информация и не представлява данъчен или правен съвет. При съмнение се консултирайте със съветник; правилата могат да се променят.