Fakturowanie10 lipca 20263 min czytania

Termin płatności i przypomnienia: co wolno i co działa

Wysłanie faktury to jedno, otrzymanie zapłaty na czas to drugie. Wielu przedsiębiorców nie wie dokładnie, jaki termin płatności obowiązuje ustawowo ani co wolno doliczyć z odsetek i kosztów przy spóźnionej zapłacie. W tym artykule układamy zasady po kolei i podajemy porządną rutynę przypomnień krok po kroku.

Dłoń zakreśla pomarańczowym pisakiem datę w kalendarzu biurkowym, obok faktura i telefon z powiadomieniem.

Jaki termin płatności obowiązuje między firmami?

Przy transakcjach między firmami (b2b) w Holandii obowiązuje ustawowy termin standardowy 30 dni, o ile nie umówicie się inaczej. Termin ten z reguły zaczyna biec od daty faktury albo od momentu, w którym klient fakturę otrzymuje.

Z dużymi firmami możesz umówić dłuższy termin, do maksymalnie 60 dni, o ile nie jest to nierozsądnie niekorzystne dla Ciebie jako dostawcy. Przy administracji publicznej jako kliencie obowiązuje zwykle krótszy, stały termin 30 dni.

Umówiony termin płatności zapisuj zawsze wyraźnie, zarówno w ofercie albo umowie, jak i na samej fakturze. Bez jasnej umowy obowiązuje automatycznie ustawowy termin 30 dni.

Co wolno doliczyć z odsetek i kosztów windykacji?

Przy spóźnionej zapłacie wolno doliczyć ustawowe odsetki handlowe. Ta stopa jest okresowo ustalana przez rząd i leży zwykle kilka punktów procentowych powyżej stopy podstawowej Europejskiego Banku Centralnego. Aktualny procent sprawdź u Belastingdienst albo w izbie handlowej.

Poza odsetkami przy spóźnionej zapłacie wolno doliczyć też koszty windykacji. Dla ich wysokości istnieje ustawowa skala, tak zwana skala WIK (Wet Incassokosten), która stosuje procent od niezapłaconej kwoty z kwotą minimalną i maksymalną.

Dla mniejszych kwot obowiązuje często stała kwota minimalna kosztów windykacji, także gdy wyliczony procent wypadłby niżej. Te koszty wskazuj dopiero w momencie, w którym termin płatności faktycznie minął, nie wcześniej.

Jak zbudować porządną rutynę przypomnień w trzech krokach?

Krok pierwszy to przyjazne przypomnienie o zapłacie, zwykle kilka dni do tygodnia po upływie terminu. Zakładaj nieporozumienie albo zapomnienie, a nie złą wolę, i utrzymuj ton rzeczowy, ale przystępny.

Krok drugi to bardziej formalne wezwanie, mniej więcej dwa do trzech tygodni po pierwszym przypomnieniu, w którym podajesz konkretną nową ostateczną datę zapłaty i wskazujesz, jakie skutki (odsetki, koszty windykacji) nastąpią, jeśli zapłata nie nadejdzie.

Krok trzeci to ostatnie wezwanie albo wezwanie do wykonania zobowiązania, w którym jasno mówisz, że przy braku zapłaty włączasz firmę windykacyjną albo rozważasz kroki prawne. Ten krok jest też potrzebny, żeby formalnie móc doliczyć odsetki i koszty windykacji.

Jak zapobiec temu, żeby doszło aż tak daleko?

Faktura, która od razu jest jasna i kompletna, z wyraźnym terminem płatności i danymi do zapłaty, zapobiega już części spóźnionych płatności. Niejasność częściej prowadzi do odkładania niż zła wola.

Przy nowych albo większych klientach rozważ poproszenie o zaliczkę, zwłaszcza przy jednorazowych, dużych zleceniach. To zmniejsza ryzyko, jeśli płatność końcowa mimo wszystko się opóźni.

Zautomatyzuj wysyłanie przypomnień, żebyś nigdy nie zapomniał ich ponowić, ale zachowaj możliwość ręcznego odłożenia przypomnienia przy kliencie, z którym właśnie umówiłeś harmonogram spłat. TelMaar automatycznie pilnuje terminów i wysyła przypomnienia według harmonogramu, który sam ustawiasz, żebyś nie musiał o tym pamiętać.

Co robić, gdy klient nadal odmawia zapłaty?

Po wezwaniu, które pozostaje bez skutku, zwykle włącza się firmę windykacyjną albo, przy wyższych kwotach, rozpoczyna postępowanie sądowe. Zważ przy tym koszty windykacji wobec niezapłaconej kwoty.

Starannie zachowuj całą korespondencję: pierwotną fakturę, przypomnienia, wezwania i ewentualne odpowiedzi klienta. Ta teczka jest ważna, jeśli sprawa eskaluje dalej.

Pomyśl też o tym, że dobra relacja bywa ważniejsza niż mała kwota. W razie wątpliwości rozmowa osobista, zamiast samych pisemnych przypomnień, może być zaskakująco skuteczna, aby zapłata jednak wpłynęła.

Najczęstsze pytania

Jaki jest standardowy termin płatności między firmami w Holandii?

Ustawowy termin standardowy to 30 dni, o ile strony nie umówią razem innego terminu, z ustawowym maksimum 60 dni dla większych firm.

Czy mogę doliczyć koszty windykacji od razu po upływie terminu płatności?

Nie, koszty windykacji wolno doliczyć dopiero po formalnym wezwaniu klienta i daniu rozsądnego dodatkowego terminu. Aktualną skalę i kwoty sprawdź u Belastingdienst albo w izbie handlowej.

Ile przypomnień muszę minimalnie wysłać, zanim włączę firmę windykacyjną?

Nie ma stałej liczby ustawowej, ale przyjęte są przyjazne przypomnienie, formalne wezwanie i ostatnie wezwanie do wykonania zobowiązania, zanim eskalujesz dalej.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą; przepisy mogą się zmieniać.