Fakturowanie12 września 20264 min czytania

E-fakturowanie i Peppol: czym dokładnie jest e-faktura?

Kto wysyła fakturę mailem jako PDF, często myśli, że fakturuje elektronicznie. Tak nie jest, a ta różnica będzie w najbliższych latach kosztować czas i pieniądze każdego, kto jej nie dostrzega. E-faktura nie jest dokumentem, a plikiem z uporządkowanymi danymi, zrobionym po to, żeby czytał go program. Poniżej znajdziesz, co to dokładnie oznacza, czym są Peppol i UBL, gdzie już to obowiązuje i co możesz zrobić już teraz.

Dwa monitory na biurku: na lewym faktura jako dokument, na prawym te same dane jako wiersze w programie księgowym, a między ekranami biegnie pomarańczowy kabel.

Dlaczego PDF mailem nie jest e-fakturą

PDF to obrazek faktury. Człowiek widzi na nim kwotę, datę i stawkę btw, ale dla programu Twojego klienta to blok układu, z którego nic nie da się wyciągnąć bez przepisywania albo skanowania. Dotyczy to także wtedy, gdy ładnie go złożyłeś, i także wtedy, gdy jest na nim kod kreskowy.

E-faktura jest odwrotnością: plikiem, w którym każda dana ma własne pole. Numer faktury stoi w polu numeru faktury, stawka btw w polu stawki btw. Program księgowy odbiorcy wczytuje to bezpośrednio, bez tego, żeby ktoś na to patrzył.

Praktyczny skutek widzisz przy płatności. PDF musi być na drugim końcu przepisany albo przepuszczony przez program rozpoznający, i właśnie tam powstają błędy i opóźnienie. E-faktura w kilka sekund leży w systemie Twojego klienta gotowa do zatwierdzenia.

Czym są Peppol i UBL i jaka jest różnica?

UBL to FORMAT: umowa o tym, jak wygląda plik i jakie pola do niego należą. Europejska norma dla tego nazywa się EN 16931, a profil używany w Holandii i w większości krajów UE nazywa się Peppol BIS Billing 3.0. To więc zwykły plik, który możesz utworzyć, zapisać i przekazać dalej.

Peppol to SIEĆ: droga, którą ten plik dociera do Twojego klienta. Nie wysyłasz bezpośrednio, a przez punkt dostępu, a Twój klient odbiera przez własny punkt dostępu. Porównaj to z pocztą elektroniczną: UBL jest wiadomością, Peppol systemem pocztowym wokół niej.

Te dwa bywają mieszane, a to ma znaczenie przy porównywaniu programów. Program, który mówi, że tworzy e-faktury, może tworzyć tylko plik. Wysyłanie przez Peppol wymaga akredytowanego punktu dostępu z umową i certyfikatem, a to osobny krok. Dlatego zawsze dopytuj: program tworzy plik, czy też go wysyła?

Gdzie e-fakturowanie jest już obowiązkowe?

W Holandii obowiązuje od lat dla dostawców administracji centralnej: zlecenia państwa muszą być fakturowane elektronicznie. Dostarczasz do ministerstwa, agencji wykonawczej albo coraz częściej do gminy czy prowincji? Wtedy się z tym zetkniesz.

Poza tym więksi klienci firmowi wymagają tego sami z siebie. Wykonawca pracujący dla spółdzielni mieszkaniowej albo dużej firmy instalacyjnej w pewnym momencie dostanie prośbę o dostarczanie przez Peppol, także bez ustawy z tyłu. To często moment, w którym mała firma styka się z tym po raz pierwszy.

Ponadto coraz więcej krajów europejskich wprowadza to etapami jako obowiązek w obrocie między firmami, a trwają europejskie plany, żeby ująć to szerzej. Te daty się przesuwają i różnią w zależności od kraju, więc dla swojej sytuacji zawsze sprawdzaj, co obowiązuje w tym momencie, zamiast opierać się na roku, który gdzieś przeczytałeś.

Jakie dane muszą być w e-fakturze?

Te same, które należą na każdą fakturę, tylko bardziej ściśle. Norma wymaga między innymi: numeru faktury, daty faktury, waluty, numeru btw dostawcy, nazwy i adresu obu stron, na każdy wiersz opisu z kwotą i stawką btw oraz odpowiadających temu sum.

Różnica wobec faktury papierowej polega na tym, że nie ma tu negocjacji. Brakuje numeru btw? Wtedy odbierający program odrzuca plik i nie ma człowieka, który przeczyta go mimo to poprawnie. To czyni z tego od razu dobry test Twojej własnej księgowości: co brakuje na Twoich zwykłych fakturach, wychodzi tu natychmiast.

Zwróć też uwagę na identyfikację swojej firmy. Numer, po którym jesteś rozpoznawalny, zależy od KRAJU: w Holandii to numer KvK z własnym kodem schematu, w Belgii albo w Niemczech inny numer z innym kodem. Program, który zapisuje to na sztywno, wysyła belgijską firmę w świat z komunikatem, że jest wpisana do holenderskiej izby handlowej.

Co możesz zrobić już teraz?

Zadbaj najpierw o to, żeby Twoje zwykłe fakturowanie było w porządku: kolejny numer faktury bez luk, pełny numer btw, kompletne dane adresowe klienta i wiersze z jasnym opisem i stawką. To nie jest dodatkowa praca na rzecz e-fakturowania, to jest ta praca. Kto to ma w porządku, może utworzyć e-fakturę; kto nie, zatrzyma się przy pierwszej próbie.

Zapytaj potem swojego dostawcę oprogramowania, czy umie utworzyć plik według EN 16931 albo Peppol BIS Billing 3.0, i czy umie też wysyłać. Umie tylko utworzyć plik? Na początek to całkiem w porządku: pobierasz go i przekazujesz klientowi albo usługodawcy Peppol. Wysyłanie jest wtedy później kwestią dostarczenia tego pliku, a nie zaczynania od nowa.

I pomyśl o przechowywaniu. E-faktura jest oryginałem, a nie PDF, który trzymasz obok dla siebie. Plik podlega temu samemu obowiązkowi przechowywania jak reszta Twojej dokumentacji, więc zadbaj, żebyś go odnalazł i żeby pozostał czytelny, także gdy za kilka lat zmienisz program.

Najczęstsze pytania

Czy faktura wysłana mailem jako PDF jest e-fakturą?

Nie. PDF to obraz faktury, przeznaczony dla człowieka. E-faktura to plik z uporządkowanymi polami, który program odbiorcy wczytuje bezpośrednio, bez przepisywania i skanowania.

Jaka jest różnica między Peppol i UBL?

UBL to format pliku, według europejskiej normy EN 16931 i w praktyce profilu Peppol BIS Billing 3.0. Peppol to sieć, która dowozi ten plik do Twojego klienta, przez punkty dostępu po obu stronach. Porównaj to z wiadomością i systemem pocztowym wokół niej.

Czy muszę już wysyłać e-faktury?

Jeśli dostarczasz do holenderskiej administracji centralnej, już to obowiązuje. Więksi klienci firmowi często proszą o to sami. Coraz więcej krajów europejskich wprowadza to etapami w obrocie firmowym; daty różnią się i przesuwają, więc sprawdź, co obowiązuje w tym momencie dla Twojej sytuacji.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą; przepisy mogą się zmieniać.