Fakturowanie7 sierpnia 20263 min czytania

Faktura w Holandii: jakie są wymogi prawne

Faktura wygląda na zwykłą kartkę papieru, ale holenderski urząd skarbowy (Belastingdienst) ma wobec niej surowe wymagania. Jeśli brakuje obowiązkowego elementu, może to wpłynąć na odliczenie btw u Ciebie i u Twojego klienta. W tym artykule przeczytasz dokładnie, które dane są obowiązkowe, jakie błędy przedsiębiorcy popełniają najczęściej i co zrobić, gdy faktura jednak się nie zgadza.

Dłoń trzyma lupę nad wydrukowaną fakturą na biurku; obok leży pomarańczowy ołówek.

Jakie dane muszą obowiązkowo znaleźć się na fakturze?

Belastingdienst wymienia stałą listę elementów, które muszą znaleźć się na każdej fakturze firmowej. Chodzi o pełną nazwę i adres Twojej firmy, adres klienta, kolejny numer faktury, datę faktury oraz datę, w której dostarczyłeś usługę lub produkt.

Obowiązkowy jest też Twój numer btw (numer, pod którym urząd skarbowy zna Twoją firmę dla podatku obrotowego) oraz, jeśli jesteś zarejestrowany, numer KvK (numer wpisu do holenderskiej izby handlowej, Kamer van Koophandel). Do tego dochodzi jasny opis tego, co dostarczyłeś, z ilością i ceną jednostkową.

Na koniec musisz podać kwotę btw osobno, obok kwoty netto, oraz stawkę, którą stosujesz: 21%, 9% albo 0%. Jeśli korzystasz z kleineondernemersregeling (zwolnienia z btw przy niskim obrocie rocznym, dalej: KOR), wpisujesz to wyraźnie zamiast kwoty btw.

Czym jest kolejny numer faktury i dlaczego jest tak ważny?

Kolejny numer faktury oznacza, że każdy numer występuje tylko raz i że w serii nie ma luk, których nie potrafisz wyjaśnić. Belastingdienst używa tej serii, aby sprawdzić, czy zgłosiłeś cały obrót.

Wielu przedsiębiorców wybiera układ z rokiem, na przykład 2026-001, 2026-002 i tak dalej. Dzięki temu wszystko jest przejrzyste, a każdy rok kalendarzowy zaczynasz od logicznego punktu startowego.

Nie prowadź numeracji ręcznie w dokumencie Worda ani w Excelu. Pominięty lub podwójny numer szybko zwraca uwagę przy kontroli i rodzi pytania, których wolałbyś nie dostać. System księgowy, który liczy dalej automatycznie, taki jak TelMaar, w dużej mierze wyklucza to ryzyko.

Jakie błędy przedsiębiorcy popełniają najczęściej?

Najczęstszym błędem jest brakujący lub nieprawidłowy numer btw, zwłaszcza u nowych klientów, których dane nie są jeszcze kompletnie wprowadzone. Dlatego zawsze sprawdzaj dane KvK i btw, zanim wyślesz pierwszą fakturę.

Drugi częsty błąd to mieszanie kwot brutto i netto, po którym wyliczenie btw przestaje się zgadzać. Szczególnie przy łączeniu produktów o różnych stawkach (21% i 9% na jednej fakturze) często idzie to nie tak.

Regularnie widzimy też, że brakuje daty dostawy albo że zostaje zrównana z datą faktury, choć nie zawsze jest to ten sam moment. W razie wątpliwości: podaj obie daty osobno, to zapobiega późniejszym dyskusjom.

Co się dzieje, gdy faktura nie spełnia wymogów?

Jeśli faktura jest niekompletna, Twój klient nie może odliczyć btw z tej faktury, dopóki nie otrzyma poprawnej wersji. To oznacza nieprzyjemne telefony i często także opóźnioną płatność.

Przy powtarzających się lub systematycznych błędach Belastingdienst może podczas kontroli postawić znak zapytania nad całą Twoją administracją, nawet jeśli same błędy wydają się drobne. Konsekwencja i kompletność ważą więcej, niż mógłbyś przypuszczać.

Sam zauważyłeś błąd, gdy faktura już poszła? Wyślij fakturę korygującą (creditfactuur, czyli fakturę, która znosi pierwotną), a po niej nową, poprawną fakturę. Nigdy nie poprawiaj po cichu pierwotnej faktury, bo przerywa to ciągłość numeracji.

Jak zadbać o to, żeby każda faktura była automatycznie poprawna?

Większość błędów powstaje, gdy faktury są sporządzane ręcznie w Wordzie albo Excelu, gdzie łatwo przeoczyć obowiązkowe pola. Szablon ze stałymi polami zapobiega temu, że o czymś zapomnisz.

System księgowy urządzony pod holenderskie przepisy sam sprawdza, czy numer btw, numer KvK i numer faktury są obecne, jeszcze przed wysłaniem faktury. TelMaar robi to standardowo, więc nie musisz sam pamiętać, który element jest obowiązkowy.

Pracujesz z klientami za granicą? Wtedy czasem obowiązują trochę inne zasady, na przykład wokół przeniesienia obowiązku btw (btw-verlegging, gdy podatek odprowadza nie Ty, a Twój klient). Sprawdzaj to dla każdej sytuacji u Belastingdienst albo u swojego doradcy.

Najczęstsze pytania

Czy numer KvK jest obowiązkowy na każdej fakturze?

Tak. Jeśli Twoja firma jest wpisana do holenderskiej izby handlowej, numer KvK musi znaleźć się na każdej fakturze, razem z numerem btw.

Czy mogę poprawiać faktury z datą wstecz?

Nie, wysłanej faktury nie poprawia się po cichu. Przy błędzie wysyłasz fakturę korygującą, a potem nową, poprawną fakturę z nowym numerem.

Co jeśli na jednej fakturze naliczam 21% i 9% btw?

To wolno, ale rozbij kwoty wyraźnie na stawki, tak aby było jasne, która kwota btw należy do której stawki. Aktualne stawki sprawdź u Belastingdienst.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą; przepisy mogą się zmieniać.