Fakturowanie22 sierpnia 20263 min czytania

Wybór programu do ofert: na co trzeba uważać?

Oferta jest często pierwszym prawdziwym dokumentem, który klient od Ciebie widzi, i jednocześnie dokumentem, na który większość przedsiębiorców ma najmniej czasu. Kto robi oferty jeszcze w Wordzie albo Excelu, zna ten schemat: skopiować poprzednią ofertę, poprawić ceny ręcznie i liczyć, że nic nie zostało przeoczone. Program do ofert ma przyspieszyć ten krok tak, żeby oferta nie stała się od tego bardziej niechlujna. W tym artykule przeczytasz, czego dobra oferta potrzebuje, co idzie nie tak przy pracy ręcznej i na co uważać przy wyborze programu.

Obok grubego stosu papierowych ofert spiętych pomarańczową gumką dłoń trzyma tablet z czystą, schludną ofertą.

Co właściwie ma robić oferta?

Oferta ma dwa zadania jednocześnie. Pierwszym jest przekonać klienta: jasno pokazać, co dostarczysz, za jaką cenę i w jakim terminie, w sposób, który budzi zaufanie. Drugie zadanie jest mniej widoczne, ale równie ważne: oferta ma służyć jako podstawa faktury, która z niej później wynika, z tymi samymi wierszami, tymi samymi cenami i tymi samymi stawkami btw.

Te dwa zadania czasem się zderzają. Oferta, która ładnie wygląda, ale stoi osobno od reszty dokumentacji, oznacza, że ktoś musi później przepisać wiersze do faktury. To dokładnie ten moment, w którym cena albo ilość przez przypadek się zmienia.

Dobra oferta nie jest więc tylko ładnym dokumentem, ale i wiarygodnym źródłem tego, co dzieje się po zgodzie.

Co idzie nie tak przy ofertach w Wordzie albo Excelu?

Najczęstszym problemem jest to, że stara oferta służy jako szablon nowej. To działa aż do momentu, w którym wiersz poprzedniego klienta zostaje, cena nie zostaje poprawiona albo zostaje przeniesiona stawka btw niewłaściwego produktu.

Drugim problemem jest pilnowanie, na co klient się zgodził. Przy luźnych dokumentach w skrzynce trudno zobaczyć, która wersja jest ostatnia, czy klient zgodził się na ofertę z wtorku czy z czwartku i czy poprawiona cena została w ogóle dołączona.

Trzeci problem, charakterystyczny dla firm z klientami albo pracownikami w kilku językach: oferta, która idzie do klienta w niewłaściwym języku, albo której tłumaczenie nie zostało sprawdzone przed wysłaniem, szybko wygląda nieprofesjonalnie w dokładnie tym momencie, w którym chcesz zrobić dobre pierwsze wrażenie.

Co program do ofert faktycznie rozwiązuje?

Program do ofert pracuje ze stałymi szablonami i listą produktów, tak że nowa oferta zaczyna od właściwych cen i stawek btw, a nie od kopii poprzedniego dokumentu. To oszczędza nie tylko czas, ale i zapobiega większości błędów kopiowania.

Jeszcze ważniejsze jest to, co dzieje się, gdy klient wyrazi zgodę. Zamiast przepisywać wiersze do faktury, przyjęta oferta staje się podstawą faktury: te same wiersze, te same ceny, od razu gotowe do wysłania.

TelMaar dodaje do tego kontrolę tłumaczenia dla firm pracujących w kilku językach: składasz ofertę we własnym języku pracy, a przed wysłaniem do klienta sprawdzasz tłumaczenie w języku dokumentów klienta. Tak dokumentacja pozostaje holenderska, a sam dokument wychodzi bezbłędnie.

Jak sprawić, żeby oferta była szybciej przyjęta?

Szybkość wysłania jest niedocenianym czynnikiem. Oferta, która wychodzi tego samego dnia, jest częściej przyjmowana niż oferta gotowa dopiero po trzech dniach, po prostu bo klient wtedy jeszcze porównuje z innymi oferentami.

Pomaga też jasność: oferta z przejrzystymi wierszami, wyraźnym terminem ważności i prostym sposobem cyfrowego wyrażenia zgody obniża próg podpisania. Klient, który najpierw musi wydrukować, podpisać i zeskanować, odkłada to szybciej niż klient, który może się zgodzić jednym kliknięciem.

Na koniec pomaga wyraźne podążanie za sprawą: program, który pokazuje, które oferty są jeszcze otwarte i kiedy wygasają, zapobiega temu, że oferta zostaje po prostu zapomniana, a nie świadomie odrzucona.

Na co uważać przy wyborze programu do ofert?

Sprawdź, czy przyjęta oferta automatycznie stanowi podstawę faktury, czy jednak jest to krok ręczny. Ta różnica decyduje, czy naprawdę zaoszczędzisz czas, czy dostałeś tylko ładniejszy punkt startowy.

Popatrz, czy system radzi sobie z różnymi stawkami btw na jednej ofercie i czy ostrzega przy nielogicznym połączeniu. To zapobiega błędom, które wychodzą na światło dopiero przy fakturze.

Pracujesz z klientami albo kolegami, dla których nie wszystkich niderlandzki jest językiem ojczystym? Wtedy zapytaj wyraźnie, czy program oferuje sposób sprawdzenia tłumaczenia przed wysłaniem dokumentu, zamiast polegać na osobnym narzędziu tłumaczącym obok.

Najczęstsze pytania

Czy przyjęta oferta automatycznie staje się fakturą?

Przy programie zbudowanym pod to tak: wiersze, ceny i stawki btw z oferty przechodzą bezpośrednio na fakturę, bez tego, żebyś musiał wpisywać je od nowa.

Czy mogę wysłać ofertę w innym języku niż niderlandzki?

Tak, można, o ile sprawdzisz tłumaczenie przed wysłaniem. Leżąca pod spodem dokumentacja i zasady btw pozostają holenderskie; zmienia się tylko język samego dokumentu.

Ile szablonów ofert potrzebuję?

Zwykle wystarcza jeden przejrzysty szablon na rodzaj usługi albo produktu. Za wiele wariantów właśnie utrudnia zapobieganie błędom, bo za każdym razem musisz wybierać, który szablon obowiązuje.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą; przepisy mogą się zmieniać.