Administracja10 września 20264 min czytania

Dowód dostawy: jaka jest różnica wobec faktury?

Przy dostawie leży kartka z tym, co powinno być w paczce, i to jest dowód dostawy (pakbon). Wygląda jak faktura, przychodzi od tego samego dostawcy i są na nim te same artykuły, ale robi coś zupełnie innego. Kto myli te dwa dokumenty, księguje koszty podwójnie albo odzyskuje btw, który nie został jeszcze zafakturowany. Poniżej znajdziesz, czym dowód dostawy jest i czym nie jest, i jak go prowadzić.

Dłoń wyciąga dowód dostawy z plastikowej koszulki na kartonowym pudle; na dole arkusza widnieje podpis. W tle więcej pudeł.

Czym dokładnie jest dowód dostawy?

Dowód dostawy to dokument dostawy: należy do towaru i mówi, co jest w przesyłce. Są na nim artykuły i ilości, zwykle numer zamówienia, a często brak cen. Jego celem jest to, żeby odbiorca mógł sprawdzić, czy dostawa jest kompletna i czy nic nie jest uszkodzone.

Faktura to dokument płatności: mówi, ile masz zapłacić, z kwotami, btw i terminem płatności. Dowód dostawy dotyczy tego, CO zostało dostarczone, faktura tego, ILE to kosztuje. Należą do siebie, ale to dwa kroki tego samego procesu.

W praktyce te dwa często rozchodzą się w czasie. Dostawca dostarcza w tym tygodniu, a fakturuje na koniec miesiąca wszystkie dostawy razem. Jedna faktura pokrywa wtedy trzy albo cztery dowody dostawy, i dokładnie dlatego musisz je trzymać osobno.

Czy można odzyskać btw z dowodu dostawy?

Nie. Odliczenie btw wymaga faktury, która spełnia wymogi prawne, a dowód dostawy ich nie spełnia: zwykle nie ma na nim kwot, stawki btw ani numeru faktury. Nigdy więc nie księguj dowodu dostawy jako faktury zakupu, choćby wyglądał kompletnie.

Niektórzy dostawcy wysyłają dokument, który jest dowodem dostawy i fakturą jednocześnie, z artykułami oraz kwotami i btw. To wolno, i wtedy jest to po prostu faktura. Patrz więc na to, co stoi na dokumencie, a nie na to, co wydrukowano u góry: samo słowo pakbon nic nie mówi.

Odwrotny błąd też się zdarza: zaksięgować dowód dostawy jako fakturę, a później dołożyć obok prawdziwą fakturę. Wtedy te same koszty stoją w Twojej dokumentacji dwa razy i nie zgadza się ani wynik, ani deklaracja btw. Często zauważasz to dopiero, gdy stan rozrachunków z dostawcą przestaje się zgadzać.

Dlaczego dowód dostawy jest jednak ważny dla Twojej dokumentacji?

Dowód dostawy to Twój dowód tego, co faktycznie wpłynęło. Przychodzi później faktura, na której stoi więcej, niż otrzymałeś? Wtedy podpisany dowód dostawy jest jedynym dokumentem, którym możesz to wykazać. Bez dowodu dostawy stoisz w takiej dyskusji z pustymi rękami.

Przy pracy projektowej liczy się podwójnie. Materiał dostarczony na zlecenie należy do tego zlecenia, a dowód dostawy jest momentem, w którym zostaje to utrwalone. Kto przypisze dowód dostawy od razu do projektu, wie później dokładnie, jaki materiał poszedł na jakie zlecenie, i może to poprawnie przenieść na klienta.

A przy dostawach częściowych jest niezbędny. Zamówienie przychodzi w trzech przesyłkach? Wtedy trzy dowody dostawy razem mówią, co jest kompletne, a co jeszcze otwarte. Faktura na koniec miesiąca nic o tym nie mówi.

Jak powiązać dowód dostawy z fakturą, która przyjdzie później?

Przez numer zamówienia. Zarówno dowód dostawy, jak i faktura normalnie odnoszą się do tego samego zamówienia zakupu, a ten numer jest nicią między nimi. Brakuje go na dowodzie dostawy? Poproś dostawcę, żeby go dopisywał, bo bez tego odniesienia zostaje szukanie ręczne.

Przy wpłynięciu faktury sprawdź, czy ilości zgadzają się z dowodami dostawy. W praktyce nazywa się to dopasowaniem trójstronnym: zamówienie mówi, co zamówiłeś, dowód dostawy, co dostałeś, faktura, co płacisz. Rozchodzą się? Wtedy to powód, żeby nie płacić, dopóki się nie zgodzi.

Przechowuj dowód dostawy cyfrowo i przy zakupie, a nie w osobnym stosie. Dowód dostawy w szufladzie obok stołu warsztatowego już go nie ma, gdy faktura przychodzi trzy tygodnie później, i wtedy w praktyce nic nie sprawdzasz i płacisz na zaufanie.

Czy trzeba przechowywać dowody dostawy i jak długo?

Dowody dostawy należą do Twojej dokumentacji, a tym samym podlegają obowiązkowi przechowywania. Są częścią historii za zakupem: zamówienie, dostawa i faktura należą do siebie, a razem pokazują, że koszt naprawdę został poniesiony.

Przechowywanie cyfrowe jest dozwolone, tak jak przy paragonach, o ile zapisana wersja jest wiernym odwzorowaniem oryginału i przez cały okres przechowywania pozostaje czytelna i dostępna. Skanuj więc także podpis potwierdzający odbiór, bo właśnie ta część czyni z dowodu dostawy dowód.

Wahasz się, jak długo trzeba przechowywać konkretny dokument? Patrz na to, do czego należy, a nie na sam dokument. Jeśli dowód dostawy należy do inwestycji, dla której obowiązuje dłuższy termin, ten termin dotyczy też dokumentów wokół niej. Przy wątpliwościach daj to sprawdzić księgowemu.

Najczęstsze pytania

Jaka jest różnica między dowodem dostawy i fakturą?

Dowód dostawy to dokument dostawy i mówi, co jest w przesyłce, zwykle bez cen. Faktura to dokument płatności z kwotami, btw i terminem płatności. Jedna faktura często pokrywa kilka dowodów dostawy, bo dostawcy fakturują za okres.

Czy mogę odzyskać btw z dowodu dostawy?

Nie. Odliczenie btw wymaga faktury, która spełnia wymogi prawne, a na dowodzie dostawy zwykle nie ma kwot, stawki btw ani numeru faktury. Jeśli jednak są, dokument jest faktycznie fakturą, niezależnie od tego, co wydrukowano u góry.

Czy muszę przechowywać dowody dostawy?

Tak, należą do Twojej dokumentacji i podlegają obowiązkowi przechowywania. Przechowywanie cyfrowe jest dozwolone, o ile zapisana wersja jest wiernym odwzorowaniem i pozostaje czytelna i dostępna. Skanuj także podpis odbioru, bo ta część czyni z dowodu dostawy dowód.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą; przepisy mogą się zmieniać.