Administracja2 września 20264 min czytania

Wielojęzyczny zespół i księgowość: jak utrzymać porządek?

Coraz więcej holenderskich firm pracuje z zespołem, który nie składa się z jednego języka: polski monter, turecki planista, angielskojęzyczny pracownik administracji. To dobre dla obsadzenia stanowisk, ale trudne dla księgowości, która przecież idzie za holenderskimi zasadami, niezależnie od tego, kto obsługuje przyciski. W tym artykule patrzymy, gdzie to zgrzyta, co idzie nie tak, gdy każdy szuka własnego rozwiązania, i jak utrzymać jedną księgowość, podczas gdy każdy pracuje we własnym języku.

Trzy dłonie przesuwają jednocześnie kolorowe karteczki na magnetycznej tablicy z planem tygodnia.

Dlaczego wielojęzyczny zespół jest trudny dla księgowości?

Holenderskie zasady księgowe nie zmieniają się, niezależnie od tego, kto je stosuje: te same stawki btw, te same obowiązkowe dane faktury, te same terminy deklaracji. Dla pracownika, który musi te zasady stosować w języku, który nie jest jego ojczystym, dochodzi dodatkowa warstwa ponad samą pracę.

To nie kwestia nieumiejętności. Także doświadczony fachowiec szybciej popełnia błąd w systemie, który rozumie w połowie, niż w systemie, który mówi jego językiem. Źle postawiona cyfra w rubryce btw albo faktura, która przez przypadek dostaje niewłaściwą stawkę, zdarza się częściej, niż firmy przyznają.

Ryzyko poza tym narasta wraz z rosnącym zespołem: jeden pracownik walczący z językiem to problem indywidualny, cały zespół, który to robi, to ryzyko systemowe dla księgowości jako całości.

Co idzie nie tak, gdy każdy szuka własnego rozwiązania?

Częstą reakcją jest to, że pracownicy zaczynają sami tłumaczyć, osobnym programem tłumaczącym obok systemu księgowego. To kosztuje czas, prowadzi do niespójnych tłumaczeń tego samego terminu, a tłumaczenie stoi osobno od faktycznej funkcji w systemie.

Inną reakcją jest to, że jeden niderlandzkojęzyczny kolega robi wszystkie czynności administracyjne za cały zespół. To rozwiązuje problem językowy, ale czyni z tego kolegi wąskie gardło, a zespół bardziej zależnym, niż trzeba, od czegoś prostego jak wprowadzenie godzin.

Trzecim schematem jest to, że firmy używają kilku systemów obok siebie: programu księgowego do holenderskiej księgowości i osobnego programu do planowania, który działa w kilku językach. To rozwiązuje problem językowy, ale tworzy nowy: dwa źródła prawdy, które nie synchronizują się automatycznie.

Jak most językowy działa w praktyce?

Idea za mostem językowym jest prosta: każdy użytkownik widzi interfejs we własnym języku, podczas gdy leżąca pod spodem prawda administracyjna pozostaje w jednym języku, czyli holenderska. Pracownik, który wybiera turecki jako język interfejsu, widzi turecki przyciski i pola, ale faktura, która z tego wychodzi, idzie po prostu za holenderskimi zasadami.

TelMaar jest zbudowany pod to z dziewięcioma językami interfejsu, tak żeby monter, planista i pracownik administracji mogli wszyscy pracować we własnym języku, bez tego, żeby powstały dwie księgowości obok siebie. Jest dokładnie jedna prawda księgowa, tylko ekran, w którym ją czytasz, różni się dla każdej osoby.

Ważna różnica wobec dokumentów: język faktury albo oferty do klienta idzie za językiem tego klienta, a nie za językiem interfejsu pracownika, który dokument sporządza. To dwa oddzielne wybory, a dobry system też trzyma je oddzielnie.

Co to znaczy dla roli i uprawnień w zespole?

Wielojęzyczny zespół to często także zespół z różnymi zadaniami: monter wprowadza godziny i materiały, planista prowadzi dzień, a administracja załatwia faktury i btw. Każda rola potrzebuje innych ekranów, niezależnie od języka, w którym ktoś pracuje.

Role i uprawnienia sprawiają, że monter nie wejdzie przez przypadek w deklarację btw, a planista nie ma dostępu do wrażliwych danych płacowych. To nie brak zaufania do zespołu, a sposób utrzymania systemu przejrzystym dla każdego, kto z nim pracuje.

W połączeniu z mostem językowym oznacza to, że każdy pracownik widzi dokładnie to, co jest istotne dla jego roli, w języku, który rozumie najlepiej, bez dostępu do ekranów, które dla jego funkcji nie są potrzebne.

Co możesz zrobić sam, żeby przejście poszło gładko?

Zacznij od zmapowania, jakimi językami Twój zespół naprawdę mówi, i sprawdź, czy program te języki rzeczywiście w pełni obsługuje, nie tylko kilka przycisków, a cały proces pracy od planowania do faktury.

Włącz pracowników w wybór ich języka interfejsu, zamiast decydować za nich. Kto sam może wybrać na przykład między polskim i niderlandzkim, czuje się bardziej zaadresowany i popełnia mniej błędów niż ten, komu narzucono język niebędący jego preferencją.

A dla dokumentów do klientów ustal stałą zasadę: jaki język dostaje klient holenderski, a jaki niemiecki. Tak zapobiegasz temu, że wewnętrzny wybór języka pracownika przez przypadek przecieknie do dokumentu, który klient ma przed oczami.

Najczęstsze pytania

Czy język interfejsu pracownika zmienia zasady btw?

Nie, holenderskie przepisy podatkowe pozostają zawsze te same. Zmienia się tylko język, w którym pracownik obsługuje system, a nie leżąca pod spodem księgowość.

W jakim języku klient dostaje fakturę, gdy zespół pracuje wielojęzycznie?

Język dokumentu idzie za klientem, a nie za językiem interfejsu pracownika, który fakturę sporządza. Holenderski klient z reguły dostaje niderlandzką fakturę, niezależnie od tego, kto ją zrobił.

Czy każdy pracownik w wielojęzycznym zespole potrzebuje tego samego dostępu?

Nie, role i uprawnienia decydują, co ktoś widzi i może robić, niezależnie od języka, w którym pracuje. Monter potrzebuje innych ekranów niż ktoś w administracji.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą; przepisy mogą się zmieniać.