Rechnungsstellung17. Juli 20263 Min. Lesezeit

Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: so machst du es sicher

Arbeitest du mit Abonnements, Wartungsverträgen oder festen Monatsbeträgen? Dann ist es verlockend, Rechnungen vollständig zu automatisieren und nicht mehr danach zu schauen. Das spart Zeit, aber blindes Automatisieren kann auch zu Fehlern führen, die du erst spät bemerkst. In diesem Artikel liest du, wann Automatisierung sinnvoll ist und wie du sie mit einem Sicherheitsnetz einrichtest.

Für welche Situationen eignet sich automatisches Abrechnen?

Wiederkehrende Rechnungen sind ideal für feste, vorhersehbare Beträge: ein monatliches Abonnement, ein fester Wartungsvertrag oder eine feste Miete für eine Geschäftsfläche, die du weitervermietest. Betrag und Beschreibung ändern sich dann selten.

Auch bei einer festen Kundengruppe mit einer wiederkehrenden Leistung, etwa einer monatlichen Coaching-Sitzung oder einem festen Stundenpaket, funktioniert Automatisierung gut. Du richtest die Rechnung einmalig ein, und das System wiederholt sie von selbst.

Weniger geeignet ist Automatisierung für Arbeit mit wechselndem Umfang, etwa Projekte, bei denen die Stundenzahl oder die Kosten pro Monat variieren. Dort ist eine menschliche Kontrolle vorab gerade wertvoll.

Was sind die Risiken von blindem Automatisieren?

Das größte Risiko ist, dass sich ein Fehler wiederholt, bevor jemand ihn bemerkt. Steht ein falscher Betrag oder ein abgelaufener Vertrag noch aktiv, verschickst du diesen Fehler jeden Monat erneut an denselben Kunden.

Auch Änderungen in der Kundenbeziehung werden leicht übersehen: ein Kunde, der gekündigt hat, ein Rabatt, der ausgelaufen ist, oder eine Preisabsprache, die angepasst wurde. Ohne Kontrolle läuft der alte Betrag einfach weiter.

Außerdem kann sich ein MwSt.-Satz (btw) ändern oder ein Kunde eine andere Adresse bekommen, wodurch eine vollständig automatische Rechnung plötzlich nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entspricht, ohne dass es jemand bemerkt.

Was ist das Vier-Augen-Prinzip und warum funktioniert es?

Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet, dass eine zweite Person oder ein zweiter Kontrollmoment mitschaut, bevor eine Aktion endgültig wird. Beim Abrechnen bedeutet das konkret: Das System stellt die Rechnung automatisch zusammen, aber ein Mensch genehmigt sie, bevor sie tatsächlich verschickt wird.

Arbeitest du allein als Freiberufler, dann ist ein 'zweites Augenpaar' oft ein fester Kontrollmoment mit dir selbst: zum Beispiel jeden ersten Tag des Monats zehn Minuten die Rechnungsentwürfe durchgehen, bevor du auf Senden klickst.

Bei einem KMU-Betrieb mit mehreren Mitarbeitern kann das buchstäblich ein Kollege sein, der die Rechnungsentwürfe prüft. So fängst du Fehler ab, bevor sie beim Kunden ankommen, statt sie im Nachhinein korrigieren zu müssen.

Welcher Ansatz passt zu welcher Situation?

Für kleine, stabile Beträge mit geringem Risiko (wie ein Abonnement mit einem festen, niedrigen Betrag) kann vollständige Automatisierung mit einer periodischen Stichprobenkontrolle ausreichen. Prüfe zum Beispiel jedes Quartal einige Rechnungen.

Für größere Beträge, Geschäftskunden oder Verträge, die sich regelmäßig ändern, ist ein Entwurf-und-Genehmigen-Ansatz klüger: Das System bereitet die Rechnung vor, du (oder ein Kollege) genehmigst sie, bevor sie verschickt wird.

Ein Mittelweg ist eine automatische Vorab-Erinnerung: Das System teilt dir einen Tag, bevor eine wiederkehrende Rechnung verschickt wird, mit, dass dies geschehen wird, sodass du noch eingreifen kannst, falls sich etwas geändert hat.

Wie richtest du wiederkehrende Rechnungen praktisch ein?

Beginne mit einer klaren Liste, welche Kunden und Verträge für Automatisierung infrage kommen, und lege pro Kunde fest, wie hoch der feste Betrag, die Häufigkeit und das Enddatum des Vertrags sind.

Sorge dafür, dass das System dich bei Abweichungen warnt, zum Beispiel wenn ein Vertrag ausläuft oder ein Betrag manuell angepasst wurde. So bleibt die Kontrolle bei dir, auch wenn die Software den Großteil der Arbeit übernimmt.

TelMaar unterstützt wiederkehrende Rechnungen mit einem einstellbaren Genehmigungsmoment, sodass du selbst wählst, wie viel Automatisierung und wie viel Kontrolle zu deinem Unternehmen passt. Das ist meist eine bessere Balance, als alles loszulassen oder alles manuell zu erledigen.

Häufig gestellte Fragen

Ist es Pflicht, automatisches Abrechnen für Abonnements anzubieten?

Nein, es ist keine gesetzliche Pflicht. Es ist eine Wahl, um Zeit zu sparen, sofern du die Kontrolle über die Richtigkeit der Rechnungen gut einrichtest.

Was ist das Vier-Augen-Prinzip kurz erklärt?

Ein zweiter Kontrollmoment, durch einen Kollegen oder durch dich selbst zu einem festen Zeitpunkt, bevor eine automatisch erstellte Rechnung tatsächlich verschickt wird.

Muss ich jede wiederkehrende Rechnung manuell genehmigen?

Das hängt vom Risiko ab. Bei kleinen, stabilen Beträgen kann eine Stichprobe ausreichen, bei größeren oder wechselnden Beträgen ist eine vorherige Genehmigung klüger.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Wende dich im Zweifel an einen Berater; Regeln können sich ändern.