Automatisierungen
Wenn-dann-Regeln, die Arbeit abnehmen, Freigaben, die streng bleiben
Manche Schritte machst du jedes Mal aufs Neue, und andere willst du gerade nicht ohne ein zweites Paar Augen durchgehen lassen. Ein Rabatt über einer Grenze, ein teurer Einkauf, ein Angebot: Da soll jemand draufschauen, bevor es weitergeht.
Mit einfachen Wenn-dann-Regeln lässt du bei einem Ereignis automatisch etwas anstoßen, zum Beispiel bei einem abgeschlossenen Auftrag. Schlägt so eine Automatisierung fehl, berührt das nie die zugrunde liegende Handlung: Der Auftrag bleibt abgeschlossen, nur der Folgeschritt lief nicht durch.
Freigaben funktionieren genau umgekehrt, streng: Auf Rabatt, Angebot, Einkauf und Arbeitsschein setzt du eine Grenze, über der zuerst jemand freigeben muss, nach dem Vier-Augen-Prinzip. Ohne diese Freigabe geht es nicht weiter. Das eine System ist geschmeidig, das andere ist ein Schloss.
Wenn-dann bei Ereignissen
Lass bei einem abgeschlossenen Auftrag oder einem anderen Moment automatisch einen Folgeschritt starten.
Fehlschlag berührt den Auftrag nicht
Geht eine Automatisierung schief, bleibt die zugrunde liegende Handlung einfach bestehen.
Vier Augen auf die Freigabe
Über einer Grenze muss zuerst jemand anderes freigeben, bevor es weitergeht.
Grenzen, die du selbst setzt
Lege je Rabatt, Angebot, Einkauf oder Arbeitsschein fest, ab welchem Betrag eine Freigabe nötig ist.
Streng, wo es sein muss
Ohne die erforderliche Freigabe geht eine Handlung nicht durch, ohne Ausnahme.
Geschmeidig, wo es geht
Routineschritte laufen von selbst durch, sodass deine Aufmerksamkeit zur eigentlichen Arbeit geht.
Welche Arbeit Sie an eine Wenn-dann-Regel abgeben
Viel Verwaltung ist eine feste Reaktion auf ein festes Ereignis. Wenn ein Arbeitsschein unterschrieben ist, erstelle einen Rechnungsentwurf. Wenn ein Angebot angenommen ist, plane den Auftrag und sende eine Bestätigung. Wenn eine Rechnung vierzehn Tage überfällig ist, sende eine Erinnerung. Diese Arbeit machen Sie heute selbst, jedes Mal aufs Neue.
In TelMaar legen Sie solche Regeln einmal fest: ein Ereignis, eine Bedingung und eine Aktion. Die Regel läuft danach von selbst, und ein Protokoll zeigt, was sie getan hat. Geht etwas schief, steht das ebenfalls dort, mit dem Grund.
Warum Freigaben gerade streng bleiben müssen
Automatisieren darf nie heißen, dass ein großer Rabatt, eine teure Bestellung oder ein Angebot über einem bestimmten Betrag ungesehen rausgeht. Deshalb können Sie pro Dokumentart eine Grenze setzen: darüber ist ein zweites Augenpaar nötig, bevor es weitergeht.
Der Freigebende bekommt eine Meldung, sieht das Dokument mit dem Grund der Sperre und gibt frei oder lehnt ab, auch vom Telefon aus. Wer was wann freigegeben hat, bleibt festgehalten. So nehmen Sie Routinearbeit weg, ohne die Kontrolle über das Geld zu verlieren.
Häufige Fragen zu dieser Funktion
Was passiert, wenn eine Automatisierung fehlschlägt?
Dann berührt das die zugrunde liegende Handlung nicht. Der Auftrag bleibt abgeschlossen oder die Rechnung bleibt verschickt; nur der automatische Folgeschritt lief nicht durch.
Worauf kann ich eine Freigabe einstellen?
Auf Rabatt, Angebot, Einkauf und Arbeitsschein. Über der Grenze, die du selbst setzt, muss zuerst jemand anderes freigeben, nach dem Vier-Augen-Prinzip.
Kann eine Handlung ohne Freigabe trotzdem durchgehen?
Nein. Eine Freigabe ist streng: Ohne die erforderliche Freigabe geht die Handlung nicht durch. Genau das ist ihr Zweck.
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