Steuern19. Juni 20263 Min. Lesezeit

Geschäftskosten absetzen: was erlaubt ist und was nicht

Kosten absetzen klingt einfach, aber die Regeln unterscheiden sich je nach Ausgabenart, und es steckt mehr Nuance darin, als du denken würdest. Was genau darfst du absetzen, wie steht es um Kosten, die teils privat und teils geschäftlich sind, und welche Belege musst du aufbewahren? Dieser Artikel fasst die wichtigsten Regeln zusammen.

Welche Kosten sind grundsätzlich absetzbar?

Als Faustregel gilt: Kosten, die du machst, um Einkommen aus deinem Unternehmen zu erzielen, sind absetzbar. Denk an Software, Werkzeug, Büromaterial, Werbung und Telefonkosten, die du geschäftlich nutzt.

Auch Kosten für Beratung, wie einen Buchhalter oder Anwalt, und Versicherungen, die spezifisch mit deinem Unternehmen zu tun haben, fallen darunter. Der Gedanke ist immer derselbe: ohne diese Ausgabe hättest du deine Arbeit nicht machen können.

Vollständig private Kosten, wie ein Einkauf für zu Hause, sind nie absetzbar, auch nicht, wenn du zufällig in diesem Moment gerade arbeitest. Die Verbindung zu deinem Unternehmen muss nachweisbar sein.

Wie steht es um einen Arbeitsraum zu Hause?

Arbeitest du aus einem Zimmer in deinem eigenen Haus, dann gelten strenge Voraussetzungen, bevor du Kosten für diesen Arbeitsraum absetzen darfst. Wichtiges Kriterium ist oft, ob der Raum einen eigenständigen Charakter hat, zum Beispiel mit einem eigenen Eingang, und ob du dort einen erheblichen Teil deines Einkommens verdienst.

Erfüllt dein Arbeitsraum diese Voraussetzungen nicht, kannst du meist keine Wohnkosten absetzen, aber wohl einen Teil kleinerer Kosten wie Internet oder einen Schreibtisch, den du speziell geschäftlich nutzt.

Diese Regelung ist nuanciert und unterscheidet sich je nach Situation (Mietwohnung gegenüber Eigentumswohnung, Einzelunternehmen gegenüber Kapitalgesellschaft). Prüfe daher die aktuellen Bedingungen beim Finanzamt oder ziehe einen Berater hinzu, bevor du das anwendest.

Was gilt für Fahrten, Ausrüstung und Weiterbildung?

Geschäftliche Fahrten mit deinem eigenen Auto darfst du oft über einen festen Betrag pro Kilometer absetzen, oder du hältst die tatsächlichen Autokosten fest, wenn du das Auto (fast) vollständig geschäftlich nutzt. Eine lückenlose Kilometerabrechnung ist dabei unerlässlich.

Ausrüstung wie ein Laptop, Telefon oder eine Kamera, die du geschäftlich nutzt, ist absetzbar. Über einem bestimmten Anschaffungsbetrag musst du diese Kosten meist über mehrere Jahre abschreiben, statt sie auf einmal abzusetzen, das nennt man Abschreibung.

Weiterbildungen und Kurse, die direkt zu deinem aktuellen Beruf beitragen, sind absetzbar, während ein Studium für einen völlig neuen Beruf oft anders behandelt wird. Prüfe im Zweifel die Regeln für Schulungskosten beim Finanzamt.

Wie gehst du mit Belegen und gemischten Kosten um?

Bewahre immer den Originalbeleg oder die digitale Rechnung jeder geschäftlichen Ausgabe auf, auch kleine Beträge. Ohne Nachweis kann das Finanzamt einen Abzugsposten ablehnen, unabhängig davon, ob die Ausgabe logisch geschäftlich war.

Bei gemischten Kosten, bei denen du etwas teils geschäftlich und teils privat nutzt (denk an einen Handyvertrag oder Internet zu Hause), darfst du nur den geschäftlichen Teil absetzen. Halte dabei ein angemessenes, begründetes Verhältnis ein, zum Beispiel basierend auf der Nutzung.

Ein Foto eines Belegs direkt nach dem Kauf, verknüpft mit der richtigen Kostenkategorie in deinem Buchhaltungssystem, verhindert, dass du am Ende des Quartals mit einem Stapel unleserlicher Kassenbons dastehst.

Welche Fehler machen Unternehmer beim Kostenabzug am häufigsten?

Ein häufiger Fehler ist das vollständige Absetzen gemischter Kosten, obwohl nur der geschäftliche Teil erlaubt ist. Das fällt bei einer Prüfung relativ schnell auf und kann zu einer Nachzahlung führen.

Wir sehen auch oft, dass Kosten für eine Investition auf einmal abgesetzt werden, obwohl sie eigentlich über mehrere Jahre hätten abgeschrieben werden müssen. Das wirkt sich sowohl auf deinen Gewinn als auch auf deine Steuererklärung aus.

Das schlichte Verlieren von Belegen ist vielleicht der häufigste Fehler von allen. Ein System, in dem du Belege direkt digital festhältst, wie TelMaar es bietet, verhindert, dass dir im Nachhinein Abzugsposten entgehen, weil der Nachweis fehlt.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich die vollständigen Kosten meines Internetvertrags zu Hause absetzen?

Nein, nur wenn du das Internet ausschließlich geschäftlich nutzt. Nutzt du es auch privat, setzt du nur den geschäftlichen Teil ab, basierend auf einer angemessenen Einschätzung.

Muss ich jeden Beleg aufbewahren, auch kleine Beträge?

Ja, jeder Nachweis einer geschäftlichen Ausgabe ist nötig, um den Abzug bei einer eventuellen Prüfung zu belegen, unabhängig vom Betrag.

Kann ich einen Laptop auf einmal vollständig absetzen?

Das hängt vom Anschaffungsbetrag ab. Über einer bestimmten Grenze musst du die Kosten meist über mehrere Jahre abschreiben. Prüfe die aktuelle Grenze beim Finanzamt.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Wende dich im Zweifel an einen Berater; Regeln können sich ändern.