Buchhaltung2. September 20264 Min. Lesezeit

Mehrsprachiges Personal und die Buchhaltung: wie behalten Sie den Überblick?

Immer mehr niederländische Unternehmen arbeiten mit einem Team, das nicht eine Sprache teilt: ein polnischer Monteur, ein türkischer Planer, eine englischsprachige Verwaltungsmitarbeiterin. Das ist gut für die Besetzung, aber schwierig für die Buchhaltung, die nun einmal niederländischen Regeln folgt, egal wer die Knöpfe bedient. Dieser Artikel zeigt, wo das reibt, was schiefgeht, wenn jeder seine eigene Lösung sucht, und wie eine Buchhaltung Bestand hat, während alle in ihrer eigenen Sprache arbeiten.

Warum ist ein mehrsprachiges Team schwierig für die Buchhaltung?

Die niederländischen Buchhaltungsregeln ändern sich nicht, egal wer sie anwendet: dieselben Umsatzsteuersätze, dieselben Pflichtangaben auf Rechnungen, dieselben Meldefristen. Für einen Mitarbeitenden, der diese Regeln in einer Sprache befolgen muss, die nicht seine Muttersprache ist, liegt eine zusätzliche Schicht über der eigentlichen Arbeit.

Das ist keine Frage des Könnens. Auch ein erfahrener Profi macht in einem System, das er nur halb versteht, schneller Fehler als in einem System, das seine eigene Sprache spricht. Eine falsch platzierte Zahl in einer Umsatzsteuerrubrik oder eine Rechnung, die versehentlich den falschen Satz bekommt, kommt häufiger vor, als Unternehmen meist zugeben.

Das Risiko summiert sich zudem, je größer ein Team wird: Ein Mitarbeitender, der mit der Sprache kämpft, ist ein individuelles Problem, ein ganzes Team, das das tut, ist ein strukturelles Risiko für die Buchhaltung insgesamt.

Was geht schief, wenn jeder seine eigene Lösung sucht?

Eine häufige Reaktion ist, dass Mitarbeitende selbst übersetzen, mit einem separaten Übersetzungsprogramm neben dem Buchhaltungssystem. Das kostet Zeit, führt zu uneinheitlichen Übersetzungen desselben Begriffs, und die Übersetzung bleibt von der tatsächlichen Funktion im System losgelöst.

Eine andere Reaktion ist, dass eine niederländischsprachige Kollegin oder ein Kollege alle administrativen Aufgaben für das ganze Team übernimmt. Das löst das Sprachproblem, macht diese eine Person aber zum Engpass und das Team abhängiger, als für etwas so Einfaches wie das Erfassen von Stunden nötig wäre.

Ein drittes Muster: Unternehmen nutzen mehrere Systeme nebeneinander, ein Buchhaltungsprogramm für die niederländische Buchführung und ein separates Planungsprogramm, das mehrsprachig funktioniert. Das löst das Sprachproblem, schafft aber ein neues: zwei Wahrheitsquellen, die nicht automatisch synchron bleiben.

Wie funktioniert eine Sprachbrücke in der Praxis?

Die Idee hinter einer Sprachbrücke ist einfach: Jeder Nutzer sieht die Oberfläche in seiner eigenen Sprache, während die zugrunde liegende administrative Wahrheit in einer Sprache bleibt, nämlich Niederländisch. Ein Mitarbeitender, der Türkisch als Oberflächensprache wählt, sieht türkische Schaltflächen und Felder, aber die daraus entstehende Rechnung folgt einfach den niederländischen Regeln.

TelMaar ist genau darauf mit neun Oberflächensprachen aufgebaut, sodass ein Monteur, ein Planer und eine Verwaltungsmitarbeiterin alle in ihrer eigenen Sprache arbeiten können, ohne dass zwei parallele Buchhaltungen entstehen. Es gibt genau eine buchhalterische Wahrheit, nur der Bildschirm, auf dem man sie liest, unterscheidet sich pro Person.

Wichtiger Unterschied bei Dokumenten: Die Sprache einer Rechnung oder eines Angebots an einen Kunden folgt der Sprache dieses Kunden, nicht der Oberflächensprache des Mitarbeitenden, der das Dokument erstellt. Das sind zwei getrennte Entscheidungen, und ein gutes System hält sie auch getrennt.

Was bedeutet das für Rollen und Rechte im Team?

Ein mehrsprachiges Team ist oft auch ein Team mit unterschiedlichen Aufgaben: Der Monteur erfasst Stunden und Material, der Planer steuert den Tag, und die Verwaltung regelt Rechnungen und Umsatzsteuer. Jede Rolle braucht andere Bildschirme, unabhängig von der Sprache, in der jemand arbeitet.

Rollen und Rechte sorgen dafür, dass ein Monteur nicht versehentlich in der Umsatzsteuervoranmeldung landet und ein Planer keinen Zugriff auf sensible Gehaltsdaten hat. Das ist kein Misstrauen gegenüber dem Team, sondern eine Art, das System für alle übersichtlich zu halten, die damit arbeiten.

In Kombination mit einer Sprachbrücke bedeutet das: Jeder Mitarbeitende sieht genau das, was für seine Rolle relevant ist, in der Sprache, die er am besten versteht, ohne Zugriff auf Bildschirme, die für seine Funktion nicht nötig sind.

Was können Sie selbst tun, damit der Umstieg reibungslos verläuft?

Beginnen Sie damit, herauszufinden, welche Sprachen Ihr Team tatsächlich spricht, und prüfen Sie, ob die Software diese Sprachen wirklich vollständig unterstützt, nicht nur ein paar Schaltflächen, sondern den gesamten Arbeitsablauf von Planung bis Rechnung.

Beziehen Sie Mitarbeitende selbst in die Wahl ihrer Oberflächensprache ein, statt sie für sie festzulegen. Wer zwischen zum Beispiel Polnisch und Niederländisch selbst wählen kann, fühlt sich eher angesprochen und macht weniger Fehler als jemand, dem eine nicht bevorzugte Sprache aufgezwungen wird.

Und legen Sie für Dokumente an Kunden eine feste Regel fest: Welche Sprache bekommt ein niederländischer Kunde, welche ein deutscher. So verhindern Sie, dass die interne Sprachwahl eines Mitarbeitenden versehentlich in ein Dokument durchsickert, das der Kunde zu Gesicht bekommt.

Häufig gestellte Fragen

Ändert die Oberflächensprache eines Mitarbeitenden die Umsatzsteuerregeln?

Nein, die niederländischen Steuerregeln bleiben immer gleich. Nur die Sprache, in der ein Mitarbeitender das System bedient, ändert sich, nicht die zugrunde liegende Buchhaltung.

In welcher Sprache erhält ein Kunde seine Rechnung, wenn das Team mehrsprachig arbeitet?

Die Dokumentsprache folgt dem Kunden, nicht der Oberflächensprache des Mitarbeitenden, der die Rechnung erstellt. Ein niederländischer Kunde erhält in der Regel eine niederländische Rechnung, unabhängig davon, wer sie erstellt hat.

Braucht jeder Mitarbeitende in einem mehrsprachigen Team denselben Zugriff?

Nein, Rollen und Rechte bestimmen, was jemand sieht und tun darf, unabhängig von der Sprache, in der er arbeitet. Ein Monteur braucht andere Bildschirme als jemand in der Verwaltung.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Wende dich im Zweifel an einen Berater; Regeln können sich ändern.