Buchhaltung12. Juni 20263 Min. Lesezeit

Stunden und Projekte abrechnen: eine Stundenerfassung, die stimmt

Ob du nun pro Stunde arbeitest oder feste Projektpreise verwendest, eine gute Stundenerfassung ist für Freiberufler aus zwei Gründen wichtig: für deine eigene Abrechnung und für das Stundenkriterium bei der Steuererklärung. In diesem Artikel erklären wir, was eine akzeptierte Stundenerfassung ausmacht, wie du Stunden pro Projekt weiterberechnest und wann du besser einen Festpreis oder einen Stundensatz wählst.

Was ist das Stundenkriterium und warum ist Stundenerfassung wichtig?

Das Stundenkriterium ist eine Mindestanzahl an Stunden, die du als Freiberufler jährlich für dein Unternehmen aufwenden musst, um für bestimmte steuerliche Vorteile infrage zu kommen, etwa den Selbstständigenabzug. Prüfe die aktuelle Mindeststundenzahl beim Finanzamt, denn diese kann sich ändern.

Um nachzuweisen, dass du dieses Kriterium erfüllst, musst du eine lückenlose Stundenerfassung führen. Das bedeutet nicht nur abrechenbare Stunden für Kunden, sondern auch Zeit, die du für Akquise, Verwaltung und Weiterbildung aufwendest.

Ohne eine glaubwürdige Stundenerfassung kann das Finanzamt bei einer Prüfung das Stundenkriterium und damit deine steuerlichen Vorteile infrage stellen, auch wenn du tatsächlich genug Stunden gemacht hast.

Was macht eine Stundenerfassung glaubwürdig?

Erfasse Stunden möglichst im Moment selbst oder am Ende des Tages, statt im Nachhinein zu rekonstruieren, was du vor einem Monat gemacht hast. Eine Erfassung, die erst bei der Steuererklärung auf einmal ausgefüllt wird, wirkt weniger zuverlässig.

Notiere pro Eintrag nicht nur die Stundenzahl, sondern auch eine kurze Beschreibung der Tätigkeiten und, wo relevant, für welchen Kunden oder welches Projekt. Das macht die Erfassung nachprüfbar und konkret.

Nutze vorzugsweise ein digitales System mit Zeitstempeln statt einer losen Excel-Datei, die du rückwirkend anpassen kannst. Letzteres weckt bei einer Prüfung schneller Misstrauen, auch wenn tatsächlich alles stimmt.

Wie berechnest du Stunden pro Projekt an den Kunden weiter?

Arbeitest du mit mehreren Projekten gleichzeitig, verknüpfe jeden erfassten Zeitblock mit dem richtigen Projekt oder Kunden. So verhinderst du, dass Stunden für das eine Projekt versehentlich einem anderen Kunden in Rechnung gestellt werden.

Sende bei längeren Projekten regelmäßig eine Zwischenübersicht der geleisteten Stunden, auch wenn du erst am Ende abrechnest. Das gibt dem Kunden Einblick und verhindert Überraschungen bei der Endrechnung.

Gib auf der Rechnung selbst eine klare Aufstellung an: Datum, Stundenzahl, Beschreibung der Tätigkeiten und den verwendeten Stundensatz. Eine Rechnung mit nur einem Gesamtbetrag für 'Arbeiten' wirft bei Kunden oft Fragen auf.

Festpreis oder Stundensatz: was wählst du wann?

Ein Stundensatz passt gut zu Arbeit, deren Umfang vorab schwer einzuschätzen ist, wie Wartung, Unterstützung oder Arbeit mit unklarem Umfang. So läufst du weniger Risiko, für zusätzliche Arbeit unterbezahlt zu werden.

Ein Festpreis funktioniert besser bei einem klar abgegrenzten Projekt mit einem konkreten Endergebnis, wie dem Bau einer Website oder der Lieferung eines Berichts. Der Kunde weiß vorab genau, woran er ist, was Vertrauen schafft.

Eine Zwischenform ist ein Festpreis pro Phase, bei der du ein größeres Projekt in überschaubare Teile mit jeweils eigenem Preis aufteilst. Das kombiniert die Vorhersehbarkeit eines Festpreises mit der Flexibilität, zwischendurch nachzusteuern.

Wie sorgst du dafür, dass Stundenerfassung und Abrechnung zusammenpassen?

Vermeide doppelte Arbeit, indem du Stunden, die du für einen Kunden erfasst, direkt mit der Abrechnung verknüpfst, statt sie separat zu führen und später manuell abzutippen. Abtippen ist eine bekannte Fehlerquelle.

Prüfe beim Erstellen der Rechnung, ob die erfassten Stunden mit dem übereinstimmen, was du mit dem Kunden vereinbart hast, besonders bei einem festen Stundensatz oder einem Projektlimit. So verhinderst du Diskussionen im Nachhinein.

TelMaar verknüpft Stundenerfassung direkt mit der Abrechnung, sodass erfasste Stunden mit einer Handlung auf der Rechnung landen, mit der richtigen Beschreibung und dem richtigen Satz. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko von Fehlern zwischen Erfassung und Rechnung.

Häufig gestellte Fragen

Zählen Stunden für Akquise für das Stundenkriterium mit?

Ja, nicht nur abrechenbare Stunden für Kunden zählen mit, sondern auch Zeit, die du für Akquise, Verwaltung und Weiterbildung aufwendest, die mit deinem Unternehmen zu tun hat.

Reicht eine Excel-Datei als Stundenerfassung aus?

Es geht, aber ein digitales System mit Zeitstempeln ist bei einer Prüfung glaubwürdiger, weil eine Excel-Datei im Nachhinein leichter anzupassen ist, ohne dass dies sichtbar wird.

Muss ich immer eine detaillierte Stundenliste auf die Rechnung setzen?

Verpflichtend ist es nicht in allen Fällen, aber bei Stundensatzarbeit wird es stark empfohlen. Es macht die Rechnung transparent und verhindert Diskussionen mit dem Kunden über den abgerechneten Betrag.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Wende dich im Zweifel an einen Berater; Regeln können sich ändern.