Rechnungsstellung12. September 20265 Min. Lesezeit

E-Rechnung und Peppol: Was ist eine E-Rechnung genau?

Wer seine Rechnung als PDF mailt, denkt oft, er stelle elektronisch Rechnungen. Das stimmt nicht, und dieser Unterschied wird in den kommenden Jahren Zeit und Geld kosten, wenn man ihn übersieht. Eine E-Rechnung ist kein Dokument, sondern eine Datei mit strukturierten Daten, gemacht, um von Software gelesen zu werden. Im Folgenden lesen Sie, was das genau heißt, was Peppol und UBL sind, wo es schon gilt und was Sie jetzt schon tun können.

Zwei Bildschirme auf einem Schreibtisch: links eine Rechnung als Dokument, rechts dieselben Angaben als Zeilen in einem Buchhaltungsprogramm, und zwischen den beiden Bildschirmen verläuft ein orangefarbenes Kabel.

Warum ein PDF per Mail keine E-Rechnung ist

Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Ein Mensch sieht darauf einen Betrag, ein Datum und einen Steuersatz, für die Software Ihres Kunden ist es aber ein Block Layout, aus dem sich ohne Abtippen oder Scannen nichts herausholen lässt. Das gilt auch, wenn Sie es sauber gestaltet haben, und auch, wenn ein Barcode darauf ist.

Eine E-Rechnung ist das Gegenteil: eine Datei, in der jede Angabe ein eigenes Feld hat. Die Rechnungsnummer steht im Feld für die Rechnungsnummer, der Steuersatz im Feld für den Steuersatz. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest das direkt ein, ohne dass jemand hinschaut.

Die praktische Folge sehen Sie bei der Zahlung. Ein PDF muss auf der anderen Seite abgetippt oder durch ein Scanprogramm geschickt werden, und genau da entstehen Fehler und Verzögerung. Eine E-Rechnung liegt binnen Sekunden im System Ihres Kunden zur Freigabe bereit.

Was sind Peppol und UBL, und was ist der Unterschied?

UBL ist das FORMAT: die Vereinbarung darüber, wie die Datei aussieht und welche Felder hineingehören. Die europäische Norm dafür heißt EN 16931, und das in den Niederlanden und den meisten EU-Ländern verwendete Profil heißt Peppol BIS Billing 3.0. Das ist also schlicht eine Datei, die Sie erzeugen, speichern und weitergeben können.

Peppol ist das NETZ: der Weg, auf dem diese Datei zu Ihrem Kunden gelangt. Sie versenden nicht direkt, sondern über einen Zugangspunkt, und Ihr Kunde empfängt über seinen eigenen Zugangspunkt. Vergleichen Sie es mit E-Mail: UBL ist die Nachricht, Peppol das Postsystem drumherum.

Beides wird oft verwechselt, und das ist beim Vergleich von Software wichtig. Ein Paket, das angibt, E-Rechnungen zu erstellen, erzeugt vielleicht nur die Datei. Der Versand über Peppol verlangt einen akkreditierten Zugangspunkt mit Vertrag und Zertifikat, und das ist ein eigener Schritt. Fragen Sie also immer nach: erzeugt das Paket die Datei, oder versendet es auch?

Wo ist die E-Rechnung schon Pflicht?

In den Niederlanden gilt sie seit Jahren für Lieferanten der Zentralregierung: Aufträge des Staates müssen elektronisch abgerechnet werden. Liefern Sie an ein Ministerium, eine Behörde oder zunehmend an eine Gemeinde oder Provinz, begegnet es Ihnen.

Daneben verlangen es größere Geschäftskunden von sich aus. Ein Handwerksbetrieb, der für eine Wohnungsgesellschaft oder einen großen Installateur arbeitet, wird irgendwann gebeten, über Peppol zu liefern, auch ohne Gesetz dahinter. Das ist oft der Moment, in dem ein kleiner Betrieb zum ersten Mal damit zu tun bekommt.

Darüber hinaus machen immer mehr europäische Länder es schrittweise für den zwischenbetrieblichen Verkehr verpflichtend, und es laufen europäische Pläne, das breiter zu fassen. Diese Termine verschieben sich und unterscheiden sich je Land, prüfen Sie für Ihre Situation also immer, was aktuell gilt, statt sich auf eine Jahreszahl zu verlassen, die Sie irgendwo gelesen haben.

Welche Angaben müssen in einer E-Rechnung stehen?

Dieselben wie auf jeder Rechnung, nur strenger. Die Norm verlangt unter anderem: eine Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Währung, die Umsatzsteuernummer des Lieferanten, Name und Anschrift beider Parteien, je Zeile eine Beschreibung mit Betrag und Steuersatz sowie die zugehörigen Summen.

Der Unterschied zur Papierrechnung ist, dass nicht verhandelt wird. Fehlt die Umsatzsteuernummer, weist die empfangende Software die Datei ab, und es gibt keinen Menschen, der sie trotzdem richtig liest. Damit wird es sofort zu einem guten Test für Ihre eigene Buchhaltung: Was auf Ihren normalen Rechnungen fehlt, fliegt hier sofort auf.

Achten Sie auch auf die Identifikation Ihres Unternehmens. Die Nummer, an der man Sie erkennt, hängt am LAND: In den Niederlanden ist das die Handelskammernummer mit einer eigenen Schemakennung, in Belgien oder Deutschland eine andere Nummer mit einer anderen Kennung. Software, die das fest einprogrammiert, schickt ein belgisches Unternehmen mit der Mitteilung hinaus, es stehe bei der niederländischen Handelskammer.

Was können Sie jetzt schon tun?

Sorgen Sie zuerst dafür, dass Ihre gewöhnliche Rechnungsstellung stimmt: eine fortlaufende Rechnungsnummer ohne Lücken, eine vollständige Umsatzsteuernummer, vollständige Adressdaten Ihres Kunden und Zeilen mit klarer Beschreibung und Steuersatz. Das ist keine Zusatzarbeit für die E-Rechnung, das ist die Arbeit. Wer das beisammen hat, kann eine E-Rechnung erzeugen; wer nicht, bleibt beim ersten Versuch stecken.

Fragen Sie danach Ihren Softwareanbieter, ob er die Datei nach EN 16931 oder Peppol BIS Billing 3.0 erzeugen kann und ob er auch versenden kann. Kann er nur die Datei erzeugen, ist das als Anfang völlig in Ordnung: Sie laden sie herunter und geben sie Ihrem Kunden oder einem Peppol-Dienstleister. Der Versand ist dann später eine Frage des Bereitstellens dieser Datei, nicht des Neuanfangs.

Und denken Sie an die Aufbewahrung. Die E-Rechnung ist das Original, nicht das PDF, das Sie sich daneben aufheben. Die Datei fällt unter dieselbe Aufbewahrungspflicht wie der Rest Ihrer Buchhaltung, sorgen Sie also dafür, dass Sie sie wiederfinden und dass sie lesbar bleibt, auch wenn Sie in ein paar Jahren das Paket wechseln.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Rechnung als PDF per Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ist ein Abbild einer Rechnung und für einen Menschen gedacht. Eine E-Rechnung ist eine Datei mit strukturierten Feldern, die die Software des Empfängers direkt einliest, ohne Abtippen oder Scannen.

Was ist der Unterschied zwischen Peppol und UBL?

UBL ist das Format der Datei, nach der europäischen Norm EN 16931 und in der Praxis nach dem Profil Peppol BIS Billing 3.0. Peppol ist das Netz, das diese Datei zu Ihrem Kunden bringt, über Zugangspunkte auf beiden Seiten. Vergleichbar mit einer Nachricht und dem Postsystem drumherum.

Muss ich schon E-Rechnungen versenden?

Liefern Sie an die niederländische Zentralregierung, gilt es bereits. Größere Geschäftskunden fragen oft von sich aus danach. Immer mehr europäische Länder machen es schrittweise für den Geschäftsverkehr verpflichtend; die Termine unterscheiden sich je Land und verschieben sich, prüfen Sie also, was aktuell für Sie gilt.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Wende dich im Zweifel an einen Berater; Regeln können sich ändern.