Rechnungsstellung10. Juli 20263 Min. Lesezeit

Zahlungsfrist und Mahnungen: was erlaubt ist und was wirkt

Eine Rechnung zu verschicken ist das eine, pünktlich bezahlt zu werden das andere. Viele Unternehmer wissen nicht genau, welche Zahlungsfrist gesetzlich gilt oder was sie bei verspäteter Zahlung an Zinsen und Kosten berechnen dürfen. In diesem Artikel fassen wir die Regeln zusammen und zeigen eine saubere, stufenweise Mahnroutine.

Eine Hand kreist mit einem orangefarbenen Stift ein Datum auf einem Tischkalender ein, daneben eine Rechnung und ein Telefon mit einer Benachrichtigung.

Welche Zahlungsfrist gilt zwischen Unternehmen?

Bei Transaktionen zwischen Unternehmen (b2b) gilt in den Niederlanden eine gesetzliche Standardfrist von 30 Tagen, sofern du nichts anderes vereinbarst. Diese Frist beginnt in der Regel ab dem Rechnungsdatum oder ab dem Zeitpunkt, an dem der Kunde die Rechnung erhält.

Mit großen Unternehmen darfst du eine längere Frist vereinbaren, bis maximal 60 Tage, sofern das für dich als Lieferant nicht unangemessen nachteilig ist. Bei der öffentlichen Hand als Kunde gilt meist eine kürzere, feste Frist von 30 Tagen.

Halte die vereinbarte Zahlungsfrist immer klar fest, sowohl in deinem Angebot oder Vertrag als auch auf der Rechnung selbst. Ohne klare Absprache gilt automatisch die gesetzliche Frist von 30 Tagen.

Welche Zinsen und Inkassokosten darfst du berechnen?

Bei verspäteter Zahlung darfst du den gesetzlichen Handelszins berechnen. Dieser Zinssatz wird regelmäßig von der Regierung festgelegt und liegt meist einige Prozentpunkte über dem Basiszins der Europäischen Zentralbank. Prüfe den aktuellen Satz beim Finanzamt oder der Handelskammer (KvK).

Neben Zinsen darfst du bei verspäteter Zahlung auch Inkassokosten berechnen. Für deren Höhe gibt es eine gesetzliche Staffel, die sogenannte WIK-Staffel (Wet Incassokosten, Gesetz über Inkassokosten), die einen Prozentsatz des offenen Betrags mit Mindest- und Höchstbetrag vorsieht.

Für kleinere Beträge gilt oft ein fester Mindestbetrag an Inkassokosten, auch wenn der berechnete Prozentsatz niedriger ausfallen würde. Weise diese Kosten erst aus, sobald die Zahlungsfrist tatsächlich verstrichen ist, nicht früher.

Wie baust du in drei Schritten eine saubere Mahnroutine auf?

Schritt eins ist eine freundliche Zahlungserinnerung, meist ein paar Tage bis eine Woche nach Ablauf der Zahlungsfrist. Gehe von einem Missverständnis oder Vergessen aus, nicht von böser Absicht, und halte den Ton sachlich, aber zugänglich.

Schritt zwei ist eine formellere Mahnung, etwa zwei bis drei Wochen nach der ersten Erinnerung, in der du ein konkretes neues Zahlungsdatum nennst und angibst, welche Folgen (Zinsen, Inkassokosten) bei Nichtzahlung eintreten.

Schritt drei ist die letzte Mahnung beziehungsweise die förmliche Inverzugsetzung, in der du klarmachst, dass du bei ausbleibender Zahlung ein Inkassobüro einschaltest oder rechtliche Schritte erwägst. Dieser Schritt ist auch nötig, um formell Zinsen und Inkassokosten berechnen zu können.

Wie verhinderst du, dass es so weit kommt?

Eine Rechnung, die von Anfang an klar und vollständig ist, mit eindeutiger Zahlungsfrist und Zahlungsdaten, verhindert bereits einen Teil der verspäteten Zahlungen. Unklarheit führt häufiger zu Aufschub als Unwille.

Erwäge bei neuen oder größeren Kunden eine Anzahlung zu verlangen, besonders bei einmaligen, umfangreichen Aufträgen. Das verringert das Risiko, falls sich die Restzahlung doch verzögert.

Automatisiere den Versand von Mahnungen, damit du nie vergisst nachzufassen, behalte aber die Möglichkeit, eine Mahnung manuell aufzuschieben bei einem Kunden, mit dem du gerade eine Zahlungsvereinbarung getroffen hast. TelMaar behält Fälligkeitsdaten automatisch im Blick und verschickt Mahnungen nach einem von dir festgelegten Zeitplan, sodass du dir das nicht selbst merken musst.

Was tust du, wenn ein Kunde weiterhin nicht zahlen will?

Bleibt eine Inverzugsetzung ohne Ergebnis, ist es üblich, ein Inkassobüro einzuschalten oder, bei höheren Beträgen, ein Gerichtsverfahren zu beginnen. Wäge dabei die Inkassokosten gegen den offenen Betrag ab.

Bewahre alle Korrespondenz sorgfältig auf: die ursprüngliche Rechnung, die Erinnerungen, die Mahnungen und etwaige Reaktionen des Kunden. Diese Unterlagen sind wichtig, falls der Fall weiter eskaliert.

Bedenke auch, dass eine gute Beziehung manchmal schwerer wiegt als ein kleiner Betrag. Im Zweifel kann ein persönliches Gespräch, statt nur schriftlicher Mahnungen, überraschend wirksam sein, um eine Zahlung doch noch zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Standardzahlungsfrist zwischen Unternehmen in den Niederlanden?

Die gesetzliche Standardfrist beträgt 30 Tage, sofern die Parteien keine andere Frist vereinbaren, mit einem gesetzlichen Höchstwert von 60 Tagen für größere Unternehmen.

Darf ich sofort Inkassokosten berechnen, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist?

Nein, Inkassokosten darfst du erst berechnen, nachdem du den Kunden formell gemahnt und eine angemessene zusätzliche Zahlungsfrist eingeräumt hast. Prüfe die aktuelle Staffel und Beträge beim Finanzamt oder der Handelskammer.

Wie viele Mahnungen muss ich mindestens verschicken, bevor ich ein Inkassobüro einschalte?

Es gibt keine feste gesetzliche Anzahl, aber üblich sind eine freundliche Erinnerung, eine formelle Mahnung und eine letzte Inverzugsetzung, bevor du weiter eskalierst.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Wende dich im Zweifel an einen Berater; Regeln können sich ändern.