Rechnungen ohne KvK-Nummer: Wann ist das erlaubt?
Der Auftrag ist erledigt und es muss eine Rechnung raus, aber Sie sind nicht bei der niederländischen Handelskammer eingetragen. Ist das überhaupt erlaubt? Die kurze Antwort lautet: manchmal schon, aber es hängt davon ab, was Sie tun und wie oft. Im Folgenden lesen Sie, wann Sie ohne KvK-Nummer eine Rechnung stellen können, wann die Anmeldung zur Pflicht wird und was sich dann an Ihrer Rechnung und Ihrer Steuererklärung ändert.
Darf man ohne KvK-Nummer eine Rechnung stellen?
Eine Rechnung ist im Kern eine Zahlungsaufforderung mit einer Begründung darunter. Das niederländische Recht verlangt keine Nummer der Handelskammer (KvK) darauf: Zu den Pflichtangaben gehören Ihr Name und Ihre Anschrift, die Daten Ihres Kunden, ein Datum, eine fortlaufende Nummer, eine Beschreibung des Gelieferten und der Betrag. Eine KvK-Nummer ist nicht dabei.
Entscheidend ist vielmehr, ob Sie nach Auffassung der Handelskammer ein Unternehmen führen. Wenn Sie gelegentlich etwas für jemanden erledigen, etwa einen einmaligen Auftrag für einen Bekannten, müssen Sie sich dafür meist nicht anmelden und können ganz normal als Privatperson eine Rechnung stellen. Diese Einkünfte geben Sie dann in Ihrer Einkommensteuererklärung an, in der Regel als Ergebnis aus sonstigen Tätigkeiten.
Die Praxis ist allerdings widerspenstiger als die Regel. Viele Geschäftskunden möchten für ihre eigene Buchhaltung eine KvK-Nummer auf der Rechnung sehen, und manche Buchhaltungssysteme von Auftraggebern lehnen eine Rechnung ohne Nummer ab. Dürfen und können sind hier also zweierlei.
Wann wird die Anmeldung bei der KvK zur Pflicht?
Die Grenze verläuft bei der Frage, ob Sie ein Unternehmen führen. Die Handelskammer betrachtet dafür mehrere Punkte gleichzeitig: Liefern Sie selbstständig Waren oder Dienstleistungen, tun Sie das mit einer gewissen Regelmäßigkeit, und verlangen Sie dafür ein marktübliches Entgelt? Lautet die Antwort ja, dann sind Sie anmeldepflichtig, auch bei kleinen Beträgen und auch dann, wenn Sie nebenbei angestellt sind.
An der Regelmäßigkeit scheitert es meistens. Ein Auftrag pro Jahr für den Nachbarn ist etwas anderes, als jeden Monat wechselnden Auftraggebern eine Rechnung zu schicken. Sobald Sie aktiv Kunden suchen, sich als Anbieter einer Dienstleistung präsentieren oder strukturell Aufträge annehmen, gelten Sie für die Handelskammer als Unternehmer.
Die niederländische Finanzverwaltung nimmt daneben eine eigene Beurteilung für die Umsatzsteuer und für die Einkommensteuer vor, und die deckt sich nicht immer mit der der Handelskammer. Sie können zum Beispiel umsatzsteuerlich Unternehmer sein, ohne einkommensteuerlich als Unternehmer zu gelten. Wenn Sie unsicher sind, wo Sie stehen, lassen Sie das von einem Buchhalter prüfen, statt es selbst einzuschätzen.
Was gehört auf eine Rechnung ohne KvK-Nummer?
Die Pflichtangaben bleiben dieselben wie auf jeder anderen Rechnung: Ihr eigener Name und Ihre Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, das Rechnungsdatum, eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer, das Lieferdatum, eine klare Beschreibung und der Betrag. Fehlt einer dieser Punkte, ist es keine gültige Rechnung, mit oder ohne KvK-Nummer.
Die Rechnungsnummer ist der Punkt, der am häufigsten schiefgeht. Sie muss fortlaufend sein, also ohne Lücken und ohne Doppelungen, auch wenn zwischen zwei Rechnungen Monate liegen. Fangen Sie also nicht jedes Jahr ohne Jahreszahl wieder bei 1 an, und führen Sie die Reihe an einer Stelle statt in losen Dateien.
Berechnen Sie keine Umsatzsteuer, weil Sie kein Umsatzsteuerunternehmer sind, dann schreiben Sie ausdrücklich dazu, dass keine Umsatzsteuer berechnet wurde. Eine Rechnung, auf der die Umsatzsteuer einfach fehlt, wirft beim Buchhalter Ihres Kunden Fragen auf, und diese Fragen landen am Ende wieder bei Ihnen.
Wie funktioniert die Umsatzsteuer ohne KvK-Nummer?
Umsatzsteuer und Handelskammer sind zwei getrennte Dinge. Sind Sie Umsatzsteuerunternehmer, erhalten Sie von der Finanzverwaltung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und die gehört sehr wohl auf Ihre Rechnung. In der Praxis läuft der Antrag meist über die Anmeldung bei der KvK, weshalb beides oft im selben Moment geregelt wird und wie eine Einheit wirkt.
Sind Sie kein Umsatzsteuerunternehmer, berechnen Sie keine Umsatzsteuer und es steht folglich auch keine Nummer auf der Rechnung. Für Ihren Kunden bedeutet das, dass es nichts zurückzufordern gibt: Er zahlt Ihren Betrag, und damit hat es sich. Für einen Privatkunden macht das keinen Unterschied, für einen Geschäftskunden ist Ihre Rechnung dadurch faktisch teurer als derselbe Auftrag mit Umsatzsteuer.
Daneben gibt es die Kleinunternehmerregelung, bei der Sie unter einem bestimmten Jahresumsatz wählen können, keine Umsatzsteuer zu berechnen. Das ist etwas anderes, als kein Umsatzsteuerunternehmer zu sein: Sie haben dann sehr wohl eine Umsatzsteuernummer und müssen sich für die Regelung an- und abmelden. Klären Sie also, welcher der beiden Fälle auf Sie zutrifft, bevor Sie Ihre Rechnung aufsetzen.
Welche Risiken bringt zu langes Warten mit sich?
Stellen Sie weiter Rechnungen, obwohl Sie eigentlich anmeldepflichtig sind, gehen Sie zwei Risiken gleichzeitig ein. Das erste: Die Finanzverwaltung stellt im Nachhinein fest, dass Sie über diese Rechnungen Umsatzsteuer hätten abführen müssen. Diese Umsatzsteuer können Sie Ihren Kunden meist nicht mehr in Rechnung stellen, sie geht also von Ihrer eigenen Marge ab.
Das zweite Risiko ist, dass Ihnen Abzüge und Unternehmerregelungen entgehen. Wer einkommensteuerlich als Unternehmer gilt, kann unter Bedingungen zum Beispiel den Selbstständigenabzug nutzen und Betriebsausgaben absetzen. Wer nicht eingetragen ist, lässt das für den gesamten Zeitraum liegen, in dem er gewartet hat.
Praktisch ist die Hürde für die Anmeldung niedrig: Sie geht online, Sie erhalten Ihre KvK-Nummer sofort und die Finanzverwaltung wird automatisch informiert. Wenn Sie unsicher sind, ob es schon so weit ist, schauen Sie auf die Regelmäßigkeit Ihrer Arbeit statt auf die Beträge. Wer jeden Monat Rechnungen stellt, ist Unternehmer, auch bei kleinen Rechnungen.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich ohne KvK-Nummer eine Rechnung stellen?
Ja, wenn Sie gelegentlich etwas liefern und kein Unternehmen führen. Die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben verlangen keine KvK-Nummer. Arbeiten Sie mit einer gewissen Regelmäßigkeit für Auftraggeber, sind Sie wahrscheinlich anmeldepflichtig und die Antwort ändert sich.
Braucht eine Rechnung ohne KvK-Nummer eine Umsatzsteuernummer?
Nur wenn Sie Umsatzsteuerunternehmer sind. Sind Sie das nicht, berechnen Sie keine Umsatzsteuer und es steht keine Nummer auf der Rechnung. Schreiben Sie dann ausdrücklich dazu, dass keine Umsatzsteuer berechnet wurde, sonst wirft das beim Buchhalter Ihres Kunden Fragen auf.
Was passiert, wenn ich mich zu spät bei der KvK anmelde?
Die Finanzverwaltung kann im Nachhinein feststellen, dass Sie über frühere Rechnungen Umsatzsteuer hätten abführen müssen, und diese Umsatzsteuer können Sie meist nicht mehr von Ihren Kunden holen. Außerdem entgehen Ihnen für diesen Zeitraum Unternehmerabzüge. Lassen Sie Ihre Situation im Zweifel von einem Buchhalter beurteilen.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Wende dich im Zweifel an einen Berater; Regeln können sich ändern.