Steuern10. September 20264 Min. Lesezeit

Einkommensteuererklärung als Selbstständiger in den Niederlanden

Die Umsatzsteuererklärung kommt jedes Quartal wieder, die niederländische Einkommensteuererklärung, die aangifte inkomstenbelasting oder IB, kommt einmal im Jahr und betrifft etwas ganz anderes: Ihren Gewinn. Für viele Selbstständige ist das die Erklärung, bei der die meisten Fragen entstehen, denn daran hängen das Stundenkriterium und die Unternehmerabzüge. Im Folgenden lesen Sie, was in dieser Erklärung geschieht, wann Sie als Unternehmer gelten und was Sie zum Ausfüllen brauchen.

Zwölf Ordner stehen in einer Reihe auf einem Schreibtisch, einer davon orange; eine Hand stellt den letzten an seinen Platz. Im Hintergrund ein Jahreskalender.

Was ist die Einkommensteuererklärung für einen Selbstständigen?

Als Selbstständiger geben Sie Ihr Betriebsergebnis als Gewinn aus Gewerbe an, und das fällt in Box 1, dieselbe Box wie Arbeitslohn. Die niederländische Finanzverwaltung, die Belastingdienst, betrachtet also Ihr gesamtes Einkommen des Jahres: Ihren Gewinn, dazu gegebenenfalls Lohn aus einer Anstellung nebenher, abzüglich der Abzüge, auf die Sie Anspruch haben.

Das ist völlig getrennt von der Umsatzsteuererklärung. Bei der Umsatzsteuer sind Sie Durchlaufstelle: Sie erheben Steuer von Ihren Kunden und führen sie ab, und diese Beträge sind weder Ihr Umsatz noch Ihre Kosten. Bei der Einkommensteuer geht es um das, was nach dieser Steuer übrig bleibt: Ihr Umsatz ohne Umsatzsteuer, abzüglich Ihrer Betriebsausgaben.

Die Erklärung muss grundsätzlich vor dem 1. Mai des Folgejahres eingereicht sein. Schaffen Sie das nicht, können Sie Fristverlängerung beantragen, was viele Unternehmer über ihren Buchhalter tun. Beantragen Sie diese Verlängerung rechtzeitig, denn ein zu später Antrag zählt wie kein Antrag.

Wann gelten Sie einkommensteuerlich als Unternehmer?

Das ist eine eigene Beurteilung, unabhängig von Ihrer Eintragung bei der Handelskammer und unabhängig von Ihrer Umsatzsteuernummer. Die Belastingdienst betrachtet unter anderem die Höhe Ihres Umsatzes, die Zahl der Auftraggeber, die Selbstständigkeit, mit der Sie arbeiten, das unternehmerische Risiko, das Sie tragen, und ob Sie in Ihr Unternehmen investieren.

Die Folge dieser Beurteilung ist erheblich. Gelten Sie einkommensteuerlich als Unternehmer, kommen die Unternehmerabzüge für Sie in Betracht. Gelten Sie das nicht, geben Sie Ihre Einkünfte als Ergebnis aus sonstigen Tätigkeiten an: Sie dürfen dann weiterhin Kosten abziehen, aber die Unternehmerabzüge gelten nicht.

Sie können also umsatzsteuerlich Unternehmer sein, ohne es einkommensteuerlich zu sein. Das klingt widersprüchlich, sind aber zwei getrennte Prüfungen mit eigenem Zweck. Sind Sie unsicher, wo Sie stehen, lassen Sie das von einem Buchhalter beurteilen, statt es selbst einzutragen, denn eine falsche Annahme wirkt jahrelang nach.

Was ist das Stundenkriterium und warum wiegt es so schwer?

Das Stundenkriterium, das urencriterium, bedeutet, dass Sie mindestens 1.225 Stunden je Kalenderjahr für Ihr Unternehmen aufwenden müssen, um Anspruch auf eine Reihe von Unternehmerabzügen zu haben. Das sind etwa 24 Stunden pro Woche über ein ganzes Jahr, und es gilt auch, wenn Sie erst im Laufe des Jahres starten: Die Zahl wird nicht anteilig gekürzt.

Diese 1.225 Stunden sind nicht nur abrechenbare Stunden. Auch Akquise, Verwaltung, Angebote schreiben, die eigene Website pflegen und Fahrzeit zu Kunden zählen mit, solange es Stunden für Ihr Unternehmen sind. Genau deshalb wird es unterschätzt: Man zählt nur, was in Rechnung gestellt wurde.

Das Problem liegt fast nie in der Zahl, sondern im Nachweis. Bei einer Prüfung müssen Sie glaubhaft machen, dass diese Stunden geleistet wurden, und mit einer nachträglichen Schätzung gelingt das nicht. Eine Zeiterfassung, die Sie das Jahr über führen, mit Datum, Dauer und Beschreibung, ist das Einzige, was dann Bestand hat.

Welche Unternehmerabzüge gibt es?

Der bekannteste ist der Selbstständigenabzug, die zelfstandigenaftrek, für den Sie das Stundenkriterium erfüllen müssen. Sein Betrag wird seit einigen Jahren schrittweise abgebaut; schlagen Sie den aktuellen Betrag für das laufende Jahr daher stets bei der Belastingdienst nach, statt sich auf das zu verlassen, was Sie im Vorjahr gesehen haben.

Daneben gibt es den Gründerabzug, eine Erhöhung des Selbstständigenabzugs, die Sie in Ihren ersten Jahren eine begrenzte Anzahl von Malen anwenden dürfen. Und es gibt den Mittelstands-Gewinnfreibetrag: ein Prozentsatz Ihres Gewinns nach dem Unternehmerabzug, der außerhalb der Besteuerung bleibt. Dieser gilt auch, ohne dass Sie das Stundenkriterium erfüllen.

Zudem können Investitionen über den Investitionsabzug für kleine Anschaffungen eine Rolle spielen, wenn Sie in einem Jahr über einen bestimmten Betrag hinaus in Betriebsmittel investieren. Diese Regelungen bauen aufeinander auf, und die Reihenfolge ihrer Anwendung bestimmt den Endbetrag; genau dafür gibt es Software oder einen Buchhalter.

Was brauchen Sie, um die Erklärung abzugeben?

Eine vollständige Buchhaltung über das ganze Jahr: alle Ausgangsrechnungen, alle Eingangsrechnungen und Belege, Ihre Kontoauszüge und deren Abstimmung. Daraus ergeben sich Ihr Umsatz und Ihre Kosten und damit Ihr Gewinn. Fehlen Belege, entgehen Ihnen Abzüge und Ihre Zahlen sind nicht zu untermauern.

Dazu Ihre Zeiterfassung, wenn Sie den Selbstständigenabzug geltend machen wollen, und Ihr Fahrtenbuch, wenn Sie geschäftlich mit einem Privatwagen oder privat mit einem Firmenwagen fahren. Das sind die beiden Aufzeichnungen, die sich im Nachhinein nicht mehr erstellen lassen und deshalb das Jahr über mitlaufen müssen.

Und die Bilanzposten: was Kunden Ihnen noch schulden, was Sie Lieferanten noch schulden, Ihre Betriebsmittel und die Abschreibung darauf. Arbeiten Sie mit Buchhaltungssoftware, fallen diese Übersichten von selbst an; arbeiten Sie mit einer Tabelle, steckt hier die meiste Handarbeit.

Häufig gestellte Fragen

Bis wann muss die Einkommensteuererklärung eingereicht sein?

Grundsätzlich vor dem 1. Mai des Jahres nach dem Steuerjahr. Schaffen Sie das nicht, können Sie Fristverlängerung beantragen, was viele Unternehmer über ihren Buchhalter tun. Beantragen Sie sie rechtzeitig; ein zu später Antrag zählt wie kein Antrag.

Was ist das Stundenkriterium genau?

Mindestens 1.225 Stunden je Kalenderjahr für Ihr Unternehmen aufwenden, um unter anderem Anspruch auf den Selbstständigenabzug zu haben. Auch Akquise, Verwaltung und Fahrzeit zählen mit, nicht nur abrechenbare Stunden. Die Zahl wird nicht gekürzt, wenn Sie mitten im Jahr starten.

Muss ich sowohl Umsatzsteuer- als auch Einkommensteuererklärung abgeben?

Meist ja, und es sind zwei getrennte Dinge. Die Umsatzsteuererklärung betrifft die Steuer, die Sie eingenommen und gezahlt haben, in der Regel je Quartal. Die Einkommensteuer betrifft einmal im Jahr Ihren Gewinn: Umsatz ohne Umsatzsteuer abzüglich Ihrer Betriebsausgaben.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Wende dich im Zweifel an einen Berater; Regeln können sich ändern.