Betalingstermijn en herinneringen: wat mag en wat werkt
Een factuur versturen is één ding, op tijd betaald krijgen is een tweede. Veel ondernemers weten niet precies welke betaaltermijn wettelijk geldt, of wat ze aan rente en kosten mogen rekenen bij te late betaling. In dit artikel zetten we de regels op een rij en geven we een nette, stapsgewijze herinneringsroutine.
Welke betaaltermijn geldt er tussen bedrijven?
Bij transacties tussen bedrijven (b2b) geldt in Nederland een wettelijke standaardtermijn van 30 dagen, tenzij je iets anders afspreekt. Deze termijn gaat in de regel in vanaf de factuurdatum of vanaf het moment dat de klant de factuur ontvangt.
Je mag met grote bedrijven een langere termijn afspreken, tot maximaal 60 dagen, mits dit niet onredelijk nadelig is voor jou als leverancier. Met de overheid als klant geldt meestal een kortere, vaste termijn van 30 dagen.
Leg de afgesproken betaaltermijn altijd duidelijk vast, zowel in je offerte of contract als op de factuur zelf. Zonder duidelijke afspraak geldt automatisch de wettelijke termijn van 30 dagen.
Wat mag je aan rente en incassokosten rekenen?
Bij te late betaling mag je wettelijke handelsrente in rekening brengen. Dit rentepercentage wordt periodiek door de overheid vastgesteld en ligt doorgaans een aantal procentpunten boven de basisrente van de Europese Centrale Bank. Controleer het actuele percentage bij de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel.
Naast rente mag je bij een te late betaling ook incassokosten in rekening brengen. Voor de hoogte hiervan bestaat een wettelijke staffel, de zogeheten WIK-staffel (Wet Incassokosten), die een percentage van het openstaande bedrag hanteert met een minimum- en maximumbedrag.
Voor kleinere bedragen geldt vaak een vast minimumbedrag aan incassokosten, ook als het uitgerekende percentage lager zou uitvallen. Vermeld deze kosten pas op het moment dat de betaaltermijn daadwerkelijk is verstreken, niet eerder.
Hoe bouw je een nette herinneringsroutine in drie stappen?
Stap één is een vriendelijke betalingsherinnering, meestal een paar dagen tot een week na het verstrijken van de betaaltermijn. Ga uit van een misverstand of vergeetachtigheid, niet van kwade wil, en houd de toon zakelijk maar toegankelijk.
Stap twee is een formelere aanmaning, ongeveer twee tot drie weken na de eerste herinnering, waarin je een concrete nieuwe uiterste betaaldatum noemt en aangeeft welke gevolgen (rente, incassokosten) volgen als er niet wordt betaald.
Stap drie is de laatste aanmaning of ingebrekestelling, waarin je duidelijk maakt dat je bij uitblijven van betaling een incassobureau inschakelt of juridische stappen overweegt. Deze stap is ook nodig om formeel rente en incassokosten in rekening te kunnen brengen.
Hoe voorkom je dat het zover komt?
Een factuur die direct duidelijk en compleet is, met een heldere betaaltermijn en betaalgegevens, voorkomt al een deel van de te late betalingen. Onduidelijkheid leidt vaker tot uitstel dan onwil.
Overweeg bij nieuwe of grotere klanten een aanbetaling te vragen, zeker bij eenmalige, grote opdrachten. Dat verkleint het risico als de eindbetaling toch vertraging oploopt.
Automatiseer het versturen van herinneringen zodat je nooit vergeet op te volgen, maar behoud wel de mogelijkheid om een herinnering handmatig uit te stellen bij een klant met wie je net een betalingsregeling hebt getroffen. FinHub houdt vervaldata automatisch bij en stuurt herinneringen volgens een schema dat jij instelt, zodat je dit niet zelf hoeft te onthouden.
Wat doe je als een klant blijft weigeren te betalen?
Na een ingebrekestelling die zonder resultaat blijft, is het gebruikelijk om een incassobureau in te schakelen of, bij hogere bedragen, een gerechtelijke procedure te starten. Weeg hierbij de kosten van incasso af tegen het openstaande bedrag.
Bewaar alle correspondentie zorgvuldig: de oorspronkelijke factuur, de herinneringen, de aanmaningen en eventuele reacties van de klant. Dit dossier is belangrijk als de zaak verder escaleert.
Bedenk ook dat een goede relatie soms zwaarder weegt dan een klein bedrag. Bij twijfel kan een persoonlijk gesprek, in plaats van alleen schriftelijke herinneringen, verrassend effectief zijn om een betaling alsnog los te krijgen.
Veelgestelde vragen
Wat is de standaard betaaltermijn tussen bedrijven in Nederland?
De wettelijke standaardtermijn is 30 dagen, tenzij partijen samen een andere termijn afspreken, met een wettelijk maximum van 60 dagen voor grotere bedrijven.
Mag ik meteen incassokosten rekenen zodra de betaaltermijn is verstreken?
Nee, incassokosten mag je pas rekenen nadat je de klant formeel hebt aangemaand en een redelijke extra betaaltermijn hebt gegeven. Controleer de actuele staffel en bedragen bij de Belastingdienst of Kamer van Koophandel.
Hoeveel herinneringen moet ik minimaal versturen voordat ik een incassobureau inschakel?
Er is geen vast wettelijk aantal, maar gebruikelijk is een vriendelijke herinnering, een formele aanmaning en een laatste ingebrekestelling voordat je verder escaleert.
Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een adviseur; regels kunnen wijzigen.