Facturatie12 september 20265 min leestijd

E-factureren en Peppol: wat is een e-factuur precies?

Wie zijn factuur als PDF mailt, denkt vaak dat hij elektronisch factureert. Dat is niet zo, en dat verschil gaat de komende jaren geld en tijd kosten voor wie het niet doorheeft. Een e-factuur is geen document maar een bestand met gestructureerde gegevens, gemaakt om door software gelezen te worden. Hieronder staat wat dat precies inhoudt, wat Peppol en UBL zijn, waar het nu al moet en wat je nu al kunt doen.

Twee beeldschermen op een bureau: op het linker staat een factuur als document, op het rechter staan dezelfde gegevens als regels in een boekhoudprogramma, en tussen de twee schermen loopt een oranje kabel.

Waarom een PDF per mail geen e-factuur is

Een PDF is een plaatje van een factuur. Een mens ziet er een bedrag, een datum en een btw-tarief op, maar voor de software van je klant is het een blok opmaak waar niets uit te halen valt zonder overtypen of scannen. Dat geldt ook als je hem netjes hebt opgemaakt en ook als er een barcode op staat.

Een e-factuur is het omgekeerde: een bestand waarin elk gegeven een eigen veld heeft. Het factuurnummer staat in het veld voor het factuurnummer, het btw-tarief in het veld voor het btw-tarief. De boekhoudsoftware van de ontvanger leest dat rechtstreeks in, zonder dat iemand ernaar kijkt.

Het praktische gevolg zie je bij de betaling. Een PDF moet aan de andere kant worden overgetypt of door een scanprogramma gehaald, en daar ontstaan de fouten en de vertraging. Een e-factuur staat binnen enkele seconden in het systeem van je klant klaar ter goedkeuring.

Wat zijn Peppol en UBL, en wat is het verschil?

UBL is het FORMAAT: de afspraak over hoe het bestand eruitziet en welke velden erin horen. De Europese norm daarvoor heet EN 16931, en het profiel dat in Nederland en de meeste EU-landen wordt gebruikt heet Peppol BIS Billing 3.0. Dat is dus gewoon een bestand, dat je kunt maken, opslaan en doorsturen.

Peppol is het NETWERK: de route waarlangs dat bestand bij je klant komt. Je verstuurt niet rechtstreeks, maar via een toegangspunt, en je klant ontvangt via zijn eigen toegangspunt. Vergelijk het met e-mail: UBL is het bericht, Peppol is het postsysteem eromheen.

Die twee worden vaak door elkaar gehaald, en dat is belangrijk bij het vergelijken van software. Een pakket dat zegt e-facturen te maken, maakt misschien alleen het bestand. Versturen via Peppol vraagt een geaccrediteerd toegangspunt met een contract en een certificaat, en dat is een aparte stap. Vraag dus altijd door: maakt het pakket het bestand, of verstuurt het ook?

Waar is e-factureren nu al verplicht?

In Nederland geldt het al jaren voor leveranciers van de rijksoverheid: opdrachten van het Rijk moeten elektronisch worden gefactureerd. Lever je aan een ministerie, een uitvoeringsorganisatie of steeds vaker aan een gemeente of een provincie, dan kom je het tegen.

Daarnaast eisen grotere zakelijke opdrachtgevers het uit zichzelf. Een aannemer die voor een woningcorporatie of een grote installateur werkt, krijgt op enig moment het verzoek om via Peppol te leveren, ook zonder dat er een wet achter zit. Dat is vaak het moment waarop een klein bedrijf er voor het eerst mee te maken krijgt.

Verder maken meer Europese landen het stapsgewijs verplicht voor onderling zakelijk verkeer, en er lopen Europese plannen om dat breder te trekken. De data daarvan verschuiven en verschillen per land, dus kijk voor jouw situatie altijd wat er op dit moment geldt in plaats van af te gaan op een jaartal dat je ergens hebt gelezen.

Welke gegevens moeten er in een e-factuur staan?

Dezelfde die op elke factuur horen, maar dan strikter. De norm stelt onder meer verplicht: een factuurnummer, de factuurdatum, de valuta, het btw-nummer van de leverancier, naam en adres van beide partijen, per regel een omschrijving met bedrag en btw-tarief, en de totalen die daarbij horen.

Het verschil met een papieren factuur is dat er niet onderhandeld wordt. Ontbreekt het btw-nummer, dan wijst de ontvangende software het bestand af, en dan is er geen mens die het alsnog goed leest. Dat maakt het meteen een goede test voor je eigen administratie: wat op je gewone facturen ontbreekt, valt hier onmiddellijk door de mand.

Let ook op de identificatie van je bedrijf. Het nummer waarmee je herkenbaar bent hangt aan het LAND: in Nederland is dat het KvK-nummer met een eigen schemacode, in België of Duitsland een ander nummer met een andere code. Software die dat hardcodeert, stuurt een Belgisch bedrijf de deur uit met de mededeling dat het bij de Nederlandse Kamer van Koophandel staat.

Wat kun je nu al doen?

Zorg eerst dat je gewone facturatie op orde is: een doorlopend factuurnummer zonder gaten, een compleet btw-nummer, volledige adresgegevens van je klant en regels met een duidelijke omschrijving en een tarief. Dat is geen extra werk voor e-factureren, dat is het werk. Wie dat op orde heeft, kan een e-factuur maken; wie dat niet heeft, loopt bij de eerste poging vast.

Vraag daarna aan je softwareleverancier of hij het bestand kan maken volgens EN 16931 of Peppol BIS Billing 3.0, en of hij ook kan versturen. Kan hij alleen het bestand maken, dan is dat prima om mee te beginnen: je downloadt het en levert het aan je klant of aan een Peppol-dienstverlener. Verzenden is dan later een kwestie van dat bestand aanleveren, niet van opnieuw beginnen.

En denk aan het bewaren. Een e-factuur is het origineel, niet de PDF die je er voor jezelf bij bewaart. Het bestand valt onder dezelfde bewaarplicht als de rest van je administratie, dus zorg dat je het terugvindt en dat het leesbaar blijft, ook als je over een paar jaar van pakket wisselt.

Veelgestelde vragen

Is een factuur als PDF per mail een e-factuur?

Nee. Een PDF is een afbeelding van een factuur, bedoeld voor een mens. Een e-factuur is een bestand met gestructureerde velden dat de software van de ontvanger rechtstreeks inleest, zonder overtypen of scannen.

Wat is het verschil tussen Peppol en UBL?

UBL is het formaat van het bestand, volgens de Europese norm EN 16931 en in de praktijk het profiel Peppol BIS Billing 3.0. Peppol is het netwerk waarlangs dat bestand bij je klant komt, via toegangspunten aan beide kanten. Vergelijk het met een bericht en het postsysteem eromheen.

Moet ik nu al e-factureren?

Lever je aan de rijksoverheid, dan geldt het al. Grotere zakelijke opdrachtgevers vragen er vaak uit zichzelf om. Meer Europese landen maken het stapsgewijs verplicht voor zakelijk verkeer; de data verschillen per land en schuiven, dus kijk na wat er op dit moment voor jouw situatie geldt.

Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een adviseur; regels kunnen wijzigen.