Een winkeleigenaar werkt lachend op een laptop aan een houten toonbank, met een rekenmachine, een notitieboek en een verzenddoos naast zich.

Administratie voor een klein bedrijf in Nederland

Elke ondernemer in Nederland houdt een administratie bij, of hij nu alleen werkt of tien mensen in dienst heeft. Deze gids loopt de hele keten langs: wat je vastlegt, wanneer je aangifte doet, hoe lang je het bewaart en waar het in de praktijk misgaat.

In het kort

  • Je administratie is alles waaruit blijkt wat er in je onderneming is gebeurd: verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten en je urenregistratie.
  • Een verkoopfactuur moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan dat de btw-aftrek van je klant raken.
  • Factuurnummers lopen door zonder gaten, zodat te zien is dat er geen factuur ontbreekt.
  • De meeste ondernemers doen btw-aangifte per kwartaal; de Belastingdienst bepaalt per onderneming welk tijdvak geldt.
  • De bewaarplicht voor je administratie is zeven jaar, en digitaal bewaren telt volwaardig mee.
  • Werken in je eigen taal verandert niets aan de regels: de factuur en de aangifte volgen de Nederlandse eisen, ongeacht de taal van je scherm.

Van inschrijving tot aangifte

Acht stappen, in de volgorde waarin je ze tegenkomt. Bij elke stap staat waar je verder leest en waarmee je het uitvoert.

  1. Inschrijven en je nummers regelen

    Je schrijft je in bij de Kamer van Koophandel en krijgt daarna een btw-identificatienummer voor op je facturen en een btw-nummer voor de aangifte. Vanaf dat moment loopt je administratie: ook de kosten die je maakt vóór je eerste opdracht horen erin.

    Starten als zzp'er in Nederland: complete checklist 2026Een boekhouding die zichzelf bijhoudtUurtarief berekenen

  2. De offerte

    Een offerte is nog geen factuur, maar wel het begin van je dossier. Leg vast wat je aanbiedt, tegen welke prijs en hoe lang het aanbod geldt. Gaat een klant later twijfelen over wat is afgesproken, dan is dit het stuk waar je op terugvalt.

    Offerte schrijven die wint: opbouw, prijs en geldigheidVan offerte naar betaalde factuur, in een paar klikken

  3. De verkoopfactuur

    Hier stelt de Belastingdienst de strengste eisen aan. Naam en adres van jou en je klant, je btw-identificatienummer, de factuurdatum, een doorlopend nummer, wat je hebt geleverd en wanneer, en het btw-bedrag apart van het bedrag zonder btw.

    Factuur maken: dit zijn de wettelijke eisen in NederlandVan offerte naar betaalde factuur, in een paar klikkenFactuur template en voorbeeld: gratis factuur maken als pdf

  4. Uren, materiaal en ritten

    Wat je doorberekent moet je kunnen onderbouwen. Uren per klus, gebruikt materiaal en zakelijke kilometers horen bij je administratie, ook als je met een vast tarief werkt en de uren niet apart op de factuur komen.

    Uren en projecten factureren: urenregistratie die kloptUren schrijven, in één klik doorbelastenWerkbon voorbeeld en template

  5. Inkoopfacturen en bonnetjes

    Btw terugvragen kan alleen met een geldige factuur op naam van je onderneming. Een kassabon zonder je bedrijfsnaam is daar boven een bepaald bedrag niet genoeg voor, en een bon die vervaagt bestaat fiscaal niet meer.

    Bonnetjes scannen: van kassabon naar kloppende boekhoudingInkoopfacturen die zichzelf verwerken

  6. Betaald krijgen

    Spreek een betalingstermijn af en zet die op de factuur. Blijft betaling uit, dan stuur je eerst een herinnering en daarna een aanmaning; pas daarna mag je incassokosten rekenen, en die zijn wettelijk gemaximeerd.

    Betalingstermijn en herinneringen: wat mag en wat werktBlijven aandringen, en weten wat je mag rekenenIncassokosten berekenen

  7. De btw-aangifte

    Per tijdvak zet je tegenover elkaar wat je aan btw hebt berekend en wat je zelf hebt betaald. Het verschil draag je af of krijg je terug. Ook een tijdvak zonder omzet vraagt om een aangifte.

    Btw-aangifte doen als zzp'er: stap voor stap uitgelegdBtw-aangifte die al klaarstaatBtw berekenen

  8. Bewaren en terugvinden

    Zeven jaar is de hoofdregel. Je bewaart iets in de vorm waarin het is ontstaan: een factuur die je als pdf hebt verstuurd bewaar je als pdf, niet als uitgeprint vel. Terugvinden hoort erbij; bewaren zonder ordening is bij een controle weinig waard.

    Bewaarplicht administratie: zeven jaar en wat je moet bewarenCijfers waar je iets aan hebt, en bestanden waar je accountant om vraagt

Waar het in de praktijk misgaat

Niet de ingewikkelde regels zorgen voor de meeste problemen, maar vijf gewoontes.

Een gat in de factuurnummers

Een nummer dat je overslaat of een factuur die je weggooit laat een gat achter, en een gat roept de vraag op of er een factuur ontbreekt. Maak van een foute factuur een creditfactuur in plaats van hem te verwijderen.

Bonnetjes die je achteraf bij elkaar zoekt

Aan het eind van het kwartaal is de helft weg of onleesbaar. Een bon meteen vastleggen kost tien seconden; dezelfde bon terugzoeken kost een middag per kwartaal.

Privé en zakelijk op één rekening

Dat maakt elke aangifte een uitzoekklus en het maakt lastig aan te tonen dat een uitgave zakelijk was. Een aparte zakelijke rekening is niet verplicht, maar scheelt van alles op deze lijst het meeste werk.

Uren die achteraf worden geschat

Wie op vrijdag invult wat hij maandag deed, schrijft structureel te weinig op. Dat is geen administratief probleem maar een financieel: het is omzet die je niet factureert.

Alles op één laptop

De bewaarplicht loopt zeven jaar en een laptop haalt dat zelden. Zorg dat je administratie ergens staat waar hij een kapotte computer overleeft en waar je boekhouder bij kan.

Verder lezen per onderwerp

De artikelen staan gegroepeerd zoals de administratie zelf is ingedeeld.

Reken het zelf uit

Gratis rekenhulpen en sjablonen die je zonder account kunt gebruiken.

Wat je hiervoor in TelMaar gebruikt

Elke stap hierboven heeft een plek in het programma. Dit is het volledige overzicht, gegroepeerd per deel van je werk.

Voor welk werk

De administratie van een loodgieter ziet er anders uit dan die van een schoonmaakbedrijf. Deze pagina's gaan over het werk zelf.

Per vak

Per soort onderneming

In je eigen taal

Dezelfde Nederlandse regels, uitgelegd in de taal waarin je werkt.

Veelgestelde vragen

Wat valt er precies onder je administratie?
Alles waaruit blijkt wat er in je onderneming is gebeurd: verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnetjes, bankafschriften, contracten, je urenregistratie en je kilometeradministratie. Ook offertes en agenda's kunnen erbij horen als ze onderbouwen wat er op een factuur staat.
Moet ik mijn administratie digitaal bewaren?
Digitaal bewaren mag en telt volwaardig mee. De regel is dat je iets bewaart in de vorm waarin het is ontstaan: een factuur die je als pdf hebt ontvangen bewaar je als pdf. Een papieren bon mag je scannen, zolang de scan volledig en leesbaar is en je hem zeven jaar kunt tonen.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Zeven jaar is de hoofdregel voor je hele administratie. Die termijn begint na afloop van het jaar waarin de gegevens nog van belang zijn voor de belastingheffing. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn; kijk daarvoor bij de Belastingdienst.
Hoe vaak moet ik btw-aangifte doen?
De meeste ondernemers doen aangifte per kwartaal. De Belastingdienst bepaalt per onderneming welk tijdvak geldt; dat kan ook per maand of per jaar zijn. Ook over een tijdvak waarin je niets hebt omgezet doe je aangifte.
Mag ik factureren zonder KVK-nummer?
Voor incidenteel werk kan dat, maar zodra je zelfstandig en met enige regelmaat opdrachten aanneemt ben je ondernemer en hoor je je in te schrijven. Waar die grens ligt en wat er dan moet gebeuren, staat in het artikel over factureren zonder KVK.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Onder meer je naam en adres en die van je klant, je btw-identificatienummer, de factuurdatum, een doorlopend factuurnummer, een omschrijving van wat je hebt geleverd, de datum van levering, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. De volledige lijst staat in het artikel over factuureisen.
Mag ik mijn administratie in een andere taal voeren dan het Nederlands?
De taal van je scherm verandert de regels niet: je legt dezelfde gegevens vast en je factuur voldoet aan dezelfde eisen, of je nu in het Nederlands, Pools of Turks werkt. Houd er wel rekening mee dat de Belastingdienst bij een controle om een vertaling kan vragen.

Waar dit op rust

Deze gids vat samen wat er in Nederland van je administratie wordt verwacht en verwijst voor de details naar de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel. Het is geen fiscaal advies. Laatst nagelopen op 16 oktober 2026.

Nagekeken door: TelMaar Team

Zelf ervaren wat het verschil maakt?

Begin gratis en bekijk of TelMaar past bij jouw manier van werken.

Gratis startenFuncties