Meerdere handelsnamen met één eenmanszaak: hoe zit dat?

Mag een eenmanszaak meerdere handelsnamen hebben?

Ja. Volgens de KVK kun je maximaal één eenmanszaak hebben, maar mag die eenmanszaak meerdere handelsnamen en meerdere activiteiten hebben. Een schilder die ook een webshop in verf begint, of een fotograaf die daarnaast trainingen geeft, hoeft dus geen tweede bedrijf op te richten: je voegt een handelsnaam en een activiteit toe aan de eenmanszaak die je al hebt.

Een handelsnaam is de naam waaronder je naar buiten treedt: op je website, je bus, je offertes en je facturen. Het is geen apart bedrijf. Juridisch blijft het één onderneming met één eigenaar, en dat ben jij.

Een tweede eenmanszaak inschrijven kan dus niet. Wie twee echt gescheiden bedrijven wil, met elk een eigen aansprakelijkheid en eigen belastingplicht, komt uit bij een andere rechtsvorm, zoals een bv per activiteit.

Hoe voeg je een extra handelsnaam toe of wijzig je hem bij de KVK?

Een handelsnaam toevoegen of wijzigen doe je in Mijn KVK en is gratis. Log in met je DigiD, kies je eenmanszaak, voeg de nieuwe naam toe of pas de bestaande aan, controleer alles en verstuur het naar de KVK. In Mijn KVK volg je daarna de status; staat de wijziging in het Handelsregister, dan krijg je een brief die je bewaart als bewijs. Begin je met de nieuwe naam ook een nieuwe soort werkzaamheden, geef dan ook de bedrijfsactiviteit door, want die bepaalt mee onder welke SBI-code je staat.

Hoeveel handelsnamen je vastlegt, bepaal je zelf: volgens de KVK mag je er zoveel hebben als je nodig hebt. Dat geldt voor een eenmanszaak en ook voor een bv. Na je wijziging geeft de KVK hem zelf door aan de Belastingdienst; je hoeft dat niet apart te melden. Wil je dat de nieuwe naam bovenaan je uittreksel staat, dan pas je de volgorde aan met formulier 18. De statutaire naam van een bv is iets anders: die wijzig je alleen via de notaris.

Controleer vooraf of de naam vrij is. De Handelsnaamwet verbiedt een naam die zo op een bestaande naam lijkt dat klanten de twee kunnen verwarren, zeker in dezelfde branche en regio. De KVK schrijft je naam wel in, maar beschermt je niet tegen een conflict met een ander bedrijf; dat los je zo nodig zelf of via de rechter op.

Gebruik je de nieuwe naam op een ander adres, bijvoorbeeld een winkel naast je werkplaats, dan kan het nodig zijn om daar een nevenvestiging voor in te schrijven. Werk je vanaf hetzelfde adres, dan is alleen de handelsnaam genoeg.

Wat betekent het voor je factuur?

Op een factuur zet je de handelsnaam waaronder je het werk hebt gedaan. Het KVK-nummer en het btw-identificatienummer zijn voor alle handelsnamen hetzelfde, omdat ze bij de eenmanszaak horen en niet bij de naam. De andere verplichte gegevens blijven gelijk: je adres, de gegevens van de klant, de datum, een omschrijving, het bedrag en een uniek factuurnummer.

Bij factuurnummers mag je kiezen. Eén doorlopende reeks voor alle namen samen is het eenvoudigst. Een aparte reeks per handelsnaam mag ook, bijvoorbeeld met een eigen voorvoegsel, zolang elk nummer maar één keer voorkomt en elke reeks zonder gaten doorloopt.

Een eigen logo en huisstijl per handelsnaam is geen verplichting, maar wel logisch: een klant van je webshop hoeft niet de briefkop van je schildersbedrijf te zien. Let er dan op dat het KVK-nummer en het btw-nummer op elk sjabloon hetzelfde zijn.

Btw, kleineondernemersregeling en inkomstenbelasting

Voor de Belastingdienst is er één ondernemer. Je doet daarom één btw-aangifte waarin de omzet en de voorbelasting van alle handelsnamen samen staan. Een aparte aangifte per handelsnaam bestaat niet.

Dat geldt ook voor de kleineondernemersregeling. De omzetgrens van de KOR geldt voor je eenmanszaak als geheel, dus de omzet van al je handelsnamen telt bij elkaar op. Twee namen die elk onder de grens blijven, kunnen samen eroverheen gaan.

In de aangifte inkomstenbelasting telt de winst van al je activiteiten samen als winst uit onderneming. Het urencriterium van 1.225 uur per jaar toets je ook over alles samen: de uren voor je webshop en voor je schilderwerk tellen allebei mee. Het verlies van de ene activiteit verrekent zich automatisch met de winst van de andere, omdat het één onderneming is.

Je administratie: één geheel, wel per naam te volgen

Omdat alles één onderneming is, moet je administratie aan het eind op één btw-aangifte en één winstberekening uitkomen. Houd je per handelsnaam een aparte administratie bij, tel dan bij elke aangifte de cijfers van alle namen bij elkaar op. Wie dat vergeet, doet aangifte over maar een deel van zijn omzet.

Wil je wel per handelsnaam zien wat er binnenkomt en uitgaat, bijvoorbeeld om te weten of die webshop het waard is, label dan elke factuur en elke bon met de naam waar hij bij hoort. Een aparte zakelijke rekening per handelsnaam is niet verplicht, maar maakt het afstemmen met de bank een stuk overzichtelijker.

Groeit een van de activiteiten uit tot iets met eigen risico's of eigen personeel, dan is dat het moment om met een adviseur te kijken naar een bv. Dan zijn het wel twee ondernemingen, elk met een eigen administratie, eigen aangiften en een eigen KVK-nummer.